Ситуационный подход

В оригинале «contingency approach» - вероятностный, зависящий от случайностей, обстоятельств, от ситуации. Ситуационный подход разработан в конце 60-х годов.

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс[7]:

1 Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования, контроля и количественных методов принятия решений.

2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, - как положительные, так и отрицательные, - от применения данной методики или концепции. Приведем простой пример. Предложение удвоить зарплату всем служащим в ответ на дополнительную работу, вероятно, вызовет значительное повышение их мотивации на какое-то время. Но, сравнивая прирост затрат с полученными выгодами, мы видим, что такой путь может привести к разорению организации.

3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Таб. 7. Черты ситуационного подхода

Ситуационный подход

Положительные черты:   Воспитывает личные качества и умение контролировать ситуацию.   В центре внимания ситуация - набор обстоятельств, непосредственно влияющих на организацию.   Наличие общего подхода для решения стандартных проблем и использование различных конкретных методов управления для каждой возникшей ситуации для максимизации успеха.   Попытка варьировать многообразие частных подходов, нестандартных методов.

Отрицательные черты:   Отсутствие возможности выделить факторы, непосредственно влияющие на успех организации, и рассмотреть только их.

 

Особенности ситуационного подхода:

        Подход направлен на выработку ситуативного мышления и приложения полученных теоретических знаний к конкретным реальным ситуациям.

        Предусматривает эффективное обучение менеджеров на основе изучения меняющейся рыночной ситуации, непредвиденных ситуаций, влияния стихийных бедствий и т.д.

        Позволяет определить конкретные переменные и их влияние на успех организации.

        Расширить практическое применение теории систем на основе внутренних и внешних переменных, влияющих на организацию.

        Предполагает наличие возможностей прямого приложения науки в реальной жизни.

        Отрицает наличие универсальных подходов к управлению, наличие обобщенных, всеохватывающих принципов построения организации, и рациональных принципов управления организацией.

В 1981 г. Американский профессор Уильям Оучи выдвинул теорию «Z», изучив японский опыт управления.

В данной теории описан набор характеристик управления, что говорит об отказе от ситуационного подхода с его отрицанием рациональных принципов управления.

В противовес теории «Z» была предложена теория «А», обобщившая опыт руководства в американских фирмах.

Таб. 7. Две модели управления.

Японская модель менеджмента

Американская модель менеджмента

1. Управленческие решения принимаются коллективно на основе единогласия 2. Коллективная ответственность 3. Нестандартная, гибкая структура 4. Неформальная организация контроля 5. Коллективный контроль 6. Замедленная оценка работы сотрудника и служебный рост 7. Основное качество руководителя – умение осуществлять координацию действий и контроль 8. Ориентация управления на группу 9. Оценка управления по достижении гармонии в коллективе и по коллективному результату 10. Личные неформальные отношения с подчиненными 11. Продвижение по службе по старшинству и стажу работы 12. Подготовка руководителей универсального типа 13. Оплата труда по показателям работы группы, служебному стажу 14. Долгосрочная занятость руководителя в фирме

1. Индивидуальный характер принятия решений 2. Индивидуальная ответственность 3. Строго формализованная структура управления 4. Четко формализованная процедура контроля 5. Индивидуальный контроль руководителя 6. Быстрая оценка результата труда, ускоренное продвижение по службе 7. Главное качество руководителя - профессионализм и инициатива 8. Ориентация управления на отдельную личность 9. Оценка управления по индивидуальному результату 10. Формальные отношения с подчиненными 11. Деловая карьера обусловливается личными результатами 12. Подготовка узкоспециализированных руководителей 13. Оплата труда по индивидуальным достижениям 14. Найм на работу на короткий период

 

Организация работы с документами

требования к оформлению конвертов

Адрес на конверте размещается, как правило, в левой верхней части. Адресные данные при этом по содержанию и расположению элементов идентичны данным адресам в самом письме. Отдельно может быть указана фамилия лица, которому адресовано письмо.

На конверте особо выделяются некоторые особенности отправки и способы доставки корреспонденции, например: АВИА; срочная доставка; заказное; до востребования; и др.

Фирмы и компании обычно заранее заготавливают конверты со своим адресом, напечатанным типографским способом.

