Лабораторная работа № 10 «сводные таблицы»
Цель работы: формирование различных обобщающих сводок с помощью инструмен-тов меню Данные в среде Excel.
Краткие теоретические сведения
Сводными называются вспомогательные таблицы, которые содержат часть данных анализируемой таблицы, отобранных так, чтобы зависимости между ними отображались наилучшим образом. Таблицы, на основе которых строится сводная таблица, должны содержать заголовки строк или столбцов, которые необходимы для создания полей данных.
Сводная таблица во многом объединяет возможности других обобщающих инструментов, таких как Итоги, Фильтр, Консолидация. В Сводной таблице можно произвольным образом изменить структуру исходных данных, располагая заголовки строк и столбцов удобным образом, а также получить все необходимые промежуточные итоги и сортировки.
Задание 1. Создание сводной таблицы
Сводные таблицы создаются на основе области таблицы, целой таблицы или нескольких таблиц. Построение сводной таблицы на основе внешних источников данных выполняется с помощью программы Microsoft Query.
Создание и обработка сводных таблиц осуществляется с помощью специального мастера, для запуска которого предназначена команда Сводная таблица из меню Данные. Последовательно рассмотрим эти средства на примере данных, представленных на рис. 11
Рис. 11 Исходная таблица.
1 шаг. Выберем из меню Данные инструмент Сводная таблица. В появившемся окне в качестве источника укажем собственную таблицу Excel, результат также сформируем в виде таблицы.
2 шаг. Определение источника данных. По умолчанию Excel сам определяет исходный блок, если курсор находиться в нужной области. В нашем примере в диапазоне A1:G16. Если исходные данные находятся в других файлах, следует открыть их с помощью кнопки Обзор.
3 шаг. Определение местоположения и структуры сводной таблицы. Сначала следует указать, где именно будет отображена сводная таблица. В нашем примере можно расположить на существующем листе и в качестве начальной ячейки укажем клетку В17. Далее выбираем кнопку Макет, где формируем вид таблицы через интерфейс, изображенный на рис 12.
Рис. 12 Задание начального макета сводной таблицы.
Здесь предлагается определить структуру формируемого документа. В области Столбец и Строка переносятся поля, сведения о которых будут находиться на соответствующих осях формируемой таблицы. Здесь имеет значение относительный порядок расположения полей. Поле, находящееся первым, является старшим по отношению к следующему. Это означает, что одному значению первого поля будут соответствовать все значения второго. В поле Данные будут отображаться собственно данные, в нашем примере Итоговая оценка. Дважды щелкнув по полю Итоговая оценка, можно изменить Параметры поля.
После нажатия
кнопки
можно изменить числовой формат поля
Итоговая оценка, представив его в виде
целого числа.
Рис. 13 Созданная сводная таблица.
Задание 2. Реорганизация сводной таблицы
Чтобы реорганизовать сводную таблицу, можно просто перетащить один или несколько заголовков полей. Например, чтобы узнать средний балл по каждой группе, достаточно перетащить поле Группа из области сводной таблицы в область столбцов.
Рис. 14 Сводная таблица, показывающая средний балл по каждой группе
Контрольные вопросы:
Какие функции может выполнять инструмент Сводная таблица?
Перечислите средства настройки сводной таблицы (Параметры сводной таблицы).
Из каких данных состоит поле Данные сводной таблицы?
Можно ли на основе одной сводной таблицы построить другую?
Что собой представляет диалоговое окно Отобразить детали?
Лабораторная работа № 11
«Создание серийных документов»
Цель работы: Создание серии документов, в которых часть содержимого является неизменной и одинаковой для всех документов, а другая часть должна содержать данные, различные для каждого документа.
Задание 1. Этапы создания серийных документов.
Серийные документы – это документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми данными, взятыми из таблиц.
Предположим, нам требуется разослать уведомления задолжникам по летней сессии. Для этого выделим содержательную часть таблицы (диапазон A1:G16) и присвоим ей имя DOLG.
Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, для этого:
Ввести текст уведомления без конкретных данных. Назовем этот документ – Уведомление.doc. Текст документа приведен на рис. 15
рис. 15 Файл Уведомление.doc
Через меню Word Сервис \ Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомление с данными из таблицы. В окне Слияние формируются 3 объекта:
Основной документ – у нас файл Уведомление. Doc
Источник данных – таблица Excel, с данными о сдаче сессии студентами из файла Сводные таблицы.xls
Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными студента – задолжника.
Формируем Основной документ. Для этого из меню Создать выберем пункт Документы на бланке, т.к. это официальные письма. В последующем диалоге выберем Активное окно, т.к. документ Уведомление.doc нами уже открыт.
Задаем Источник данных. Открыв меню Получить данные, мы выберем пункт Открыть источник данных. В ответ операционная система предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Книги MS Excel после чего найти и открыть файл Сводные таблицы.xls.
Далее выбираем из двух возможных вариантов область по имени DOLG. Перед нами возникнет окно, где мы выберем Правка основного документа.
Возвратившись в Word мы обнаружим изменение его интерфейса
С помощью кнопки Добавить поле Word можно предусмотреть к мужчинам обращение словом «Уважаемый», а к женщинам «Уважаемая». Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий IF…THEN…ELSE.
Кнопка Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста необходимые поля - Ф.И.О. Студента, Вид дисциплины. Содержание основного документа со всеми полями можно отобразить с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход повторное нажатие. Смотрите рисунок 16.
Кнопка Поля /Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными. Нажимая стрелку вперед или назад, мы можем перемещаться внутри диапазона DOLG.
Рис.16 Заполненный шаблон (поля раскрыты)
Для завершения процесса генерации серийных документов, вернемся к меню Сервис/Слияние. Поскольку уведомление нужно посылать не всем студентам, а только тем, кто не сдал экзамен, нам нужно выполнить отбор записей. Для этого, в разделе Объединение нажмем на кнопку Отбор записей, куда введем критерий отбора
Теперь нужно нажать кнопку Объединить, в окне Слияние выбрать Новый документ в результате сформируется файл с именем Формы1.doc, где на каждом листе (их будет 3) будет представлено одно уведомление.
Рис. 17 Сформированный серийный документ.