Выводы по 1 главе
В первой главе нашей бакалаврской работы мы изучили правовую и нормативно-методическую базу деятельности кадровой службы в Российской Федерации. Основными источниками в данном разделе послужили: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и многие другие нормативные документы, обязательные в исполнении, и методические документы, носящие рекомендательный характер.
Во втором параграфе первой главы мы подробно изучили основные понятия по кадровому делопроизводству и делопроизводству в целом. Рассмотрели порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней в виде форм кадровых документов.
Таким образом, для грамотной разработки такого методического документа как инструкция по кадровому делопроизводству, необходимо знать нормативно-методическую базу и термины и определения кадрового делопроизводства, а так же порядок разработки данного документа. Наличие инструкции по кадровому делопроизводству в организации обеспечит единство правил выполнения и оформления кадровых документов, а также максимально сократить количество и объем документов.
Глава 2. Совершенствование нормативно-методической базы в ооо тк «агаповский»
2.1.Краткая характеристика деятельности кадровой службы ооо тк «Агаповский»
В данном параграфе мы изучили направленность деятельности организации и охарактеризовали ее, рассмотрели структуру организации. Изучили деятельность кадровой службы ООО ТК «Агаповский», а также функциональные обязанности инспектора кадровой службы.
Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский», создано и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом организации (от 31 октября 2013г. в 4 редакции), Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также международными договорами, стороной которых является Российская Федерация (т.е. законодательство).
В соответствии с ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1988 № 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[10]
Полное фирменное название на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский». Сокращенное фирменное название Общества на русском языке: ООО ТК «Агаповский». Основным видом деятельности ООО ТК «Агаповский» является производство и сбыт овощей. Целью деятельности общества является извлечение прибыли.
Место нахождения комбината: 457400, РФ, Челябинская область, Агаповский район, с. Агаповка, ул. Труда, д.9. Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью (Приложение Ж).
В настоящее время ООО ТК «Агаповский» входит в группу предприятий ООО «Фабрика овощей». Вышестоящим органом для тепличного комбината является ООО Управляющая компания «Фабрика овощей»,которая объединяет под брендом группу компаний: ТК «Агаповский»,ТК «Новомосковский», ТК «Новгородский» и ТК «Ростовский». Управляющая компания контролирует деятельность предприятий, входящих в ее структуру, в частности отслеживает финансовые потоки и расходы, оптимизирует процесс взаимодействия предприятий друг с другом внутри структуры компании, а также принимает эффективные управленческие решения. Управляющая компания «Фабрика овощей» выполняет ряд общекорпоративных функций финансовое управление и маркетинг, что позволяет сэкономить на количестве сотрудников, осуществляющих эти функции отдельно по каждому предприятию группы. Следующий взаимодействующий орган – ООО Торговый дом «Фабрика овощей» – это крупная торговая фирма, занимающаяся масштабными торговыми сделками по широкой номенклатуре товаров, а также снабжением и сбытом внутри структуры компании.
Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью и функционирует с января 2013 года. Основным документом, регламентирующим деятельность ООО ТК «Агаповский», является Устав тепличного комбината, который создан на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Приложение Ж).
В структуру ООО ТК «Агаповский» входят 5 обособленных структурных подразделений внутри которых определяется индивидуальная подчиненность.
Административно-управленческий персонал (АУП) к данному структурному подразделению относится исследуемая нами кадровая служба.
Финансово-экономическая служба.
Агрономическая служба.
Инженерно-техническая служба.
Общехозяйственный отдел.
Общее количество работников ООО ТК «Агаповский», согласно штатному расписанию составляет 152 человека.
Одним из важнейших структурных подразделений любого предприятия является кадровая служба. Работа кадровой службы в ООО ТК «Агаповский» обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно. Кроме того, в организации разработаны локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы тепличного комбината, такие как:
Положение об отделе кадров.
Положение о защите персональных данных.
Должностные инструкции
Инструкция по кадровому делопроизводству и т.д.
Рис. 1. Структурная схема организации ООО ТК «Агаповский»
Из приведенной схемы видим, что кадровая служба является обособленным элементом структурного подразделения АУП. Численный состав отела кадров равен одной штатной единице в лице инспектора отдела кадров, который непосредственно подчиняется генеральному директору тепличного комбината. Роль кадровой службы в структуре организации нельзя переоценить, инспектор отдела кадров организует взаимодействие с другими структурными подразделениями и должностными лицами организации. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление рабочих процессов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее. Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией.
Взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии тепличного комбината ведется по следующим направлениям:
– оплата труда;
– оплата листков по временной нетрудоспособности работников;
– оплата трудовых и социальных отпусков;
– выплаты стимулирующего характера, материальной помощи и т.д;
– по вопросам составления справок о заработной плате для оформления пенсий, пособий;
– по вопросам направления в служебные командировки;
– по вопросам перевода работника на другую работу;
– по вопросам временного перевода к другому нанимателю;
– удержания из заработной платы;
– выплата окончательного расчета и компенсационных выплат при увольнении и др.
Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы: установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями, сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений), сведения о текучести кадров, сведения о численности (списочной, явочной) работников, а также приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц, табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате[39].
Для того чтобы кадровая служба могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии. Эти данные прописываются, непосредственно, в локальных нормативных актах положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкции по кадровому делопроизводству и других документах обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации которые способны определить регламент взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы[39].
Также кадровая служба тепличного комбината, взаимодействует:
со всеми структурными подразделениями – по кадровым вопросам;
с общехозяйственным отделом – по вопросам обеспечения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями и оборудованием, проведения ремонта в помещениях, закрепленных за отделом кадров и т.д.;
с инженерно-технической службой – по вопросам обеспечения вычислительной техникой, ее эксплуатации и ремонта.
Помимо тесных связей внутри организации, кадровая служба ООО ТК «Агаповский» имеет контакты с территориальными организациями и учреждениями:
военные комиссариаты – по вопросам учета военнообязанных;
органы социальной защиты населения – по вопросу оформления пенсий;
органы службы занятости – по подбору кадров, по иным вопросам занятости населения;
органы миграционной службы – по приему на работу иностранных работников;
инспекции труда – по вопросам информирования и консультирования работодателей по вопросам соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права[39].
Так как штат организации достаточно большой, отдел кадров выполняет большое количество кадровых операций. Отсюда сделаем вывод: для кадрового делопроизводства данногопредприятия необходимо обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации, т.е. разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский».
Инспектор отдела кадров в трудовой деятельности руководствуется должностной инструкцией разделы которой содержат: общие положения, должностные обязанности, права и ответственность.
Из должностной инструкции инспектора отдела кадров узнали должностные обязанности. Инспектор ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка. Составляет установленную отчетность.(Приложение З)
Таким образом, для грамотного выполнения всех вышеперечисленных операций необходима соответствующая нормативно-методическая база для инспектора отдела кадров ООО ТК «Агаповский». Кадровой службе требуется работа над созданием системы документационного обеспечения и управления.