4 Обобщение данных текущего учета

После подсчета оборотов и выведения конечных сальдо на синтетических счетах проводят взаимную сверку показателей, для чего составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, открытым к определенному синтетическому счету. Запи­си по движению средств на аналитических счетах производят строго на основании тех же первичных документов, что и на син­тетических счетах. Однако если на синтетических счетах отража­ется только сумма операции по документу, то на аналитических счетах для учета используются как количественные, так и суммо­вые показатели. Для отражения движения средств по аналитиче­ским счетам используют оборотные ведомости с разбивкой по видам анализируемых объектов. Ведомость заполняется на основании первичных доку­ментов по приходу и расходу, или движению средств.

После сверки данных аналитического и синтетического учета приступают к проверке правильности записей на всех синтетиче­ских счетах, открытых к балансу организации.

Счета синтетического учета не могут дать общей картины о состоянии средств организации и их источниках без дальнейшей их группировки и обобщения.

С целью контроля за полнотой и правильностью записей на счетах бухгалтерского учета составляются оборотные ведомости по счетам синтетического учета за отчетный период (месяц).

Для свода данных синтетических счетов и взаимной провер­ки правильности записей на них составляется отдельная ведо­мость, в которой отражаются: номер и наименование каждого счета (в порядке возрастания); сумма начального остатка по счету (сальдо начальное); обороты по дебету и по кредиту каждого счета; сумма конечного остатка по счету (сальдо конечное).

Оборотная ведомость синтетических счетов составляется один раз в месяц и содержит данные о состоянии средств органи­зации и источниках их образования.

Ведомость, содержащая все счета с начальным и конечным сальдо, называется оборотной ведомостью синтетических счетов или оборотным балансом организации и может быть использова­на для составления типовой формы баланса по организации. На­чальные остатки - это статьи начального баланса, конечные ос­татки - статьи конечного баланса.

Проверка учетных записей ведется по итогам ведомости. При этом должны быть сохранены следующие равенства оборотной

ведомости:

- итоги начальных сальдо по дебету и кредиту должны совпадать;

- итоги оборотов по дебету и кредиту также должны совпадать;

- итоги конечных сальдо по дебету и кредиту должны совпадать.

С помощью оборотной ведомости могут быть выявлены сле­дующие ошибки:

- записи по дебету одного и кредиту корреспондирующего счета произведены не в одинаковой сумме;

- записи произведены по дебету одного счета и по дебету другого либо по кредиту одного счета и по кредиту другого;

- учтенная по дебету сумма не записана по кредиту счета или наоборот;

- допущена ошибка в подсчете итоговых сумм оборотной ведомости;

- допущена ошибка при подсчете конечного сальдо.

Однако не все ошибки могут быть выявлены с помощью оборотной ведомости, в частности, если сумма операции вовсе не записана ни по дебету, ни по кредиту счетов либо при отражении записи не соблюдена корреспонденция счетов по экономическо­му содержанию. Такого рода ошибки вскрываются путем сверки оборотов каждого синтетического счета с итогом сумм, учиты­ваемых на аналитических счетах, либо с привлечением итогов журналов хронологической записи.

В системе бухгалтерского учета наряду с обычной оборотной ведомостью для проверки и уточнения пра­вильности некоторых записей составляют шахматную оборот­ную ведомость. Запись сумм в шахматную ведомость по столбцам (графам) отражает только кредитовый оборот по счету, а запись по строкам - только дебетовый оборот. Таким об­разом, однократная запись суммы производится на пересечении строки и столбца по дебету одного и кредиту другого счета, что в действительности и есть бухгалтерская проводка. Естественно, эти суммы будут представлять собой не единичную проводку или хозяйственную операцию, а их итог за месяц.

Итоговая сумма по столбцу будет представлять собой кредитовый оборот по счету за месяц, а дебетовые обороты по счету в этом документе будут записаны итогом по строке.

В шахматной оборотной ведомости, как и в обычной, итоги дебе­товых оборотов по всем счетам должны быть равны кредитовым оборотам, т.е. итоговая сумма всех строк должна быть равна ито­говой сумме всех столбцов (граф).

Основным достоинством шахматной оборотной ведомости является представление дебетовых и кредитовых оборотов каж­дого счета в разрезе корреспондирующих счетов. Недостаток шахматной оборотной ведомости в том, что она дает информа­цию только об оборотах по счетам и не содержит данных о на­чальных и конечных остатках по каждому счету, т.е. не отражает баланс организации на начало и конец отчетного периода.