3. Учёт и оформление расчетных операций.
3.1 Порядок ведения лицевых счетов, отражение в них операций, нумерация и регистрация. Основные документы учёта.
Организация аналитического учета в Банке производится в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по организации бухгалтерского учета в банках Республики Беларусь, а также в соответсвии с принятой в банке учетной политикой (ПРИЛОЖЕНИЕ Д).
Формами аналитического учета в Банке являются лицевые счета, инвентарные карточки, журналы учета основных средств, товарно-материальных ценностей, книга учета денежной наличности и других ценностей в национальной валюте, находящихся в кладовой, книга учета иностранной валюты, платежных документов и других ценностей в иностранной валюте, находящихся в кладовой, книга учета остатков бланков строгой отчетности, ежедневная ведомость открытых и закрытых счетов, годовая ведомость открытых и закрытых счетов, ежедневная ведомость для выверки документов банка, ежедневная расшифровка сумм до выяснения 6302, зачисленных на данный счет программным путем и другие документы.
Сборные лицевые счета подлежат ежедневному анализу ответственными исполнителями, ведущими данные счета, и зачислению средств по назначению.
Обязательными реквизитами лицевых счетов и выписок из них являются:
номер лицевого счета;
дата совершения последней операции;
дата совершения текущей операции;
номер документа;
номер счета-корреспондента;
номер банка-корреспондента;
код вида операции;
код валюты;
сумма операции;
итоги оборотов по дебету и кредиту;
сумма входящего остатка;
сумма исходящего остатка.
Выписки из лицевых счетов распечатываются Управлением автоматизации и технического обслуживания (на филиалах - соответствующим структурным подразделением) на бумажный носитель в одном экземпляре. дублирование базы данных лицевых счетов производится на машинных носителях информации.
База данных лицевых счетов хранится на машинных носителях информации вместе с базой операционного дня банка.
По состоянию на 1 января банк выдает клиентам выписки по всем действующим лицевым счетам. По данным этих выписок клиенты должны представить банку в письменной форме подтверждения остатков лицевых счетов на начало нового года.
Управление автоматизации и технического обслуживания в первый рабочий день нового года распечатывает выписки из лицевых счетов клиентов и форму подтверждения остатков по счетам клиентов и отдает в Управление бухгалтерского учета для дальнейшей их передачи в соответствующие структурные подразделения Банка.
Данные подтверждения вместе со справками соответствующих структурных подразделений с указанием клиентов, не подтвердивших остатки по лицевым счетам по состоянию на 1 января, в срок до 1 марта начальниками подразделений в Управление бухгалтерского учета (в филиале в соответствующее структурное подразделение) на хранение и дальнейшую передачу в архив Банка.
Ответственные исполнители несут персональную ответственность за надлежащую проверку лицевых счетов и своевременность выдачи выписок из лицевых счетов клиентам.
В случае утери клиентом выписки из лицевого счета ее дубликат выдается клиенту с письменного разрешения руководителя Банка по заявлению клиента с указанием причины утраты выписки.
Выданные дубликаты регистрируются Управлением по обслуживанию клиентуры (в филиале соответствующим структурным подразделением) в книге дубликатов выписок.
Поступающие в Банк от банков-корреспондентов выписки из корреспондентских счетов и платежные сообщения к ним, являющиеся основанием для составления расчетно-кассовых документов, помещаются в отдельные папки в разрезе банков - корреспондентов и дат.
Аналитический учет основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей ведется в инвентарных карточках, а также в журналах их учета.
Учет драгоценных металлов (камней), содержащихся в основных средствах, ведется параллельно в инвентарных карточках их учета на машинных носителях информации.
По товарно-материальным ценностям аналитический учет ведется в карточках учета в разрезе групп материалов по видам, сортам.
Аналитический учет по денежным средствам и другим ценностям, хранящимся в кладовой ценностей, ведется в книге учета денежной наличности и других ценностей в национальной валюте, находящихся в кладовой, книге учета иностранной валюты, платежных документов и других ценностей в иностранной валюте, находящихся в кладовой, книга учета остатков бланков строгой отчетности, записи в которых ежедневно сверяются с данными баланса.
Сверка данных аналитического учета денежной наличности с данными ежедневного баланса осуществляется главным бухгалтером или его заместителем.
Аналитический учет операций в иностранной валюте ведется в иностранной валюте по номиналу и в рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь, действующему на дату совершения операции.
Порядок нумерации счетов аналитического учета производится в соответствии с утвержденными Национальным банком Методическими указаниями по нумерации счетов аналитического учета (с изменениями и дополнениями) от 15 мая 1995 г. №536.
