Тема 7: Регистры и формы бухгалтерского учета

1 Назначение и классификация учетных регистров

2 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

3 Формы бухгалтерского учета

1 Назначение и классификация учетных регистров

Поступающие в бухгалтерию организации первичные доку­менты проверяются в части правильности арифметических под­счетов, законности и целесообразности оформленных в них хо­зяйственных операций. Независимо от формы ведения бухгалтер­ского учета накопителем учетной информации является Журнал учета хозяйственных операций с указанием корреспондирующих счетов, записи в котором отражаются на основании первичных документов.

Затем осуществляются регистрация и экономическая группи­ровка данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета.

Для этого сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяй­ственных операциях из первичных документов переносятся в учетные регистры.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группиров­кой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгал­терского учета.

В зависимости от строения учетные регистры делятся на хронологические и систематические. В хронологических регист­рах информация о хозяйственных операциях записывается в по­следовательности их совершения. В систематических учетных регистрах хозяйственные операции группируются по установлен­ным признакам.

Учетные регистры ведутся в виде книг, журналов, ведомо­стей, карточек, машинограмм, отдельных листов и др.

Синтетический учет осуществляется в так называемых син­тетических регистрах, а аналитический - в аналитических реги­страх. Записи в регистрах производятся вручную, а также с ис­пользованием средств вычислительной техники.

Записи по синтетическим счетам, как правило, ведут в жур­налах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машино­граммах-ведомостях, а по аналитическим счетам - в книгах, ма­шинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении анали­тического учета на карточках каждая вновь открываемая карточ­ка регистрируется в особом реестре карточек, который дает воз­можность следить за их сохранностью.

2 Способы исправления ошибочных записей в учетных регистрах

При выполнении записей, связанных с отражением хозяйст­венных операций или составлением отчетов, могут быть допуще­ны ошибки - от описок до неправильных корреспонденции сче­тов. Китайский мыслитель Конфуций говорил: «Лишь та ошибка, что не исправляется».

В бухгалтерском учете существуют документы, в которых исправление не допускается. Это банковские и некоторые кассо­вые документы (приходный и расходный кассовые ордера).

Для исправления ошибок в других бухгалтерских документах существуют различные способы. Законом о бухгалтерском учете и отчетности предусмотрено три способа исправления ошибок:

• метод корректуры;

•метод дополнительных проводок;

• метод «красного сторно», или метод отрицательных чисел.

Метод корректуры применяется в тех случаях, когда ошиб­ка не затрагивает корреспонденцию счетов или когда она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Суть данного метода заключается в том, что ошибочное чис­ло или сумма зачеркивается тонкой линией таким образом, чтобы под зачеркнутым можно было прочесть написанное. После этого сверху или сбоку (на полях) пишется правильное число, а внизу листа делается запись с оговоркой об исправлении следующего содержания: «Исправленному верить. Исправлено (число пропи­сью) на (число прописью)». Ставится дата исправления ошибки и заверяется подписью лица, внесшего исправление. Вносить исправления может лицо, составившее документ, либо его на­чальник.

Как правило, этот метод используется в пояснительных запи­сях к бухгалтерским балансам или в справках бухгалтерии.

Метод дополнительных проводок применяется в тех случа­ях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции преуменьшена (преувеличена).

Суть этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

Метод «красного сторно», или метод отрицательных чи­сел, применяется в тех случаях, когда в учетных записях указана неправильная корреспонденция.

При исправлении такой ошибки неправильная запись повторя­ется по тем же счетам, т.е. повторяется неправильная корреспон­денция в той же сумме, только красным цветом, который означа­ет отрицание в бухгалтерском учете. После этого обычными чернилами отражается запись по соответствующим счетам в соот­ветствующей сумме.

3 Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета следует понимать сово­купность различных учетных регистров (документов) с установ­ленным порядком и способом отражения записей в них.

Основные формы бухгалтерского учета:

мемориально-ордерная;

журнально-ордерная;

упрощенная;

машинно-ориентированная.

При мемориально-ордерной форме учета на основании дан­ных первичных документов составляются мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу по синтетическим счетам. Аналитический же учет ведут в карточках, записи в которых делают на основании пер­вичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании отчетного периода состав­ляются оборотные ведомости, которые сверяют между собой.

