2 Организация деятельности сотрудников коммерческого отдела

Нормативные документы – это свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления документа до его сдачи в архив.

Регламент – совокупность правил, положений или предписаний, определяющих порядок работы государственных органов, организаций, учреждений и предприятий. Существующие регламентирующие документы можно классифицировать в зависимости от системы управления персоналом:

• Регламенты, которые регулируют ограничение деятельность предприятия (устав, договор учредителей, правила внутреннего трудового распорядка);

• Регламенты, регулирующие работу персонала (положение о подразделениях предприятия, должностные инструкции, контракты).

• Важным организационно распорядительным документом являются Правила внутреннего трудового распорядка. Основными документами, регламентирующими управленческую деятельность организации или предприятия, являются Устав и Коллективный договор, разрабатываемые при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы).

Внутренними организационно – регламентирующими документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.

Должностная инструкция – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должность, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй – у руководителя подразделения, третий – у работника. Эти инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении.

Коммерческая информация – это информация о компаниях, фирмах,

корпорациях, направлениях их работ и выпускаемой продукции, финансовом состоянии, деловых связях, сделках, руководителях, а также деловые новости в области экономики и бизнеса, предоставляемые информационными службами.

Коммерческая информация представляется в виде электронных баз данных или печатных изданий, которые периодически обновляются. Базы данных могут быть узко специализированными и содержать информацию, содержащую полную характеристику фирм.

Коммерческая информация включает в себя, как правило, не только название и адрес предприятия, фамилии его руководителей, специализацию, имеющееся оборудование и выпускаемую продукцию. Как упоминалось ранее, коммерческая информация – это информация о финансово – экономическом положении предприятия (бухгалтерская отчетность), кредитах и банковских операциях, о заключаемых договорах и контрагентах, структуре капиталов и планах инвестиций, стратегических планах маркетинга, анализе конкурентоспособности собственной продукции, клиентах, планах производственного развития, деловой переписке и прочее.

К информации предъявляются следующие требования: достоверность, надежность, оперативность, систематическая комплексность сопоставимость.

Источники коммерческой информации делятся на внутренние и внешние:

• Внутренние позволяют организации определить имеющиеся проблемы к работе и оперативно их решать. Источник получение этой информации является внутренние материалы и документы организации (сведение о продаж, затраты на продажу, полученная прибыль)

• Внешние – дают сведения об изменениях на товарных рынках. К ним относятся законодательные и правительственные материалы (законы, постановления, нормативные акты).

Коммерческая тайна –это скрываемая коммерческие интересы и информация о различных сторонах и сферах производственно – хозяйственной управленческой, научно – технической финансовой деятельности, охрана которой обусловлена интересам конкуренции и угрозой экономической безопасности.

Коммерческая тайна – это любая собственная информация, имеющая действительную ценность, утечка которой может нанести ему ущерб.

К коммерческой тайне относятся следующие информации:

• Планы коммерческой и хозяйственные деятельности;

• Стратегия организации;

• Списки клиентов, контракты, договоры;

• Планы касающихся коммерческих нововведении;

• Организационные схемы и структура управление.

Мероприятие по защите коммерческой информации:

• Физические (создают препятствий для доступа к имуществу);

• Административные (создают службы безопасности);

• Технические (использование технических средств и системы охраны);

• Криптографические (применение системы кодировки и шифровка информации);

• Экономические – меры материальногостимулирование финансирование защитных мероприятий;

• Морально-этические (меры морального воздействия, разработка кодексов поведения).