2.2. Организационная структура торгово-розничного предприятия- магазина "Colin’s" ип « Новосёлова с.С.» .

Рисунок 2.2.1 Организационной структуры магазина

Генеральный директор магазина является собственник помещения. Новосёлова С.С. придумала и воплотила в жизнь, путём осуществления сделки купли – продажи и является главенствующим звеном в иерархической структуре магазина, является учредителем, и организатором и несёт ответственность перед законом всем своим имуществом.

В подчинении у директора находятся управляющий магазином. Управляющий выбирает стратегический курс перспективы, устраивает акции и распродажи запасов, ведёт контроль хозяйственной деятельности. Проверяет надлежащее качество товара, заключает договора поставок, ведёт переговоры, улаживает конфликты.

В подчинении у директора магазина находится специалист по кадрам. В его обязанности входит приём и увольнение сотрудников. В его компетенции размещение объявлений поиска новых сотрудников, организовывает тренинги, обучения, переподготовку специалистов. Ведёт общий мониторинг кадров, выясняет причины нарушений трудовой дисциплины.

Начислением з.п. сотрудников занимается бухгалтер, ведёт финансовый учёт поступления и затраты средств, уплата задолженностей по займам и жилищно- коммунальным расходам, составлением и проверкой отчётов …

Управляющий следит за выполнением работ четырёх менеджеров по прямым продажам, и консультациям продаж. Они непосредственно выполняют план продаж, следят за залом во избежание краж, осуществляют возвраты, принимают на гарантийный ремонт, составляют пред –заказы запасов.

Кассир осуществляет кассовую продажу товара, следит за состоянием кассовых аппаратов, делает заявки на ремонт касс. аппарата.

Это линейно-функциональной структурное управление. Положительная сторона здесь в том, что происходит чёткое разделение труда и все знают своё место, а директор сохраняет своё право вести контроль и принимать решения в производственных задачах. К отрицательной относится то, что постоянно необходимо заручиться одобрением в согласовании принимаемых решений, это приводит к замедлению сроков реализации некоторых планов, может привести к потере прибыли.

Огромным отрицательным моментом является продолжительность рабочего дня он составляет 9, 10 часов, приходится продавцам вести пляшущий график работы, разбиваться по сменам, так, как по трудовому кодексу продолжительность рабочей недели женщин не должен превышать 36 часов, и переработки должны оплачиваться.

Из элементов мотивационной политики магазина присутствует не полный соц. пакет, на пример выход на больничный никто не оплачивает.

2.3. Документооборот в магазине.

Магазин "Colin’s" ИП «Новосёлова С. С.» оснащен ккм и выдает покупателям при оплате наличными или карточкой кассовые чеки [описание указа см. в приложении 2].

 В печатаемом кассовом чеке описаны реквизиты:

 -наименование организации;

-идентификационный номер организации-налогоплательщика;

-заводской номер контрольно-кассовой машины;

-порядковый номер чека;

-дата и время покупки;

-ее стоимость;

-предоставляемая скидка;

-признак фискального режима.

Если не выдаётся кассовый чек (на пример, когда касса не работает), то в таком случае выдаётся бланк строгой отчётности с оригинальным номером или товарный чек (исключения закон № 54-ФЗ).  В этом документе должны быть указаны следующие сведения:

 -наименование документа;

-порядковый номер, дата его выдачи;

-наименование для организации (ФИО - для ИП);

-идентификационный номер налогоплательщика;

-наименование и количество оплачиваемых товаров;

-сумма оплаты;

-число, подпись лица, выдавшего документ, [8].

Полный документооборот Магазин "Colin’s" ведётся автоматизировано по программе 1С предприятия, адаптированная версия.

"1С: Розница" позволяет автоматизировать следующие аспекты деятельности предприятия:

Сведения о остатках товаров на складах;

Перемещение финансов между их внутренними кассами;

-поступление продукции;

-сведения о поставщиках;

-продажа товаров;

-оформление возврата товара на склад;

-инвентаризация товаров;

-формирование чеков при продаже и создание отчетов по каждому кассовому аппарату после рабочей смены;

-учет скидок, суммарный объём упущенной возможности;

-работа с платежными картами.

Ежедневно ведётся детальный отчёт о продажах, снимается «Z» отчёт, снимается и сверяются итоги терминала.

Примерная схема документооборота в магазине.

1.При заказе коллекции оформляется и договор поставки, и вносится предоплата в размере 30% от стоимости заказа.

2. До поставки вносится остальные 70% стоимости заказа. Осуществляется только через банки. Предоставляется банковский чек.

3.Производится оплата транспортных расходов по акту (счёту, реестру), через банк. Предоставляется банковский чек.

4. Когда приходит товар подписывается накладная. В накладной обязательно есть полная сумма товара, количество, наименование товара, артикль, описывается цвет, код, число. Оформляется приём товара.

5. Товар вносится в программу 1С-оприходование товара, ручным способом, путем простого пересчёта, занесение в базу с описанием и установкой цены на товар.

6. При продаже предоставляется кассовый чек, или товарный чек.

7. Каждый вечер снимается сверка итогов и отчет о продажах.

8. Ведётся книга приходов и расходов.

В программе 1С содержится история продаж по датам, содержится вся отчетность, содержится база данных о постоянных клиентах, о поставщиках, о прибылях и убытках, проводится диагностика количества брака того или иного поставщика, оформление кредита, истории продаж на каждого клиента[17.1].