39. Создание таблиц в ms Access. Режимы просмотра.

При создании базы данных данные сохраняются в таблицах — списках строк и столбцов, относящихся к конкретной области. Например, можно создать таблицу «Абоненты» для сохранения имен, адресов и телефонных номеров. Определение структуры базы данных необходимо всегда начинать с создания ее таблиц. Таблицы создаются раньше любых других объектов базы данных. Таблицу можно создать с помощью создания новой базы данных, вставки таблицы в существующую базу данных, а также импорта или создания ссылки на таблицу из другого источника данных, такого как книга Microsoft Office Excel 2007, документ Microsoft Office Word 2007, текстовый файл или другая база данных. При создании новой базы данных в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем можно ввести данные, чтобы начать определение полей. Создание в новой БД: Microsoft Office – Создать – Имя файла – Создать. Создание в существующей БД: Microsoft Office – Открыть Открытие файла базы данных – База данных – Создание – Таблицы – Таблица. Существует четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы, режим Конструктора, режим Сводной таблицы и режим Сводной диаграммы. В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

40. Сортировка и фильтрация записей в таблицах.

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого нужно выбрать поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов. Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

41. Способы документирования моделей в аис.

Логическая, иерархическая и сетевая модели позволяют описать: 1) взаимосвязи между объектами по принципу иерархии объектов в виде связанного графа; 2) любой объект может выступать как в роли главного, так и в роли подчиненного, и данные представляются в виду записей. Для документирования логической модели применяются различные виды диаграмм, среди которых можно выделить модель моделирования «сущность-связь», ER-диаграммы, поскольку в ER-диаграммах используются сущности, атрибуты сущностей, ключи сущностей, связи, их типы и виды.

42. Схема данных в MS Access. Обеспечение целостности данных.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия: 1)Связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс; 2)Связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует два исключения. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля (FieldSize) указано значение "Длинное целое". А также поле счетчика можно связать с числовым полем, если и в обеих ячейках свойства Размер поля (FieldSize) задано значение "Код репликации". 3)Обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Microsoft Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно. Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам: 1)Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. 2)Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, невозможно удалить запись из таблицы "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к данному сотруднику. 3)Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной. Например, невозможно изменить код сотрудника в таблице "Сотрудники", если в таблице "Заказы" имеются заказы, относящиеся к этому сотруднику. Параметры целостности задаются установкой флажков Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. При создании в Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определенные в схеме данных, при создании форм, запросов, отчетов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц.