2.3.Порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству в ооо тк «Агаповский»

В данном параграфе описаны этапы внесения изменений и дополнений инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агагповский».

Основная задача организации документооборота в кадровой службе – это упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и кадровым ситуациям. Для того чтобы решить эту задачу, нужно создать инструкцию по кадровому делопроизводству, где будут представлены все создаваемые кадровой службой документы, сгруппированные по отдельным ситуациям[42].

Инструкция по кадровому делопроизводству должна отражать весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. При разработке инструкции по кадровому делопроизводству учитывается специфика организации. Эта специфика определяется сферой деятельности организации, организационной структурой и численностью сотрудников организации и особенностями кадрового делопроизводства[Error: Reference source not found].

В нашем случае такой документ уже существует в организации, нашей задачей является совершенствовать инструкцию, то есть доработать ее до «рабочего состояния». Наличие инструкции позволит исключить применение в кадровой службе видов и разновидностей документов, не соответствующих трудовому законодательству и правилам делопроизводства. Использование приложений к инструкции позволяет сократить рабочее время и трудозатраты работников организации при решении задач документирования управленческой деятельности [1].

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени[Error: Reference source not found].Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по кадровому делопроизводству.

Процедура разработки инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский» включала в себя три этапа: сбор и анализ материала (предпроектное обследование); разработка инструкции (проектная стадия); внедрение инструкции.

На первом этапе разработки инструкции мы изучили:

1. структуру организации;

2. на основе Устава функции организации в целом;

3. функциональные обязанности инспектора отдела кадров;

4. состав документов (по видам, адресатам, тематике),

5. организацию регистрации и учета документов;

6. организацию контроля исполнения документов;

7. систему хранения документов и дел в организации;

8. организацию работы исполнителей с документами;

9. организацию работы с печатями, порядок использования, хранения;

Основные источники для получения названных сведений об организации работы с документами – это нормативные и информационно-справочные документы.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

1. виды документов, издаваемых кадровой службой; виды бланков документов, используемых в организации; порядок согласования документов; порядок подписания документов;

2. виды документов, утверждаемых руководителем, порядок утверждения документов;

3. виды и разновидности документов, заверяемых печатью кадровой службы;

4. место хранения печати и лица, ответственные за хранение и использование печатей.

5. регистрируемые и нерегистрируемые документы,

Собранные нами материалы, предоставили информацию, необходимую для разработки инструкции.

Так как в кадровой службе тепличного комбината уже есть инструкция наша задача ее совершенствовать. Мы наполним данную инструкцию дополнительными разделами, а также разработаем приложения к инструкции с необходимым справочно-иллюстративным материалом. Приложения к действующей инструкции на сегодняшний день отсутствуют, не смотря на то, что в тексте инструкции есть множество ссылок на приложения. Совершенствованная нами инструкция по кадровому делопроизводству состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения.

Совершенствование инструкции по кадровому делопроизводству мы начали с определения структуры данного документа. Нормативные акты в области ДОУ не определяют структуру инструкции. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский» нами были включены следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Нормативные ссылки.

3. Термины и определения.

4. Документирование кадрового делопроизводства.

5. Правила подготовки и оформления кадровых документов.

6. Документы по установлению трудовых отношений.

7. Документы по учету кадров.

8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив общества.

9. Приложения.

В первом разделе «Общие положения» объяснили цели и задачи инструкции, а также указали законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также в этом разделе определили ответственность за несоблюдение установленных правил. Так как действующая инструкция содержит данный раздел, мы его оставили практически неизменным.

Второй раздел «Нормативные ссылки» содержит основные нормативно-правовые акты, на основании которых разработана инструкции по кадровому делопроизводству. Данный раздел будет нововведенным, потому как в предыдущей инструкции нормативные ссылки не были отражены.

