2.15. Система управления документами на основе Word

1. Выполнить команду СЕРВИС|Параметры, вкладка Сохранение. Задать общие установки режима сохранения:

‑ предлагать заполнение свойств;

‑ автосохранение каждые 20 мин.

Изменить каталог по умолчанию для открытия и размещения файлов ‑ вкладка Расположение, изменить место расположения файлов документов. Выбрать тип файлов ‑ Документы, нажать кнопку Изменить и указать рабочий каталог.

2. Активизировать окно документа, для которого требуется обеспечить парольную защиту. Выполнить команду СЕРВИС|Параметры, вкладка Сохранение. Ввести пароль защиты и пароль записи файла. Закрыть файл, сохранив сделанные установки, и повторно открыть файл. Проверить действие парольной защиты. Внести изменения в пароли или удалить их.

3. Выполнить команду ФАЙЛ|Сохранить как для файла Ex1.doc, указав тип формата, отличный от Word. Открыть сохраненный файл командой ФАЙЛ|Открыть, внести произвольные изменения в документ и повторно сохранить файл.

4. Сохранить как шаблон типовой документ (например, Ex1.doc) под именем Npt.dot, создать на его основе новый документ.

5. Заполнить сводку всех открытых документов с помощью команды ФАЙЛ|Свойства. Указать автора документа, ключевые слова и комментарий к документу. Ознакомиться со статистической информацией о документе. Сохранить все документы и закрыть их.

6. В папке Мой компьютер или Проводник открыть папку с рабочими файлами. Вызывая контекстное меню каждого файла, проверить его свойства. Сравнить полученный результат с предыдущим (сведения о документе, размерность файла в различных единицах ‑ символах, абзацах, страницах).

7. C помощью команды ФАЙЛ|Открыть|Отбор сформировать расширенный критерий поиска файлов и сохранить его под именем f1:

• файлы форматов *.doc; *.txt;

• указать диски и каталоги, участвующие в поиске;

• добавить в сформированный список условия отбора файлов по их свойствам: принадлежность файлов определенному автору (при условии заполненности полей сводки) в соответствующем диапазоне дат их создания и содержащих образец текста (без различия строчных и прописных букв), например, Свойство ‑ текст или свойство, Отношение ‑ содержит слова, Значение ‑ какое-нибудь слово из поискового файла, Папка ‑ путь к файлу, Сохранить ‑ набор условий поиска;

• использовать спецсимволы и операторы поиска файлов на вкладке Сводка.

5. Последовательно установить вид представления информации в окне поиска: Просмотр, Информация, Вид для ознакомления с результатами поиска.

6. Открыть любой документ и перейти в режим Просмотра документов ‑ ФАЙЛ|Предварительный просмотр или кнопка Предварительный просмотр.

7. Изменить число одновременно просматриваемых печатных страниц, масштаб увеличения.

8. Просмотреть документ на полном экране.

9. Осуществить редактирование просматриваемого текста.

2.16. Оглавление

Подготовить документ следующей структуры:

0. титульный лист;

• оглавление;

• произвольный текст, содержащий несколько глав и в каждой главе несколько параграфов.

Выполнить действия:

• открыть файл Title.doc;

• подготовить раздел за титульной страницей для оглавления (команда ВСТАВКА|Разрыв);

• в диалоговом окне Разрыв выбрать опцию Начать новую страницу;

• нажать Оk;

• подготовить раздел для основного текста;

• выполнить форматирование заголовков с помощью команды ФОРМАТ|Стиль в списке стили использовать стили Заголовок 1 и Заголовок 2 и Заголовок 3;

• выполнить команду ВСТАВКА|Номера страниц;

• в диалоговом окне Номера страниц включить нумерацию страниц строчными арабскими цифрами;

• установить курсор на первую страницу основного текста;

• выполнить команду ВСТАВКА|Номера страниц|Формат;

• в диалоговом окне Формат начать нумерацию страниц с номера 3;

• выполнить команду ФОРМАТ|Стиль. В окне Стили выбрать Заголовок 1, нажать на кнопку Изменить. В окне Изменение стиля выполнить ФОРМАТ|Нумерация|Многоуровневый и выбрать стиль нумерации заголовков.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующие действия:

• установить курсор в раздел, который создан для оглавления;

• выполнить команду ВСТАВКА|Оглавление и указатели;

• нажать на ярлыке вкладки Оглавление;

• из списка Форматы выбрать стиль оглавления. В окне Пример демонстрируются результаты применения стиля;

• выбрать опции для настройки списка:

‑ опция Показать номера страниц определяет, будут ли в оглавлении номера страниц;

‑ опция Номера страниц по правому краю определяет, где будут находиться номера страниц ‑ у правого поля или непосредственно после текста элемента оглавления;

‑ опция Уровни определяет, сколько уровней заголовков будет использовано в таблице ‑ по умолчанию их три. Если в документе использовались только стили Заголовок 1 и Заголовок 2, установить уровень на 2;

‑ опция Заполнитель определяет, будут ли печататься какие-то символы между элементом оглавления и номером страницы;

• нажать Ok.

Выполнить структурные изменения в документе:

0. добавить новые главы вместе с параграфами;

1. выполнить структурные просмотры документа, поочередно закрывая и раскрывая документ до определенного иерархического уровня.