2. Ввод данных

Данные, набираемые с клавиатуры, появляются в активной ячейке и отображаются в строке формул. Строка формул включается командой Вид/Строка формул или командой Сервис/Параметры/Вид, флажок Строка формул.

В ячейку можно ввести:

• текст,

• число,

• дату/время

• формулу.

Текст – последовательность алфавитно-цифровых символов (буквы, цифры, спец. символы). В одну ячейку можно ввести до 32000 символов. Данные могут не полностью отображаться, если ширина ячейки мала и справа от ячейки есть данный. Чтобы число отображалось (воспринималось программой) как текст, ввод надо начать со знака апострофа, например, ’34578. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки.

В Excel допустим ввод чисел в одном из следующих форматов:

• целые (356, -75, 0),

• с десятичным разделителем (356.00),

• дробные (число 2 3/5),

• в экспоненциальном виде (1.25Е+4).

По умолчанию числа выравниваются по правому краю ячейки.

Данные типа Дата можно вводить в одном из следующих форматов:

• 3/22/97,

• 22-Mar-97,

• Mar-22,

• 22- Mar.

Над датами можно производить различные вычисления.

2.1 Создание ряда текстовых записей

Excel распознает некоторые часто встречающиеся значения, такие как дни недели, числа, даты, время, месяцы, и их сокращения. Можно создавать пользовательские списки. Для создания пользовательских списков необходимо:

1. Выбрать команду Сервис/Параметры/Списки. В появившемся диалоговом окне в поле Списки перечислены имеющиеся встроенные списки. По умолчанию выделен элемент Новый список.

2. В поле Элемент списка ввести элементы создаваемого списка (Астана, Алматы, Караганда, Темиртау), разделяя их нажатием клавиши ENTER.

3. Нажать кнопку Добавить. Новый список будет добавлен в поле Список.

Чтобы заполнить диапазон текстовыми записями необходимо:

1. Ввести первый элемент списка.

2. Перетащить маркер Автозаполнения через диапазон смежных ячеек, которые следует заполнить.

3. Отпустить кнопку мыши. Excel заполнит диапазон выделенных ячеек подходящими записями.

Существует также Автоввод. Включить/отключить этот режим можно командой Сервис/Параметры/Правка флажок Автозаполнение значений ячеек. При вводе данных Excel запоминает каждое значение. Если начать вводить значение, которое ранее вводилось, Excel автоматически завершит ввод. Можно принять предложенное значение или продолжать вводить новые данные. Например, если ранее было введено слово “Алматы”, то при повторном наборе после ввода первой буквы появится все слово.

2.2 Создание ряда чисел

Ряд данных – это регулярные последовательности – ряд дат, чисел, текста. Excel облегчает ввод ряда, предлагая средство Автозаполнение, которое позволяет быстро заполнять диапазоны ячеек последовательными значениями.

Создавать ряды можно двумя способами:

1. Используя мышь, чтобы перетащить маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в нижнем правом углу активной клетки):

• Ввести начальное значение в первую ячейку диапазона. Если требуется увеличивать числа на определенную величину, ввести первые два значения в смежные ячейки.

• Выделить диапазон, содержащий введенные числа

• Перетащить маркер Автозаполнения через диапазон смежных ячеек, который требуется заполнить.

Используя команду ПРАВКА/Заполнить/Прогрессия:

• Ввести начальное число или дату в первую ячейку диапазона, который требуется заполнить.

• Выделить этот диапазон и выбрать команду ПРАВКА/ Заполнить/ Прогрессия.

• В диалоговом окне Прогрессия указать, нужно ли ряд заполнить ряд “По строкам” или “По столбцам”.

• Определить “Тип” создаваемого ряда.

• Если создается ряд дат, определить “Единицы”.

• Ввести “Шаг”. Это значение представляет собой величину, с которой будет изменяться значения от ячейки к ячейке.

• Ввести “Предельное значение”. Это значение является последним значением в ряду. Нажать ОК.

2.3 Ввод формул

Чтобы ввести формулу введите сначала знак =, а затем саму формулу. При вводе формул в качестве аргументов обычно используются адреса ячеек. Адреса ячеек могут быть относительными (например, А4) и абсолютными (например, $A$4).

При копировании формул относительные адреса ячеек модифицируются, т.е. преобразуются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы. Например, в ячейку D1 введена формула: =A1+B1-C1. При копировании формулы из ячейки D1 в ячейки D2 и D3 формула преобразуются соответственно в вид: =A2+B2-C2 и =A3+B3-C3.

При копировании формул абсолютные адреса ячеек не меняются. Например, в ячейку D2 введена формула: =(A2+B2)*$C$1. При копировании формулы из ячейки D2 в ячейки D3 и D4 формула преобразуются соответственно в вид: =(A3+B3)*$C$1 и =(A4+B4)*$C$1.

Для преобразования относительного адреса ячейки в абсолютный используется функциональная клавиша F4.