Передача дел в архив учреждения

В архив учреждения передаются дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) через год после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства учреждения.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденному руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

Если отдельные дела необходимо оставить в делопроизводстве для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждений в течение следующих сроков:

- в архивах высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС и Центросоюза - 15 лет;

- в архивах учреждений: общесоюзного и республиканского подчинения - 15 лет; краевого, областного и окружного подчинения - 10 лет; городского и районного подчинения - 5 лет; в колхозах и совхозах - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в архивах учреждений 40 лет, записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архивов учреждений в государственные архивы.

Главным архивным управлением при Совете Министров СССР предоставлено право главным архивным управлениям и архивным управлениям союзных республик определять категории учреждений, от которых производится или не производится прием документов в государственные архивы, а также устанавливать категории документов, подлежащих государственному хранению.

Приложение 1

Настоящим положением руководствуются учреждения I, II, III и IV категории.

1. Общие положения

1.1. Канцелярия осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в учреждении и является его самостоятельным структурным подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю учреждения.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем учреждения.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

- действующим законодательством;

- постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР и союзных республик;

- распорядительными материалами вышестоящих организаций;

- положением о данном учреждении;

- основными положениями ЕГСД;

- правилами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений;

- инструкцией по ведению делопроизводства, утвержденной руководством учреждения;

- положением о канцелярии.

1.5. Канцелярия имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные задачи и функции

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении в соответствии с основными положениями ЕГСД.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

- обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству учреждения;

- организация работы заседаний коллегии учреждения и контроль за выполнением принятых ею решений;

- осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

- оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

- осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

- обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в учреждении и подведомственных ему организациях;

- организация подготовки и повышения квалификации работников делопроизводства;

- организация работы по приему руководством учреждения посетителей по личным вопросам.