Организация контроля за исполнением документов

Задачи и правила контроля исполнения документов

Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных частей и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на делопроизводственный аппарат учреждения и специально создаваемую в нем контрольную службу. В структурных подразделениях учреждения контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или другое лицо, ответственное за делопроизводство.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и настоящими положениями, с учетом специфики деятельности учреждения и закрепляются в перечне.

По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для определенных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством и примерным перечнем.

В остальных случаях сроки исполнения документов, как правило, не должны превышать 10 дней. Более длительный срок может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан устанавливаются в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов руководителями учреждения и структурных подразделений или указываются в самом документе. При определении продолжительности срока исполнения учитывается содержание документа и практические возможности учреждения.

Индивидуальные сроки фиксируются в резолюции руководителя. Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от типового срока, установленного для данной группы документации, временем исполнения считается индивидуальный срок.

Если во вводящем документе указан срок, к которому предполагается получить ответ, этот срок, как правило, должен соблюдаться.

Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в учреждение.

Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль.

В случае задержки в исполнении документов контрольная служба учреждения обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов.