3. Общий порядок оформления дефектных почтовых отправлений

3.1. При обнаружении РПО и простых мелких пакетов в дефектном состоянии необходимо составить акт о внешнем состоянии дефектного почтового отправления ф. 51-д (приложение № 1).

Акт ф. 51-д составляется в следующих случаях:

- несоответствие массы внутренних посылок обыкновенных и с объявленной ценностью, МКПО, писем и бандеролей с объявленной ценностью, писем и бандеролей 1 класса с объявленной ценностью, отправлений EMSобыкновенных и с объявленной ценностью с массой, указанной в сопроводительных документах или на упаковке почтовых отправлений (ярлык ф. 2, сопроводительный адресный ф. 116, бланк «Е-1в»);

- при отсутствии ярлыка ф. 2 на посылке, или не указании массы на оболочке, или при наличии исправлений массы в сопроводительных документах или на оболочке отправления;

- при перезаделке дефектных транзитных РПО;

- при несоответствии массы международных посылок обыкновенных, с объявленной ценностью, писем с объявленной ценностью, мелких пакетов (простых, заказных), отправлений EMSмассе, указанной в сопроводительных документах или на упаковке почтового отправления (сопроводительный адрес СР 71, таможенная декларация СN 23, бланк Е 1);

- при нарушении упаковки РПО или при получении регистрируемых международных писем, бандеролей, мелких пакетов и посылок со следами вскрытия без соответствующей отметки;

- при нарушении перевязи, пломбы, швов, ленты скотч РПО.

3.2. Составление и оформление акта ф. 51-д осуществляют почтовые работники, обнаружившие дефектные почтовые отправления, в присутствии ответственного лица (начальника или заместителя цеха, участка, объекта почтовой связи, почтового вагона).

В акте ф. 51-д (приложение № 2) указываются:

- номер акта;

- наименование объекта почтовой связи (подразделения объекта почтовой связи), составляющего акт;

- дата и время составления акта;

- наименование объекта почтовой связи, из которого получено дефектное почтовое отправление;

- наименование и номера документов, при которых получено дефектное почтовое отправление;

- вид РПО;

- категория РПО;

- ШПИ почтового отправления;

- сумма объявленной ценности и наложенного платежа в соответствующих случаях;

- страховая сумма (для отправлений EMS), если почтовое отправление застраховано и в описи вложения присутствует отметка о страховой сумме;

- масса РПО по сопроводительным документам или указанная на упаковке почтового отправления;

- фактическая масса РПО;

- наименования объекта почтовой связи места приема;

- дата приема;

- адреса и наименования отправителя и адресата.

Далее подробно излагается существо вопроса, а также подробно указывается внешнее состояние упаковки РПО. В постановляющей части акта ф. 51-д указывается, как поступить с почтовым отправлением, во скольких экземплярах составить акт и куда его направить. Акт подписывается ответственным лицом (начальником или заместителем начальника цеха, участка, объекта почтовой связи, почтового вагона) и работником, обнаружившим дефектные почтовые отправления, и заверяется оттиском КПШ.

О составлении акта в сопроводительных документах (накладных ф. 16, бланке ф. 116) делается отметка «При акте».

3.3. Акт ф. 51-д составляется в трех экземплярах и регистрируется в журнале учета исходящих актов (приложение № 3). При этом в случае регистрации актов в журнале учета исходящих актов, оформляемом в отделении почтовой связи, графа 6 не заполняется.

Акты пересылаются в регистрируемых почтовых отправлениях разряда «Служебное» (в заказных письмах и бандеролях, посылках обыкновенных).

Первый экземпляр акта отсылается вместе с дефектным почтовым отправлением в объект почтовой связи места вручения и выдается адресату вместе с почтовым отправлением, второй экземпляр направляется в обособленное структурное подразделение филиала, из которого поступило дефектное почтовое отправление, третий экземпляр направляется в почтамт по подчиненности.

При необходимости проведения ведомственной проверки и/или передачи акта перевозчику акт может составляться в большем количестве экземпляров.

