2. Классификация и учет личного состава

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004г.:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф. № Т-1);

• личная карточка работника (ф. № Т-2) — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре;

• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф. № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (ф. № Т-8) — составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения;

• табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12);

• табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13).

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Бухгалтерия открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний и вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией). Фактически в лицевом счете создается база для заполнения расчетной ведомости по строке с фамилией и табельным номером данного лица. Ввиду того, что лицевой счет заполняется на основании первичных документов по заработной плате, в нем фиксируется количество отработанный часов, дней и прочие справочные данные, которые служат впоследствии для различных расчетов, обеспечивая им достоверность.

Показатели численности персонала и использования рабочего времени являются объектами оперативного учета и статистического обобщения. Основой учета численности работников является классификация персонала.

В соответствии с классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, действующих на территории РФ с января 1996г., состав персонала организации учитывается по следующим категориям: рабочие, руководители, специалисты , другие служащие.

Во-вторых, широко используются понятия «списочный состав» и «среднесписочный состав»:

• списочный состав фиксирует количество работников, зарегистрированных на каждую отдельную дату (поэтому постоянно меняющиеся);

• среднесписочный состав (численность) определяется за месяц, квартал, год.

Он рассчитывается путем суммирования списочного состав работников за все дни месяца, включая выходные и праздничные дни, и деления показателя на чис­ло календарных дней месяца. При этом списочная численность в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню.

Среднесписочная деятельность за квартал и год рассчитывается как сумма среднесписочных значений за этот период, деленная на соответствующее число месяцев. Указанный показатель используется в экономических расчетах по росту производительности труда, в анализе производственной деятельности и в отчетности.