2. Анализ основных понятий по кадровому делопроизводству

В данном параграфе анализируются основные понятия по кадровому делопроизводству с использованием с использованием следующих источников: Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Государственные стандарты Российской Федерации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (на сегодняшний день утратил силу) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также с использованием справочников по кадровому делопроизводству.

Первостепенным термином для нашей работы является документ. Долгое время этот термин трактовал ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так, документ; документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В связи с отменой вышеуказанного Государственного стандарта, новый ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» трактует его немного иначе, документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин не потерпел коренных изменений[13].

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 трактует определение документ как – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[1].

С темой нашей исследовательской работы тесно связано понятие нормативно-методическая база делопроизводства – это есть совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства – ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Соответственно, данным определением мы и будем руководствоваться в дальнейшей работе[48].

В соответствии с ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1988 № 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[8].

Инструкция по делопроизводству – это документ, который устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности[28].

Инструкция по кадровому делопроизводству – это документ, который устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, нормы работы с документами по всему комплексу кадровых задач[37]. Основным отличием двух определений является разная специфика делопроизводств, в остальном определения носят идентичный характер.

Так как инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, а это является своего рода управлением документами, мы рассмотрели данное определение. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 управление документами (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций [1]. Из определения следует, что деятельность по управлению документами должна строиться так, чтобы при необходимости доказать законность, правомерность и необходимость тех или иных управленческих операций. Поэтому умение управлять документами важное качество руководителя.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 гласит, что управление документами – это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации [10]. В этом определении говорится, что документы должны соответствовать единым требованиям законодательства и национальных стандартов. На наш взгляд, данное определение в меньшей степени отражает сущность управления документами. В стандарте ГОСТ Р 51141-98 термин «управление документами» отсутствует.

Кадровое делопроизводство строится на документах в которых используются персональные данные. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация [Error: Reference source not found].

Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Error: Reference source not found]. Сравнивая термины двух Государственных стандартов, мы видим, что значительных изменений не произошло в трактовке понятий.

Следующим значительным понятием является, бланк документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» толкует его следующим образом, бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, а ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» следующим, бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. По нашему мнению, понятие актуальное на сегодняшний день раскрыт несколько шире прежнего.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» истолковывает существенное понятие унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Сравнивая с термином актуальным, который толкует ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения», унифицированная форма документа – это формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста, мы видим, новое определение формуляр, чтобы понять что это значит, обращаемся к Государственному стандарту 2013 года, формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» толкует следующим образом, формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности[Error: Reference source not found].

Сравнив толкование определения табель унифицированных форм документов в двух Государственных стандартах, мы видим, что данное определение на протяжении долгих лет остается неизменным. Табель унифицированных форм документов – перечень установленных к применению унифицированных форм документов. Следующее определение альбом унифицированных форм документов, нашло свое истолкование только лишь в Государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения». Альбом унифицированных форм документов – это сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению[Error: Reference source not found].

Следующим ведущим термином является, носитель документированной информации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» истолковывает данный термин так, носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Сравнивая с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения», носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации, мы видим, что данное определение кардинально не изменилось[Error: Reference source not found].

Правила ведения документооборота предполагают обязательную регистрацию документов. Данный термин приведен в трех стандартах, определение каждого из них отличается по своему содержанию. По ГОСТ Р 51141-98 регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [Error: Reference source not found]. На наш взгляд, это определение наиболее ярко отражает суть процесса регистрации документов, т.к. регистрированию подлежат все документы: внутренние, входящие и исходящие. Но ГОСТ Р 7.0.8-2013 сжал данное определение – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму [Error: Reference source not found].

Регистрация (registration) – это присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему. В данном определении, приведенном в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», речь идет о регистрации документов в системе электронного документооборота, так как положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам [Error: Reference source not found].

Термин управление документами раннее ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не охватывал, а ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» трактует его следующим образом, управление документами – это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации[Error: Reference source not found].

Хранение любых документов, в том числе персональных данных осуществляется на основе номенклатуры дел. Анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 51141-98 показал, что определение в стандартах совпадает. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Заключительным понятием в нашем анализе считаем, выделение документов к уничтожению. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует это определение следующим образом, выделение документов к уничтожению – это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. Новый ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения», называет это понятие несколько иначе, но смысл определения практически остался неизменным, уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке[Error: Reference source not found]. Национальный стандарт «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» толкует данное определение так, уничтожение (destruction) – ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

Мы проанализировали основные понятия по кадровому делопроизводству и делопроизводству в частности, и увидели, что кардинальных изменений в терминах с момента вступления в силу нового Государственного стандарта 2013 года не произошло, но Государственный стандарт 1998 года продолжает оставаться актуальным для совершенствования методической базы данных областей.