3.9. Коллективное рецензирование документа Word

Как правило, после завершения работы над важным документом он рассылается по электронной почте рецензентам для просмотра и внесения замечаний. При этом некоторым из них разрешается вносить замечания непосредственно в документ (в режиме записи исправлений), а другим - только добавлять примечания. Способ внесения замечаний в документ определяется его создателем.

Чтобы привлечь внимание к наиболее важным разделам документа, выделите их с помощью кнопки Выделение цветом.

3.9.1. Подготовка документа к рецензированию

Перед рассылкой документа следует определить способ внесения замечаний и защитить документ от несанкционированных изменений.

Чтобы внесение замечаний не изменяло исходный документ, предложите рецензентам использовать примечания. Чтобы добавить примечание, выберите в меню Вставка команду Примечания и введите его текст в область примечаний. В каждое примечание автоматически добавляются инициалы автора и последовательный номер.

Чтобы замечания вносились непосредственно в документ, предложите рецензентам использовать режим записи исправлений. В этом режиме соответствующим образом помечается текст, который был добавлен, удален или перемещен. При просмотре исправлений автоматически отображаются сведения об их авторе, а также дата и время внесения.

Чтобы защитить документ, выберите в меню Сервис команду Установить защиту, затем параметр Вставка примечаний или Записи исправлений. В последнем случае автоматически включается режим записи исправлений.

Не забывайте пароль. В противном случае невозможно будет снять защиту с документа.

В документ можно добавить инструкции для рецензентов. Если документ защищен от любых изменений, кроме добавления примечаний, укажите, как добавлять примечания. Если документ защищен от любых изменений, кроме исправлений, укажите, что режим записи исправлений будет включен автоматически.

Чтобы убрать исправления с экрана, снимите флажок Показывать исправления на экране в окне диалога Исправления (меню Сервис).

Чтобы найти наиболее важные разделы документа, выделенные с помощью кнопки Выделение цветом, выберите в меню Правка команду Найти, а затем ‑ Выделение цветом из списка Формат.

Пользователи, на компьютерах которых установлены колонки и звуковая плата, могут добавлять не только текстовые, но и звуковые примечания. Для этого нажмите кнопку Вставить звуковой объект в области примечаний. Если требуется добавить и текстовое, и звуковое примечание, сначала вставьте текстовое примечание, а затем установите курсор в документе справа от знака примечания и запишите звуковое примечание.

Чтобы прослушать звуковое примечание, выберите в меню Вид команду Примечание, выделите нужное примечание, а затем укажите на значок звукового объекта и дважды нажмите кнопку мыши.

3.9.2. Учет замечаний

Перед объединением Исправлений снимите защиту с документа с помощью команды Снять защиту (меню Сервис).

Для упрощения анализа и учета замечаний целесообразно добавить все исправления и примечания, внесенные разными рецензентами, в исходный документ. Откройте документ, содержащий замечания, выберите в меню Сервис команду Исправления, нажмите кнопку Объединить исправления, а затем выберите имя исходного документа.

Чтобы просмотреть примечания, выберите в меню Вид команду Примечание.

Для просмотра исправлений выберите в меню Сервис команду Исправления, а затем нажмите кнопку Просмотр.

Чтобы удалить примечание, выделите знак этого примечания и нажмите клавишу Del.

Чтобы напечатать примечания, выберите в меню Файл команду Печать, а затем ‑ Примечания из списка Напечатать.