2. Электронный офис

Управленческая деятельность характеризуется следующим:

• управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);

• управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;

• управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

• содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений. Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.

Как уже отмечалось, управленческая деятельность пространственно локализована в рамках физического размещения управляющей системы. Указанное физическое размещение в различное время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы в Древней Руси, коллегии в Петровской России, министерства и ведомства в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т. п.

Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название — офис.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации.

Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).

3. Автоматизированное рабочее место (арм)

3.1 Основные принципы проектирования арм.

Автоматизированным рабочим местом (АРМ) называется место пользователя-специалиста той или иной профессии, оборудованное компьютером и соответствующими программами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Помимо компьютера АРМ также снабжается сецифическими устройствами, такими как принтер,сканер штрих-кода и т.д.

АРМ создаются специально для облегчения работы пользователей, не имеющих специальной подготовки и неимеющих навыков по пользованию компьютером. Главным плюсом АРМ является децентрализованная обработка информации на рабочих местах. Автоматические рабочие места имеют своии базы данных,к котрым осуществляеется доступ через локальные сети ,а так же через интернет,что существенно облегчает обработку данных.

На многих предприятиях существуют и такие механизмы: ставится сервер на котором хранятся все базы данных предриятия,а с каждого рабочего места открывается к нем доступ для пользователей. Такой метод наывается методом распределенных систем управления. Такой метод помогает осуществлять моделирование, планирование, оптимизацию процессов, принятие решений в различных информационных системах. АРМ на предприятиях делятся по предметным областям.

При создании АРМ учитываются общие принципы построения:

• Фукциональность (Функциональность назначения структуры).

• Гибкость (Способность к возможным видоизминениям системы) .

• Стабильность (Независимость системы от внешних факторов).

• Эффективность (Показатель уровня реализации,отнесенный к затратам на создание системы. ).

АРМ должны обеспечивать:

• Наличие средств обработки информации;

• Рациональное распределение функций между оператором и элементами комплекса АРМ;

• Высокая производительность и надежность ПК работающего в системе АРМ;

• Максимальная степень автоматизации;

• Максимальная комфортность специалиста,работаюего в системе.

АРМ производит желаемый эффект при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и программными средствами обработки информации.

Реализация АРМ на предприятии помогает принести ощутимые результаты. АРМ становится средством повышения не только эффективности управления и производительности труда ,а также социальной комфортности специалистов. При этом сотрудники являются ведущим звеном.

АРМ являются одной из структурных составляющих Автоматизированных Систем Управления. АРМ обеспечивают управление и обработку данных,помогают принимать решения.

Автоматизированным Рабочим Местом является, набором технических средств и программного обеспечения , ориентированного на конкретного специалиста узкого профиля – бухгалтера, кассира, администратора, руководителя и т.д. Для каждой профессии АРМ отличаются, они обеспечивают различные требования, в зависимости от сферы деятельности.­

АРМ специалиста службы управления персо­налом организации представляет собой программно-техничес­кий комплекс коллективного пользова­ния, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой ин­формации, выполнения необходимых вычислений и организа­ции взаимодействия специалиста по кадрам с ПК в диалого­вом режиме при решении поставленных перед ним задач.

Автоматизированное ­ Рабочее Место состоит из наскольких подсистем:

• Технической (Компьютерное оборудование)

• Организационной (Организация функционирования системы)

• Информационной (Массивы иформации)

• Программной (Операционная система и пакеты прикладных программ)

Методика проектирования АРМ не может не быть связанной с методикой его функционирования, так как функционирование развитого АРМ предусматривает возможность его развития самими пользователями. Языковые средства АРМ являются реализацией методических средств с точки зрения конечного пользователя, а программные реализуют языковые средства пользователя и дают возможность конечному пользователю выполнять все необходимые действия.