Номер счета клиента состоит из 13 знаков и имеет следующую структуру:
АААА ВВВВВ ССС Д, где:
АААА — балансовый счет (4 знака), регламентируется утвержденными Национальным банком «Правилами ведения бухгалтерского учета в банках, расположенных на территории Республики Беларусь» от 22.11.2000 г. №29.4г (с учетом изменений и дополнений). Например 1 3012, 2120, и т.д.;
ВВВВВ — (5 знаков), номер клиента в банке (филиале, РКЦ), присваивается номер по порядку очередности. данный номер клиента может присваиваться другому клиенту, по истечении двух лет после закрытия счета предыдущему клиенту
Номер клиента в банке (ВВВВВ), присвоенный при открытии текущего счета клиента, сохраняется и при открытии клиенту всех других счетов.
ССС - (3 знака), номер лицевого счета клиента определяется в следующем порядке
001 - номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 - текущий (расчетный) счет клиента.
Текущие счета в разных видах валюты, в том числе в белорусских рублях, идентичны.
Например, 3012 00022 001 6 (BYR)
3012 00022 001 6 (RUR)
3012 00022 001 6(USD)
002 — номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 (субсчет), где 2 — признак субсчета в лицевом счете клиента.
Субсчета в разных видах валюты, в том числе в белорусских рублях идентичны. Например: 3012006420025 (ВУR)
3012006420025 (USD)
При открытии субсчетов в одной валюте клиенту, имеющему в своем подчинении несколько подведомственных организаций, правила открытия субсчета каждому из них, могут отличаться от общеустановленных.
Например, 3012005260039 - Белстрой 000— субсчет Проект,
3012005260042— Белстрой 000 — субсчет Типография.
для определения принадлежности счета к субсчету необходимо в наименовании указывать слово «Субсчет». 000 - номер лицевого счета открытый к балансовому счету 301 - временный счет клиента.
При открытии других счетов клиентам (2150, 3412 и т.д.) лицевой счет присваивается в разрезе балансовых счетов, в порядке очередности открытия балансового счета принадлежащего одному клиенту.
Например, 2120 00022 001 5, 2120 00022 002 6;
3412 00022 001 7, 3412 00022 002 8.
При открытии клиентам специальных счетов в иностранной валюте следует использовать условное цифровое обозначение в лицевом счете, свидетельствующее о принадлежности счета к следующим группам счетов:
- в спецвалютном счете для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты номер лицевого счета присваивается —201.
Например, 3012 00022 201 4.
- в транзитном счете для распределения поступающей иностранной валюты номер лицевого счета присваивается — 301.
Например, 3012 00022 301 3.
-в счете для аккумулирования средств в иностранной валюте номер лицевого счета присваивается — 401.
Например, 3012 00022 401 4.
Д - (1 знак), контрольный ключ. Контрольный ключ рассчитывается исходя из номера Банка, балансового счета и номера лицевого счета клиента.
Например, структура счета клиента №3012 00022 001 6 следующая:
3012 - балансовый счет;
00022 — номер счета клиента в банке;
001 — номер лицевого счета клиента в банке;
6 - контрольный ключ.
филиалы могут самостоятельно определять и утверждать порядок нумерации счетов клиентов. Данный порядок согласовывается с Главным бухгалтером (заместителем главного бухгалтера) Банка.
Счета регистрируются в книге регистрации открытых лицевых счетов, которая должна содержать следующие реквизиты: дату открытия счёта; наименование счёта; номер лицевого счёта; дату закрытия счёта; поле для примечаний. По усмотрению банка в книге регистрации открытых лицевых счетов могут быть предусмотрены другие необходимые банку реквизиты. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера банка или подписями лиц, ими уполномоченных, а также оттиском печати банка. Книгу регистрации открытых лицевых счетов можно вести на машинном носителе информации.
В случае закрытия счёта в книге регистрации открытых лицевых счетов проставляется дата закрытия. Номера закрытых счетов могут присваиваться новым клиентам по истечении двух лет после даты их закрытия. По действующим счетам утратившие силу документы по открытию счетов остаются в деле, перечеркиваются крестообразно, на них делается отметка о замене новыми документами. При замене карточек с образцами подписей и оттиска печати последний экземпляр, удостоверенный нотариально или вышестоящим органом, помещается в дело по открытию счёта (остальные экземпляры уничтожаются). В случае закрытия счёта клиента дело по оформлению открытия счёта перечеркивается крестообразно и делается отметка: «Счёт закрыт» с указанием даты закрытия счёта. При этом данной отметкой помечаются все листы документов, имеющихся в деле по оформлению открытия счёта клиента.