1. Составление списка сокращений.

Начнем с несложного участка работы - составления списка сокращений. Поскольку количество единиц хранения, включенных в Вашу опись невелико, список сокращений не должен выглядеть слишком длинным. Вспомните (заглянув в тему 4), какие сокращения допускаются в описи. Неправильно сделанные Вами сокращения раскройте непосредственно в описи (шаблон № 9). Общепринятые и допустимые сокращения выпишите в специальный шаблон № 7, затем расположите их в алфавитном порядке и расшифруйте.

Шаблон № 7

Список сокращений.

Сокращение	Расшифровка
ОНО	отдел народного образования
РПО	республиканское производственное объединение
РСДРП	Российская социал-демократическая рабочая партия
УОНО	уездный отдел народного образования.

2. Составление указателя (указателей) к описи.

Далее приступим к трудоемкой операции по составлению указателей к описи.

Вспомните, какие существуют виды указателей в зависимости от подробности отражаемой информации и наличия аннотаций.

Вспомните, какие элементы информации могут служить рубрикой и подрубрикой в каждом из видов указателей к описи.

Вспомните, какие элементы информации ни в коем случае не могут служить рубрикой ни в одном из видов указателей.

Вспомните, какие бывают разновидности подрубрик в указателях к описи.

Вспомните, что является ссылочными данными в указателях к описи.

Вспомните правила инверсии словосочетаний в указателях (см. тему 4).

Теперь, когда Вы вспомнили так много, постарайтесь удержать все эти данные в своей “оперативной памяти”.

Еще раз обратитесь к галерее формуляров и посмотрите, как выглядит указатель к описи.

Теперь можно приступать к работе. Первая Ваша задача - выделить из заголовков единиц хранения и документов те элементы информации, которые могут быть объектами поиска, а значит являться рубриками указателя к описи. Традиционно указатель составляется на карточках, но мы с Вами, последовательно читая каждый заголовок дела (шаблон № 9), будем выписывать все ключевые слова в том порядке, в каком они встречаются в описи, заполняя предварительный шаблон № 4. В информатике этот процесс называется дескриптизацией, то есть выделением из текста ключевых слов (дескрипторов), которые в совокупности образуют специальный информационно-поисковый язык (словарь дескрипторов).

В процессе работы помните:

- виды документов, структурные подразделения учреждений, отглагольные существительные, обозначающие действия (“борьба”, “организация”) и абстрактные понятия (“стабильность”, “кризис”) рубрикой быть не могут, так как не являются объектом самостоятельного поиска без определяющих или согласованных с ними понятий (“борьба с бандитизмом”, “кризис сельского хозяйства”);

- понятие-рубрику следует выписывать вместе с аспектом, в котором это понятие употреблено, и который впоследствии образует подрубрику.

Например:

Бандитизм, борьба с ним 28

- географический и именной указатели, как правило, не могут быть глухими, поэтому следует выписывать географические названия и имена сразу с краткими аннотациями, раскрывающими понятие.

Например:

Ивановское, село Дмитровского уезда Московской губернии 15

Иванов Петр Петрович, учитель средней школы № 5 г. Дмитрова. 6

Пример заполнения шаблона № 4.

Предварительная форма указателя к описи

Рубрика, подрубрика	Краткая аннотация для географических названий и имен	Ссылочные Данные (№ ед.хр. по описи)
Российское производственное объединенное мясной промышленности, планирование		2
Российское производственное объединение мясной промышленности, отчетность		3
Работники аппарата управления, численность		4
Рационализаторские предложения, внедрение		5
Свердловск	город, областной центр РСФСР	6
Предприятия мясной промышленности, численность		6
и т.д...

Добросовестно выписав ключевые слова, которые могут быть рубрикой в шаблон № 4, не забудьте про ссылочные данные (№ ед.хр.).

Затем Вам предстоит работать с составленным Вами шаблоном № 4.

Прежде всего выберите вид указателя к описи. Если в Вашем предварительном шаблоне оказалось наряду с предметными понятиями много имен и географических названий, имеет смысл вынести их в отдельную таблицу с помощью операций редактирования (“выделить строку”, “вырезать”, “вставить”).

Если в шаблоне много специфических понятий - названий предприятий, политических партий, газет - возможно, следует составить специальный указатель названий предприятий, газет и т.д. (аналогично скопировав эти рубрики в отдельную таблицу).

Если понятий-рубрик получилось немного, имеет смысл сделать единый (комбинированный) указатель, в котором все понятия-рубрики (предметы, вопросы, имена, географические названия) будут перечислены в алфавитном порядке. Озаглавьте его просто “Указатель”.

Итак, если Вы решили создавать несколько указателей, распределите понятия, относящиеся к каждому виду указателя по разным таблицам (см. шаблоны № 11,12, 13). Скопируйте в них соответствующие строки таблицы шаблона № 4 (“выделить строки”, “вырезать”, “вставить”).

Если Вы решили создать комбинированный указатель, - отдохните, на данном этапе Вам ничего не надо делать.

Далее Вам придется “пощелкать мышью”, расставляя строки каждой из таблиц-указателей (шаблоны № 11, 12, 13) или исходной таблицы (шаблон № 4) в алфавитном порядке рубрик.

Расставив понятия-рубрики в алфавитном порядке в пределах каждого указателя, соедините в одну рубрику повторяющиеся понятия, суммировав их ссылочные данные.

Например:

Изобретения

- патентование 8

- внедрение 5, 6, 12.

Свердловск, город 6, 12, 19.

Теперь, когда количество рубрик сократилось, поработайте с подрубриками и аннотациями. Еще раз вспомните виды подрубрик, порядок следования подрубрик после рубрики. Отредактируйте аннотации.

Затем Вам следует поработать со словосочетаниями. Выделите ключевое слово в каждом словосочетании (например, “научно-техническая революция”), произведите инверсию и добавьте в таблицу соответствующие строки в алфавитном порядке. Вспомните, какие понятия не подлежат инверсии.

Например:

научно-техническая революция см. революция научно-техническая.

революция научно-техническая 12

Оформите указатели, введите в таблицу буквы алфавита, с которых начинаются понятия-рубрики, выделите их жирным шрифтом.

На этом работа окончена.

Пример заполнения шаблонов:

Шаблон 11.