Методическая инструкция по выполнению лабораторной работы

ТЕМА: Microsoft Access. Создание отчетов

ЦЕЛЬ: Научиться создавать отчеты для источников данных с помощью Мастера и в режиме Конструктора.

ОБОРУДОВАНИЕ: ПЭВМ.

1. Порядок выполнения работы.

1. Подготовить ПЭВМ к работе.

2. Ознакомиться с методической инструкцией по выполнению работы.

3. Выполнить упражнения, используя файл базы данных Учебная база данных ХХХ.mdb (где ХХХ – Ваша фамилия), который находится С:\Мои документы\YYY (где YYY – имя Вашей рабочей папки).

4. Выполнить практическое задание.

2. Теоретическая часть. Проектирование отчетов

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем инфор­мацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например, итоговые суммы. В отчетах приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Отчеты и формы Ассеss имеют много общего. Однако в отличие от форм, от­четы не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. В отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков. Имея воз­можность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения любым образом.

Перед тем как создать отчет, следует определиться, откуда отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то отчет будет основы­ваться на этой таблице. Если же необходимы данные более чем из одной таблицы, то отчет должен основываться на запросе.

Способы создания отчета

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называет­ся автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Самый быстрый способ создания отчета - Мастер Автоотчета. Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или запроса.

Создание отчета с помощью Мастера Автоотчета

1. Выбрать вкладку Отчеты.

2. Нажать кнопку Создать.

3. В ыбрать вариант создания отчета и таблицу (запрос) в качества источника данных, нажмите кнопку ОК.

• Автоотчет: в столбец - каждое поле находится на отдельной строке; под­пись располагается слева.

• Автоотчет: ленточный - поля каждой записи находятся на отдельной стро­ке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.

Для простого отчета можно использовать вариант Автоотчет, но самый удобный режим - Мастер отчетов. В нем можно легко и полностью опреде­лить вид отчета, поля, порядок сортировки и группировки записей, выбрать стиль отчета, установить вид вычислений по числовым полям. Для того чтобы вывести не все записи, а только отвечающие определенному условию, надо предварительно сделать запрос с этим условием и уже на его основе сфор­мировать отчет.