Оформление дел

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нумеруются, уточнение обозначений на обложках не производится, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле (приложение 19). Внутренняя опись помещается в начале дела и включает указание индексов документов, краткого содержания, дат и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно; их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Внутреннюю опись рекомендуется составлять для дел постоянного хранения, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержания.

Обложка при заведении дел оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72.

По окончании делопроизводственного года в оформление обложки дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) вносятся необходимые уточнения:

- если название учреждения (его структурного подразделения, вышестоящего ведомства) изменилось или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается название этого учреждения (структурного подразделения);

- в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера; указывается подлинность или копийность документов; если дело с перепиской состоит из нескольких томов, то заголовок по номенклатуре в каждом томе уточняется указанием корреспондента, автора, территории и др.; для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются и на обложках, если это необходимо для быстрого поиска документов в последующем;

- если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, чем год образования дела, на его обложке под датой делается оговорка: "имеются документы за такие-то годы";

- из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле;

- при внесении дел в опись на обложке дела проставляется номер дела по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номер описи и фонда.

Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По сложным вопросам, связанным с оформлением дел, подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с соответствующим государственным архивом.

Описание документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет)

По окончании делопроизводственного года проводится отбор документов постоянного хранения, которые подлежат включению в опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения не позднее, чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например, годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1973 года, представляется на рассмотрение ЭПК не позднее 1976 года).

Примечание. Учреждения, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составлять раздел описи, включающий дела за 2-3 года.

На дела временного хранения (свыше 10 лет) составляются отдельные описи по тому же принципу.

Описи составляются раздельно на дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) и на дела по личному составу. Дела по личному составу со сроками хранения "постоянно" могут по согласованию с архивными учреждениями включаться в описи на дела постоянного хранения.

Описи составляются делопроизводственным персоналом структурных подразделений учреждения при методической помощи архива учреждения, а в необходимых случаях - архивного учреждения.

Описи составляются: на дела постоянного хранения учреждения в целом либо на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Конкретный вариант составления описи согласовывается с государственным архивом, в который учреждение передает документы на хранение.

Опись ведется с единой валовой нумерацией в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с соответствующим архивным учреждением.

В годовом разделе описи дела канцелярии располагаются в начале описи, а общественных организаций - в конце описи. В годовой раздел описи подлежат внесению дела постоянного хранения, которые не завершены делопроизводством в течение года. В этом случае в конце годовых разделов описи каждого следующего года, в течение которых дело продолжалось делопроизводством, необходимо указывать: "Документы по данному году см. также в разделе за ___ год, N _____".

Годовые разделы описей на дела постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются лицом, ответственным за делопроизводство, подписываются председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовываются с руководителем учреждения.

Два экземпляра годового раздела описи на дела постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующее архивное учреждение. Первый экземпляр описи после утверждения остается в государственном архиве, второй возвращается учреждению.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи учреждение обязано в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Описи на дела временного хранения (свыше 10 лет) составляются в двух экземплярах, оформляются аналогично описям на дела постоянного хранения, в архивное учреждение не направляются.

При передаче документов на государственное хранение описи должны иметь оглавление, список сокращенных слов, предисловие, указатели, заверительный лист. Опись на дела временного хранения (свыше 10 лет) состоит из тех же элементов. Заглавный лист описи составляется при первой передаче дел в государственный архив.

Каждое дело (том) имеет по описи самостоятельный порядковый номер. Дела в описях рекомендуется систематизировать в соответствии с номенклатурой дел (в эту систематизацию могут быть внесены уточнения). Документы по личному составу систематизируются в описи по алфавиту, тематике, хронологии.

Обеспечение сохранности документов

Лица, ответственные за ведение делопроизводства, призваны обеспечить сохранность документов.

Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив учреждения или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающих их сохранность.

Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.