Журнально-ордерная форма учета предусматривает ежеднев­ные записи в журналы-ордера данных с первичных документов либо со вспомогательных ведомостей, которые служат для накап­ливания и группировки данных первичных документов. Журна­лы-ордера представляют собой свободные листы большого фор­мата со значительным количеством реквизитов. Каждому журна­лу присваивают определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму, но предусматривают графы, отражающие корреспонденцию счетов.

Месячные итоги каждого журнала показывают общую сум­му оборотов счета, операции которого отражаются в данном журнале.

Хозяйственные операции записываются в журналы-ордера по мере их совершения и оформления документами. Поэтому систе­матизированная их запись в журналах является одновременно хронологической записью. Необходимость ведения специальных хронологических регистров отпадает.

Месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу типовой формы.

При журнально-ордерной форме учета бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составля­ют по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомога­тельных к ним ведомостей.

К недостаткам этой формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на заполнение вручную и затрудняющих механизацию учета.

В последнее время в организациях малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, предусматривающую ведение учета в Главной книге по специальной форме. Применение упрощенной формы позволяет зна­чительно уменьшить трудоемкость бухгалтерского учета. Это достигается за счет объединения записей в книге предлагаемой формы информации регистрационных журналов-ордеров (учета хозяйственных операций) и ведения Главной книги. При регист­рации каждой хозяйственной операции применяется метод двой­ной записи, т.е. отражение операции производится по дебету од­ного счета с указанием кредитуемого счета и по кредиту второго счета с указанием корреспондирующего с ним дебетуемого счета. В обоих счетах в графе «Наименование документа» делается ссылка на первичные документы, на основании которых произво­дится запись. На основании данных Главной книги предложенной формы можно определить наличие в организации хозяйственных средств и источников их образования, составить бухгалтерский баланс и отчетность.

Книга заводится в расчете на год. Ежемесячно в книге под­считывают обороты но счетам и выводят конечные остатки. Еже­месячно по данным Главной книги составляют оборотную ведо­мость, которая, по сути, является оборотным бухгалтерским ба­лансом, а также составляют отчеты в налоговую инспекцию, ста­тистическое управление и Фонд социальной защиты населения. Оборотные ведомости и формы бухгалтерской отчетности подпи­сываются лицами, их заполнявшими.

Если по отдельным группам совершается значительное коли­чество операций, то их можно записывать вначале по соответст­вующим карточкам-счетам, а итоговые данные за месяц записы­вать в Главную книгу.

Исправление ошибок в Главной книге и ведомостях произво­дится по правилам и с применением способов бухгалтерского учета.

Все поступающие в организацию документы, на основании которых производятся записи в Главную книгу, подшиваются в папки и хранятся в организации в течение сроков, определяемых финансовыми органами. Для удобства хранения и использования документов при их ревизии рекомендуются следующие папки -накопители документов:

1. Основные средства.

2. Материалы.

1. Заработная плата.

3. Затраты на производство.

4. Касса.

5. Расчетный счет.

6. Реализация продукции, услуг.

7. Расчеты по распределению прибыли.

8. Расчеты налогов.

Документы в накопители подшиваются в хронологической последовательности.

Применение компьютеров, относительно простых в эксплуа­тации, позволяет создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера.

Автоматизация учетного процесса позволяет обеспечивать высокую точность учетных данных, оперативность учета. Исче­зают многие трудоемкие операции по систематизации, кодирова­нию, обобщению и выверке информации. Отпадает необходи­мость в выводе на бумажные носители большинства учетных ре­гистров, поскольку печатаются только те из них, которые необ­ходимы для текущей работы и заполнения форм отчетности. Ши­роко используются возможности диалогового общения с ЭВМ, получения по запросу необходимых данных. Труд бухгалтера становится более интеллектуальным и творческим.

Автоматизированная форма учета основывается на мето­дологическом, информационном, техническом и организаци­онно-правовом единстве обработки информации по различным участкам, включая получение бухгалтерского баланса и форм отчетности.

В настоящее время организациям предоставлено право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, со­блюдая общие методологические принципы, такие как:

• документальное отражение хозяйственных операций, в том числе и на машинных носителях, имеющих юридическую силу первичных документов;

• стандартизация и унификация документов;

• стоимостная оценка объектов учета;

• экономическая группировка объектов бухгалтерского учета на основе системы счетов;

• обеспечение взаимосвязи между учетными показателями на основе двойной записи и балансового обобщения;

• формирование и составление форм отчетности по единой методике для всех структурных подразделений организации и организации в целом;

• возможность развития системы.