2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

секретариат - рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;

- подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

- составляет проекты планов работы коллегии на основе предложений членов коллегии и начальников структурных подразделений учреждения и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии учреждения;

- готовит материалы к заседаниям коллегии, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

- обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, и извещает о времени их проведения;

- производит оформление протоколов заседаний коллегии, рассылку протоколов и выписок из них;

- осуществляет контроль за исполнением решений коллегии;

- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;

подразделение по рационализации делопроизводства - разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы делопроизводства в аппарате учреждения;

- организует работу по повышению квалификации работников, занятых в сфере делопроизводства;

- разрабатывает инструкцию о ведении делопроизводства в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения;

- разрабатывает перечень нерегистрируемых документов;

- разрабатывает классификатор участков работы и вопросов, решаемых должностными лицами, структурными подразделениями и учреждением в целом;

- составляет сводную номенклатуру дел учреждения и представляет ее руководству на утверждение;

подразделение по контролю исполнения - осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

- осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства учреждения;

- анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства;

подразделение по учету и регистрации корреспонденции - осуществляет учет и регистрацию документов,

- подготавливает для доклада руководству учреждения поступающую в его адрес корреспонденцию;

- наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;

- осуществляет учет документов "Для служебного пользования", находящихся в структурных подразделениях учреждения;

- производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей,

- составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела, законченные делопроизводством, к сдаче в архив учреждения;

подразделение по учету и регистрации писем граждан - осуществляет прием и регистрацию предложений, заявлений, и жалоб граждан;

- готовит на рассмотрение руководству учреждения полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

- направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

- осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителю и организации, от которых поступили эти письма;

- изучает и обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству учреждения предложения по устранению имеющихся недостатков и улучшению этой работы;

- организует прием посетителей;

подразделение по приему и отправке корреспонденции - осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределение ее по структурным подразделениям учреждения;

- ежедневно осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота учреждения;

- производит отправку исходящей корреспонденции;

- осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города;

архив - производит прием, учет, хранение и использование дел, законченных делопроизводством;

- осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

- оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

- осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

- подготавливает дела для сдачи в государственный архив;

- ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций и оказывает методическую помощь подведомственным архивам;

машинописное бюро с корректорской группой - осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

- осуществляет считку и правку перепечатанного материала;

- производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на пишущей машине.

Учреждения с объемом документооборота от 100 тыс. документов в год.

Учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год.

Учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.

Учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так, согласно представленной выше классификации, если объём документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной органи­зации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.