2.2.Анализ нормативно-методической базы по кадровому делопроизводству в ооо тк «Агаповский»

В данном параграфе анализируется нормативно методическая база по кадровому делопроизводству организации. Мы проанализировали имеющуюся нормативную делопроизводственную базу ООО ТК «Агаповский», выявили основные недочеты и пришли к выводу о необходимости разработки инструкции по кадровому делопроизводству.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в Российской Федерации общегосударственных нормативно-технических документах–государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждая организация устанавливает свои требования к работе с документами в уставе, либо положении, регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

• состав применяемых в аппарате управленческих документов;

• компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

• порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами[39].

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования: обеспечение юридической силы документа; создание условий для оперативного исполнения документов, возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях), возможность использовать для создания, копирования, обработки[40].

Основным документом, регламентирующим деятельность ООО ТК «Агаповский», является Устав Общества с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский», который создан на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Уставом определены следующие аспекты деятельности общества: наименование и место нахождения ,правовой статус общества, цели и предмет деятельности общества, права и обязанности участников общества, уставный капитал, вклады имущества общества, отчуждение доли (или части доли) в уставном капитале общества, ведение списка участников общества, распределение прибыли, органы управления обществом, общее собрание, генеральный директор, крупные сделки, заинтересованность в совершении обществом сделки, бухгалтерский учет и ответственность общества, контроль за финансово-хозяйственную деятельность общества, документы общества и раскрытие информации, реорганизация и ликвидация общества (Приложение Ж).

Понятие «нормативные документы»: нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативным документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.

Исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранения и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами, создаваемыми по инициативе целого ряда министерств и ведомств. Следует отметить, что правовая и нормативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода и по этой причине не может рассматриваться как комплексная. Помимо норм документирования, закрепленных в тех или иных правовых актах общегосударственного действия, в кадровом делопроизводстве большую роль играет сила традиции[30].

Как и любое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и хранение регламентированы законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для любой кадровой службы вне зависимости от ее размеров. Кроме того, на каждом предприятии разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы организации. В ООО ТК «Агаповский» действуют такие документы как:

организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должности. В кадровой службе тепличного комбината используют унифицированную форму N Т-3 [15]. Эта форма носит рекомендательный характер, но несмотря на это, в работе кадровой службы используют именно ее, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

1. Положение об оплате труда – это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем ООО ТК «Агаповский». Основная цель данного документа описать применяемые в организации механизмы расчетов и выплаты заработной платы. В кадровой службе тепличного комбината в данном положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования.

2. Правила внутреннего трудового распорядка, еще один локальный нормативный акт ООО ТК «Агапоский», регламентирующий, в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189,190 ТК РФ). Правила в кадровой службе тепличного комбината разработаны в соответствии с ТК РФ и распространяются на всех работников комбината (ст. 15, 56 ТК РФ).

3. График отпусков – это локальный нормативный акт, утвержденный руководителем тепличного комбината. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ: «График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.»[3]. Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 – шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять[15].

4. Положение о защите персональных данных является локальным нормативным актом, регламентирующим порядок обеспечения защиты персональных данных работников при их обработке в ООО ТК «Агаповский», в том числе защиты от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

5. Обязательство о неразглашении персональных данных работников – это локальный нормативный документ ООО ТК «Агаповский» в котором прописано, что человек предупрежден о том, что на период исполнения должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией ему предоставлен допуск к информации, содержащей персональные данные.

Из перечня документов которые необходимы для организации кадрового делопроизводства в отделе кадров ООО ТК «Агаповский» мы обнаружили, отнюдь, не весь список рекомендуемых документов. Действующая инструкция по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский» составлена не надлежащим образом с множеством ошибок и недоработок. Отсюда соответственно, многочисленные ошибки кадрового делопроизводства. Не налажена система кадрового делопроизводства, то есть система управления документами.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации[23].

Основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с кадровыми документами организации, который необходимо усовершенствовать – это инструкция по кадровому делопроизводству. Инструкция содержит технологию работы с кадровыми документами организации, образцы бланков документов, раскрывает основные термины и определения, используемые в делопроизводстве, а также закрепляет порядок передачи документов на архивное хранение.

Правовым основанием для разработки инструкции по кадровому делопроизводству являются:

• Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

• Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.).

• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

• Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477).

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)[23].

Несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется Федеральным Законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов.

Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства[1].

Анализ состояния работы с кадровой документацией в организации показал, что в кадровом делопроизводстве тепличного комбината наиболее распространены следующие ошибки:

• отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени;

• нарушается порядок разработки, ввода в действие, применения локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц, принимаемых на работу;

• содержание локальных нормативных актов нередко противоречит нормам трудового законодательства;

• от работников требуют предоставления или составления не предусмотренных действующим законодательством документов, несмотря на прямой запрет таких действий (ч.3 ст.65 ТК РФ);

• кадровые документы неправильно оформляются и не приобретают юридической силы из-за непонимания практиками юридического значения реквизитов документов и незнания порядка их оформления;

• кадровые документы не всегда регистрируются или регистрируются задним числом и нередко теряются;

• документы прошлых лет хранятся и уничтожаются с грубыми нарушениями норм архивного законодательства и правил работы архивов.

Следовательно, анализ нормативно-методической базы ООО ТК«Агаповский» доказывает необходимость проведения масштабных работ по совершенствованию инструкции по кадровому делопроизводству. Исходя из этого мы разработали главный норматив, регламентирующий работу с документами – инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ТК «Агаповский».