35. Информационные системы (ис): функциональный и системный подходы.

ИС – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемая в системе управления. Существует 2 подхода: функциональный – самый распространенный – каждое подразделение выполняет все операции по информационному обеспечению. Основа – документы отдела. ЕЕ недостатки: дублирование, недостаточная гибкость в использовании этой информации, высокая загруженность работников. 2 системный подход – это обособление процесса сбора и передачи информации от процесса управления и производства (выделяется определенный штат для занятия данными процессами. Централизованно собирается информация, которую называют интегральной. В эту систему входят: банк данных, подсистема планирования, подсистема слежения, т.е это обеспечение соотношения между плановым и текущим состоянием объекта.)

36. Преграды в информационном обмене внутри предприятия.

Происходят из-за: 1)искажения информации – бывает: а) сознательное (в личных интересах), б) фильтрация информации при движении от одного уровня к другому уровню управления. Искажения сообщений могут возникать также вследствие фильтрации –потребность фильтровать сообщения с тем, чтобы с одного уровня на другой направлялись только те сообщения, которые его касаются. Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. В числе других причин, мешающих работникам передавать информацию наверх, могут быть страх перед наказанием и ощущение бесполезности этого дела. 2) информационных перегрузок, Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. 3)невербального обмена – восприятия любых символов, кроме слов. Существует 2 подхода к поиску информации: 1) активный – здесь тратится много времени, ищет сам руководитель, 2) пассивный. Обмен информацией в организации можно улучшить, создав системы обратной связи, регулируя информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствующие формированию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материалы информативного характера для использования внутри организации и применяя достижения современной информационной технологии. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит рук-лю оценить, а какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить. Еще один способ установления обратной связи — проведение с подчиненными

политики открытых дверей.

37. Коммуникации в менеджменте. Виды коммуникаций внутри предприятия и с внешней средой.

Коммуникация как действие – это передача информации от источника к получателю через канал связи. Это односторонний процесс. Коммуникация как взаимодействие – это обмен информацией на основе которого рук-ль получает необходимую информацию, принимает решения, доводит до исполнителя и контролирует процесс исполнения. Коммуникации в общем виде бывают: внутриличностные (разговор самим с собой), межличностные (между людьми), коммуникации в малых группах, общественные (публичные выступления). Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Внутренние коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

По условию возникновения и характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение конфликтов и тем самым требуют дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для организации. Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление, он может быть и благом. Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем. Коммуникации могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.