Третий раздел «Термины и определения» включен в инструкцию по кадровому делопроизводству с целью равноценного смыслового понимания ее положений. В кадровом делопроизводстве, как и в любой другой узкой области знаний, есть термины понятные только специалистам их направления. Данный раздел ознакомит сотрудников с такими терминами и их определениями, а также позволит достичь максимального понимания в вопросах, касающихся документоведения и делопроизводства.

Четвертый раздел «Документирование кадрового делопроизводства» в нем названы системы и виды документов, используемых для документирования кадровой деятельности в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Также в этом разделе инструкции мы закрепили требования к составлению и оформлению кадровых документов: состав реквизитов и правила их написания; виды бланков документов; особенности подготовки отдельных групп документов (организационных, информационно-справочных и др.); порядок придания документам юридической силы.

Пятый раздел «Правила подготовки и оформления кадровых документов» Документация кадровой службы включает большое число видов и разновидностей документов, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. Всю кадровую документацию ООО ТК «Агаповский» разделили на две большие группы.

Группа 1. Документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации.

В ООО ТК «Агаповский» разработаны трафаретные бланки для написания различных заявлений. Однако это неправильно. Часто работодателю необходимо иметь полноценное доказательство, что работник собственноручно, добровольно, без подсказок и принуждения изложил свое желание в заявлении. Поэтому в совершенствованной нами инструкции по кадровому делопроизводству мы закрепили порядок составления заявления работника от руки.

Группа 2. Документы, связанные с процедурами управления персоналом (планы, аналитические справки, анкеты, документация по вопросам мотивации труда, оценки персонала, повышения квалификации и переподготовки кадров и т. п.).

Шестой раздел «Документирование движения кадров» в нем указали последовательность оформления документов: при приеме на работу, при оформлении перевода, при предоставлении ежегодных отпусков, при оформлении работников в командировки.

Седьмой раздел «Документы по учету кадров» нами были задеты аспекты об ответственности работников кадровой службы за правильное заполнение и хранение трудовых книжек, порядка подписания и удостоверения, сроков внесения новых сведений, организации хранения, правил заполнения журнала трудовых книжек и журнала регистрации копий трудовых книжек.

Восьмой раздел «Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив общества» в нем указали общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая оформление дела, нумерацию листов дела, составление итоговой записи, внутренней описи, оформление обложки дела, закрепили требования к составлению описей документов постоянного срока хранения и описей документов по личному составу, устанавливается порядок передачи дел в архив.

В раздел «Приложения» включили справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов. В каждом разделе по тексту, делали ссылки на приложения. Например, излагая в инструкции правила оформления протокола, в приложении приводят пример оформления этого документа. В приложение можно включать образцы бланков документов, оттисков печатей и штампов, примеры оформления отдельных видов документов, документов, подлежащих утверждению или заверяемых печатью, формы используемых в организации журналов, номенклатуры дел, описей, актов и др.

Образцы документов разместили в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делали ссылки на приложения – указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией.

Когда проект инструкции составлен его необходимо согласовать, если процедура согласования была предусмотрена при планировании.

Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «виза» включает: должность визирующего, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования.

Инструкция по кадровому делопроизводству (приложения к ней) подписывается разработчиком. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись с расшифровкой.

Согласованные со всеми заинтересованными должностными лицами и подписанные составителем документы утверждаются руководителем организации или иным лицом, наделенным соответствующими полномочиями. Для этой цели может быть издан приказ об утверждении инструкции.

Инструкция утверждается генеральным директором организации и вводится в действие его приказом. Для кадровой службы ООО ТК «Агаповский» она используется как нормативный документ, на основе которого инспектор отдела кадров должен составлять и оформлять документы.

Инструкция является документом длительного действия. Пересмотр и обновление инструкции необходимы при изменениях в технологии подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения. Это часто происходит, когда организация начинает активно развиваться, меняется как ее организационная структура, так и структура руководящих органов. Необходим пересмотр инструкции и в случаях коренных изменений в действующем законодательстве о труде, нормативно-методических документах межотраслевого действия, государственных стандартах [48].