 

План:

1. Понятие о документообороте

2. Основные этапы документооборота

3. Прием и первичная обработка входящих документов

4. Регистрация документов. Регистрационные формы и их заполнение

5. Обработка исходящих документов

6. Организация работы с внутренними документами

7. Контроль исполнения документов

 

1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• Прохождение документов в организации должно быть оперативным;

• Движение документов в организации должно быть прямоточным, т.е. документ не должен проходить одну и ту же инстанцию дважды;

• Движение документов должно быть целесообразным, т.е. документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;

• Процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью:

отражено количество основных документов

число экземпляров копий основных документов.

Документооборот организации анализируется службой ДОУ.

Форма делопроизводства в организации может быть:

1. Централизованной (она предполагает, что все виды работ с документами производится в одном месте (в канцелярии, в службе ДОУ, у секретаря), то есть централизованно. Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом).

2. Децентрализованной (она применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами).

3. Смешанной (в крупных организациях с большим объемом документооборота; при смешанной форме часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая проводится в структурных подразделениях (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив).

 

2. В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

· Прием и первичная обработка поступающих документов;

· Предварительное рассмотрение и распределение документов;

· Регистрация документов;

· Информационно-справочная работа;

· Направление на исполнение;

· Контроль исполнения;

· Исполнение документов;

· Отправка документов адресатом;

· Формирование дел в соответствии с номенклатурой;

· Хранение и использование документов в текущей деятельности;

· Подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на 3 документопотока:

1. Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.) предложения, заявления и жалобы граждан и др.

2. Исходящие (отправляемые) документы (письма, отчеты, распорядительные документы и т.д.) несут информацию, выработанную органами управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

3. Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и др.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Для каждого из документопотоков в организации составляется схема работы.

 

3. В организации прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

· Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);

· Сотрудник службы ДОУ (экспедитор);

· Секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т.д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ:

1. Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и нескрываемую.

Вскрывается почти вся корреспонденция.

 

Не вскрывается:

· Конверты с надписью «лично»

· Документы, адресованные общественным организациям

· Упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняются в тех случаях если:

· Получена доплатная корреспонденция;

· Адрес отправителя написан только на конверте;

· Дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

4. Проверяется комплексность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, становится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.

5. Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (от руки или с помощью специального штампа). Отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении рекомендуется проставлять также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

6. Производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этом этапе сотрудник службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию на 2 потока: между руководством организации и структурными подразделениями или конкретным исполнителем.

При предварительном рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов:

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т.д.

На поступивших к нему документах должностное лицо пишет «Резолюцию» (если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается типовой срок; например срок исполнения служебного письма – 10 дней; остальные сроки можно узнать в «Перечне типовых сроков исполнения документов»).

После резолюции руководства документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

2.Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства (это документы, адресованные в структурные подразделения конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией).

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут (не регистрируются поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые др. документы). В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Большинство же документов подлежит обязательной регистрации. Это документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления и жалобы граждан.

4. Обращения граждан (предложения, жалобы, заявления, ходатайства).

5. Документы, решение которых не входит в компетенцию данной организации; они возвращаются отравителю или передаются по назначению.

Такие предварительное распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы или в журнале регистрации входящий корреспонденции или в РКК.

(ПРИМЕР)

 

4. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимым сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

· Учет количества документов;

· Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

· Обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;

· Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Службой ДОУ должен разработаться перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (плановые, бухгалтерские, финансовые и др. документы) и перечень документов, регистрируемых в службе ДОУ.

Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей:

1. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;

2. номера дела по номенклатуре дел.

Например:

для входящих документов

218/08-17 – 218 – очередной порядковый

регистрационный номер

08-17 – номер дела, в которое

будет подшит исполненный документ

для исходящих документов

11-03/532 – 11-03 – номер дела, в которое

будет подшита копия

отправленного документа

532 – очередной порядковый номер

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при необходимости коды структурных подразделений и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, акты ревизий, отчеты, докладные записи и т.д.).

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация (приказ № 28).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе.

В процессе регистрации в учетные формы вносятся реквизиты документа:

· автор документа (корреспондент)

· наименование документа

· дата документа

· номер документа

· дата поступления документа в организацию (для входящих документов)

· номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов)

· заголовок документа или его краткое содержание

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата постановки резолюции).

· Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

· Расписка исполнителя в получении документа;

· Ход исполнения;

· Наличие приложений;

· Количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени (документооборот менее 500 документов в год).

Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Внутренние документы принято еще делить по видам и разновидностям.

Кроме того по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологической последовательности.

РКК позволяют более оперативно внести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную карточку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года. Специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.