Акты ф. 51-д, составленные в производственных цехах (участках), отделениях почтовой связи, должны немедленно передаваться (высылаться с первой отходящей почтой) в структурное подразделение почтамта/МСЦ/ПЖДП по подчиненности, для регистрации в установленном порядке и отправки не позднее следующего с даты поступления рабочего дня в обособленное подразделение филиала, допустившее брак.

При выявлении дефектных РПО, пересылавшихся в контейнерах, ящиках, страховых мешках, международных мешках и мешках EMS, в актах подробно описывается их внешнее состояние, состояние элементов заделки и состояние ёмкости, в которой пересылалось РПО.

Вещественные доказательства (пломбы, адресные ярлыки, мешок, в котором пересылалось дефектное РПО) прикладываются ко второму экземпляру акта и направляются в адрес руководителя обособленного подразделения филиала, из которого поступило дефектное почтовое отправление.

3.4. При обнаружении дефектных почтовых отправлений в группах РПО в момент обмена на сопроводительных документах, при которых были получены дефектные почтовые отправления, делается отметка о составлении акта с указанием номера акта, даты составления, заверенная подписью лиц, участвовавших в обмене почты. К документам прилагается копия акта.

3.5. Руководители объектов почтовой связи при получении актов обязаны в тот же день обеспечить их регистрацию на объекте почтовой связи в специальном журнале учета входящих актов ф. 51-д (приложение № 4). Нумерация ведется в течение года.

По каждому акту ф. 51-д проводится проверка. Акты, не требующие ведомственного расследования, исполняются в течение 2 суток, требующие расследования - в течение 10 рабочих дней.

Возвращать акты ф. 51-д в объект почтовой связи, составивший его, категорически запрещается.

Если проверка связана с бригадой почтового вагона, то время ведомственного расследования продлевается на время нахождения почтового вагона в пути.

3.6. О результатах проверки и принятых мерах по каждому акту сообщается составившему (направившему) акт объекту почтовой связи. Недостающие в актах сведения, а также другие необходимые для проверки производственные документы запрашиваются дополнительно. Рассмотренные акты ф. 51-д остаются на объекте почтовой связи, проводившем проверку.

В журнале учета входящих актов ежемесячно подводятся итоги их движения и исполнения, по результатам проводится анализ и докладывается руководству.

3.7. Если почтовый работник, сопровождающий почту на автомобильном маршруте, предъявит к сдаче на объект почтовой связи дефектную посылку, не оформленную актом ф. 51-д, такая посылка принимается, взвешивается и в присутствии сопровождающего составляется акт ф. 51-д, о чем делается соответствующая отметка в отдельной накладной ф. 23-а или маршрутной накладной ф. 24 за подписью принимающего и сдающего почту, примерно следующего содержания: «Посылка № 365570-22-00455-2 дефектная, масса ..., принята. Составлен акт № 158 от 24.09.2009». Такая же отметка делается и на сопроводительном бланке. Отметка заверяется оттиском КПШ объекта почтовой связи, принявшего посылку.

В случае приема дефектной посылки без составления акта ф. 51-д, ответственность возлагается на работника, принявшего дефектное почтовое отправление.

Расписка за принятую почту дается только после подписания акта ф. 51-д сопровождающим.

3.8. Дефектные РПО без оформленного акта ф. 51-д в почтовый вагон (каюту) и из почтового вагона (каюты) не принимаются, за исключением сдачи почты из почтового вагона (каюты) в конечном пункте следования почтового вагона (судна) или пункте перецепки почтового вагона. В этих случаях в накладной и её копии (под копирку) делается отметка за подписями принимающего и сдающего почту примерно следующего содержания: «Посылка № 39400778005934 из Воронежа в Ярославль не принята — отсутствует свинцовая пломба».

Посылки с подмоченной оболочкой и признаками возможной порчи вложения должны направляться до мест назначения при акте ф. 51-д о наружном состоянии посылки, в котором (по возможности) указываются причины и обстоятельства возникновения признаков порчи.

Дефектные РПО, не принятые бригадой почтового вагона (каюты), возвращаются в объекты почтовой связи для принятия необходимых мер.

Дефектные РПО, не принятые из почтового вагона (каюты), оформляются актом, направляются и сдаются для перезаделки в первое попутное МСЦ/ПЖДП/ОПП. Акт составляется в трех экземплярах. В акте указывается наружное состояние РПО. Дефектные посылки, кроме посылок со свежими фруктами и овощами и посылок с ярлыком «Осторожно», вместе с первым экземпляром акта заделываются в мешок и сдаются в МСЦ/ПЖДП/ОПП по отдельной накладной. На внутренней накладной ф. 16 делается отметка: «Посылка №_________с объявленной ценностью на _____руб., из____________ при акте для перезаделки».

Посылки с поврежденной упаковкой, не вмещающиеся в мешок, а также посылки со свежими фруктами и овощами или отметкой «Осторожно» сдаются открыто с указанием в накладной «При акте для перезаделки». Первый экземпляр акта прикладывается к накладной ф. 16, а второй экземпляр к копии накладной, третий экземпляр направляется в объект почтовой связи, из которого поступило дефектное РПО.

При повреждении перевязи, пломбы или оболочки отправления в момент приёма почты из почтового вагона (каюты) об этом делается отметка на накладной ф. 16, а если это посылка, то и на сопроводительном адресе. Отметка заверяется подписями работников, участвовавших в обмене почты, и оттиском КПШ почтового вагона (каюты). Объект почтовой связи, принявший данное почтовое отправление, производит его оформление в соответствии с пунктом 3.2 настоящего Порядка.

Дефектные РПО, обнаруженные при обмене почты в конечном пункте следования почтового вагона (судна), от разъездной бригады принимаются во всех случаях. Их оформление производится в соответствии с пунктом 3.7 настоящего Порядка. В оформлении данных почтовых отправлений, вместе с работниками объекта почтовой связи конечного пункта должен участвовать начальник почтового вагона или его заместитель, который также подписывает акт. В таком же порядке оформляется дефектная почта в пунктах перецепки почтового вагона.

МКПО, дефектное состояние которых обнаружено в момент приема, к пересылке не принимаются, а в списки ф. 103 вносятся изменения.

РПО, включая МКПО, дефектное состояние которых обнаружено после принятия в вагон, с пути следования не возвращаются.

3.9. При выявлении простого почтового отправления (письма, бандероли, секограммы) с нарушенной упаковкой работник объекта почтовой связи, обнаруживший дефект должен:

- оклеить место нарушения упаковки (разрыва, пореза и т.п.) лентой скотч с логотипом объекта почтовой связи;

- на оборотную сторону упаковки почтового отправления нанести оттиск штампа о поступлении почтового отправления в поврежденном виде (приложение № 5) и оттиск КПШ;

- поставить свою подпись и фамилию в нанесенном штампе.

После этого он должен передать почтовое отправление на дальнейшую обработку для направления адресату.

Оформление простого мелкого пакета с нарушенной упаковкой необходимо провести в соответствии с пунктами 3.1 – 3.3 настоящего Порядка.

3.10. При получении от авиапредприятия дефектного РПО, необходимо его взвесить для сличения фактической массы и массы указанной на ярлыке и сопроводительных документах. Затем составить межведомственный акт по форме приложения 7 к Правилам перевозки почты по воздушным линиям Союза ССР, утвержденным совместным приказом Министерства гражданской авиации и Министерства связи СССР от 27.12.1982 № 206/457.

В акте указываются все известные на момент его составления сведения, позволяющие сделать правильное заключение о причинах и факте нарушения договора перевозки. Акт составляется в момент получения почты и подписывается уполномоченными работниками авиапредприятия и объекта почтовой связи, должности которых определены в договоре перевозки. Подписи заверяются личным штампом работника авиапредприятия и КПШ объекта почтовой связи. Уполномоченный работник авиапредприятия или объекта почтовой связи, не согласный с содержанием акта, обязан подписать его с оговоркой о несогласии и приобщить к нему свое мнение.

Акт составляется в четырех экземплярах: два экземпляра – для авиапредприятия, два – для объекта почтовой связи.