Придбання запасів по передоплаті. Документ-замовлення – це перший за часом документ в ланцюжку взаєморозрахунків.

Першим документом буде – «Договір». Створити його можна командою «Документи > Договір».

Договір не записує в ІБ ніяких бухгалтерських проводок і не має друкарської форми. Він служить тільки для реєстрації факту складання договору з організацією і використовується як документ – замовлення, початок ланцюжка взаєморозрахунків з нею.

У цьому документі необхідно заповнити реквізити «Контрагент», «Вид ПДВ», «Вид торгівлі», «Валюта», «Вид валових доходів/витрат». Решта реквізитів є додатковими.

Поле «Контрагент» заповнюється з довідника «Контрагенти». У нім треба створити нову групу «Постачальники», а в ній новий запис, в якому міститиметься інформація про постачальника. Приклад заповнення елементу довідника «Контрагенти» представлений на рисунку 4.4.

Рисунок 4.4 – Елемент довідника «Контрагенти»

Приклад заповнення документа «Договір» представлений на рисунку 4.5.

Рисунок 4.5 – Документ «Договір»

Наступний документ – «Рахунок входить».

Більшість документів в «1С: Бухгалтерії» можна ввести на підставі вже введених. З документа-джерела в створюваний документ будуть перенесені потрібні реквізити, що помітно економить час оператора і дозволяє уникнути помилок введення. Тому обов'язково використовуйте механізм «Введення на підставі» у випадках, коли він доступний.

Рахунок той, що входить не записує в ІБ проводки і не має друкарської форми. Виписуючи рахунок, постачальник бере на себе зобов'язання зарезервувати для покупця вказану в рахунку цінність на обумовлений термін (звичайно три дні). Призначення документа «Рахівниць що входить» - стати початком ланцюжка взаєморозрахунків, щоб на його підставі можна було реєструвати інші документи з цього ланцюжка взаєморозрахунків.

Перед заповненням табличної частини рахунку необхідно встановити в правильне значення реквізит «Що прибуткуємо». Цей реквізит визначає, який довідник запропонує програма при заповненні табличної частини рахунку. Якщо встановити реквізит в значення «Запаси», то відкриється довідник «Номенклатура». Значення «ОЗ, НМА, ін. необор. мат. активи» викличе довідник «Інвестиції» і так далі.

Щоб ввести на підставі документа інший документ, потрібно в «Повному журналі» клацнути правою кнопкою миші по документу-підставі, з контекстного меню вибрати «Ввести на підставі», із запропонованого списку вибрати потрібний документ (див. рис. 4.6)

Рисунок 4.6 – Введення на підставі

Приклад заповнення документа «Рахунок вхідний» представлений на рисунку 4.7.

Рисунок 4.7 – Документ «Рахунок вхідний»

Таблична частина документа заповнюється з довідника «Номенклатура» відповідно до варіанту завдання. Якщо треба придбати товар, то необхідно в довіднику створити групу з відповідною назвою «Товар», а потім в ній новий запис (див. рис. 4.8а і 4.8б).

Рисунок 4.8а – Вкладка «Ціни» картки товару довідника «Номенклатура»

Рисунок 4.8б – Вкладка «Додатково» картки товару довідника «Номенклатура»

Якщо ж треба придбати інший запас, то необхідно в довіднику «Номенклатура» у відповідній групі створити запис, у якого в полі «Вигляд» необхідно вказати потрібний вид запасу (рис. 4.9).

Рисунок 4.9 – Вибір виду ТМЦ

Після проведення документа «Рахівниць що входить» на підставі його треба сформувати документ «Платіжне доручення». При заповненні документа необхідно звернути увагу на поля:

«Розрахунковий рахунок». У це поле переноситься значення з довідника «Фірми»;

«Контрагент» - перенісся з документа-підстави «Рахунку того, що входить»;

«Замовлення» – заповнений раніше створеним документом-замовленням «Договору»;

«Сума платежу» – перенесена документа-підстави «Рахунку того, що входить»;

«Р/рахунок». Це поле заповнюється розрахунковим рахунком контрагента;

«Призначення платежу». У цьому полі зазвичай пишется: Оплата за товар згідно Рахунку того, що входить № __ від __.__.____г. зокрема ПДВ ____.__ грн..

Приклад заповнення «Платіжного доручення представлений на рисунку 4.10.

Рисунок 4.10 – Документ «Платіжне доручення»

Далі формується документ «Банківська виписка». Документ створюється за допомогою команди «Документи > Банк > Банківська виписка». Шапка документа заповнюється автоматично. Табличну частину потрібно заповнити за допомогою кнопки «Заповнити по платежкам», вибравши «За дату документа» (див. рис. 4.11).

Рисунок 4.11 – Заповнення документа «Банківська виписка»

Приклад заповнення «Банківської виписки» представлений на рисунку 4.12.

Рисунок 4.12 – Документ «Банківська виписка»

Документ «Банківська виписка» є першою подією, означає відразу після виникнення першої події фірма має право на податковий кредит. Таким чином, необхідно сформувати податкову накладну. Вхідна податкова накладна в програмі «1С: Бухгалтерія» називається «Запис книги придбань». Створюється вона на підставі документа «Рахунку того, що входить». У документі «Запис книги придбань» необхідно заповнити поле «Номер документа», після чого провести його. Приклад заповнення документа «Запис книги придбань» представлений на рисунку 4.13.

.

Рисунок 4.13 – Документ «Запис книги придбання»

Наступний документ в ланцюжку взаєморозрахунків з постачальниками – «Довіреність». Створюється вона на підставі документа «Рахунок вхідний». У створеній на підставі рахунку вхідного довіреності більшість реквізитів вже заповнені шляхом копіювання з документа «Рахунок вхідний». Залишається тільки ввести номер бланка довіреності і вибрати з довідника «Співробітники» того працівника, на чиє ім'я видана довіреність. Приклад заповнення документа «Довіреність» представлений на рисунку 4.14.

Рисунок 4.14 – Документ «Довіреність на отримання ТМЦ»

Наступний документ в ланцюжку взаєморозрахунків з постачальниками – «Прибуткова накладна», див. рис. 4.15а. Цей документ фіксує факт оприбутковування і є другою подією. Формується на підставі документа «Рахунок вхідний», що дозволяє перенести практично всі реквізити з документа-підстави. Оскільки цей документ є другою подією, то необхідно в нім вказати першу подію. Для цього на вкладці додатково необхідно відзначити реквізит «Вказати суму попередньої оплати уручну», після чого з'являться поля з сумою і ПДВ оплати (див. рис. 4.15б). Після чого можна проводити документ.

Рисунок 4.15а – Документ «Прибуткова накладна»

Рисунок 4.15б – Документ «Прибуткова накладна»

Придбання з відстроченням платежу. При даній схемі придбання ТМЦ першою подією буде факт оприбутковування, який підтверджує документ «Витратна накладна», а другою подією – факт оплати – документ «Банківська виписка».

Першим документом в ланцюжку взаєморозрахунком з постачальниками при покупці без передоплати буде «Договір», формується він аналогічно попередньої схеми (див. рис. 4.5).

Другим документом, буде так само «Рахунок вхідний»., який так само формується на підставі документа-підстави – «Договору». І заповнюється ідентично, заповненню при покупці по передоплаті (рис. 4.7).

Третім документом оформляється документ «Довіреність» (див. рис. 3.14).

Четвертий документ – «Прибуткова накладна», яка підтверджує факт оприбутковування ТМЦ, а так само є першою подією. При даній схемі покупці (без передоплати) в документі «Прибуткова накладна» не треба відзначати реквізит «Вказати суму попередньої оплати в ручну» галочкою, оскільки вона ще не відбулася. А в останньому в заповненні не відрізняється від «Прибуткової накладної», створеної по схемі «По передоплаті» (дивися малюнки 4.15а і 4.15б)

Як тільки відбулася перша подія, тут же услід за ним необхідно сформувати документ «Запис книг придбання», який є отриманій податковій накладній. Заповнюється аналогічно, дивися Рисунок 4.13.

Шостий документ – «Платіжне доручення». Їм фірма доручає своєму банку сплатити по вказаному рахунку, вказаному контрагентові, вказану суму. Приклад заповнення представлений на рисунку 4.10.

Сплативши банк видає «Банківську виписку» фірмі, цей документ фіксує факт оплати і є «другою подією». Залишається тільки зареєструвати документ «Банківська виписка» в програмі «1С: Бухгалтерія», створюється і заповнюється вона аналогічно першої схеми (див. рис. 4.11 і 4.12).