Ведение контроля за исполнением документов

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках. В качестве контрольных карточек используются дополнительные экземпляры регистрационных карточек, изготавливаемых при постановке документов на контроль.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся во внутренних распорядительных документах, осуществляется также с помощью карточек. Контрольные карточки могут заводиться и на поручения руководства учреждения, отданные в устной форме. На контрольных карточках и на контролируемых документах проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль". Для отметки о контроле ГОСТ 6.39-72 отведено определенное место на левом поле бланка.

Карточки группируются в специальной контрольной картотеке или в соответствующем разделе справочной картотеки по срокам исполнения.

Данные о ходе исполнения документов, полученные посредством телефонного запроса или при произведенной проверке структурного подразделения-исполнителя, вносятся в графу "Контрольные отметки" контрольной карточки. При этом прежние записи не зачеркиваются.

В учреждениях I и II категории составляются и направляются в структурные подразделения-исполнители перечни не исполненных в срок документов (приложение 13). После заполнения соответствующих граф перечни возвращаются в контрольную службу.

В учреждениях с большим объемом документооборота контроль за исполнением документов мажет производиться с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники.

В учреждениях II и III категории для контроля за исполнением документов могут применяться ручные перфокартотеки (с краевой перфорацией и щелевые).

Контроль за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан осуществляется по картотеке писем граждан или по специальному разделу справочной картотеки.

Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, заводится отдельная контрольная картотека или выделяется специальный раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов.

Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на его копии при регистрации (если этот срок не указан в самом тексте документа).

Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнения делается на самом документе-запросе и контрольной карточке.

После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку.

Формирование дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел, как правило должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Децентрализованное формирование дел допускается в учреждениях I и II категории при территориальной разобщенности структурных подразделений, а также в необходимых случаях, вызываемых спецификой деятельности учреждения.

Структурные подразделения учреждения в централизованном порядке группируют в дела документацию по профилю своего подразделения. В учреждениях III и IV категории канцелярия осуществляет формирование дел всего учреждения. Во всех категориях учреждений не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей. При формировании дел требуется строго соблюдать их объем и состав документов, которые должны помещаться в данное дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов проверяется правильность оформления документов (наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело N..." и т.п.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30-40 мм толщины).

В дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие дела. Приложения большого объема следует группировать в отдельные тома. Небольшие приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся.

Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации (нумерации) и т.п. Эти принципы могут варьироваться и комбинироваться.

Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения).

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы располагаются в начале дела. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет канцелярия учреждения.