7 Июня 2007 г

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (круглой, гербовой).

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26 Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

А.А.Бабалич

25-84-43

28.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные:

- ссылку на его дату и номер, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;

-слова «В дело»;

-номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

30.Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Текст документа на бланке формата А4 (210х297мм) печатается через полтора межстрочных интервала. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Основные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Реквизиты документа также отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами

ТЕМА № 3. Документооборот. Правила регистрации, систематизации и хранения служебных документов.

ВОПРОСЫ:

1.Понятие документооборота документации.

2.Правила регистрации, систематизации и хранения служебных документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки адресату, или до сдачи дел в архив. Организация документооборота зависит от масштаба деятельности учреждений, его функций, количества звеньев управления и объема документооборота. Объем документооборота складывается из числа исходящих, входящих и внутренних документов за определенный период (обычно за год). При этом отдельно учитываются копии документов. Общий объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражается количество основных документов, а в знаменателе – число экземпляров их копий.

Согласно основному положению Единого Государственного Стандарта Документов (ЕГСД) документооборот документов делится на четыре категории:

1. объем документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

2. от 25 до 100 тысяч;

3. от 10 до 25 тысяч;

4. до 10 тысяч документов в год.

Следственная практика также идет по пути типизации уголовно-процессуальных документов. Так, следователи МВД и лица, производящие дознание, используют при написании уголовно-процессуальных документов стандартные бланки (бланк – лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию –ГОСТ 16487-70, утвержденные распоряжением МВД СССР № 200 от 09.09.1970 г. «Единые образцы бланков и документов, составляемые следователями при расследовании преступлений».

Анализ учета рабочего времени руководителей показывает, что значительную его часть они уделяют чтению и просмотру поступающих документов. Основные этапы документооборота: прием документов, их первоначальная обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, рассмотрение, направление в структурное подразделение, организация доставки документов, исполнение, согласование и подписание отчетных документов, подготовка документов к отправке, отправка документов, сдача документов в архив.

Требования к бланкам документов и оформлению документов.

Как отмечалось выше, документы изготавливаются на бланках двух основных видов: А4 и А5, однако допускается использование еще двух форматов А3 и А6 по ГОСТ-9327.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее

( в редакции Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст).

Бланки документов следует составлять на белой нелинованной бумаге или бумаге светлых тонов. Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью вычислительной техники ЭВМ, ПК) непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ, порядок изготовления которых мы рассмотрим ниже.

Бланки документов проектируют в соответствии с правилами, установленными ГОСТ.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право на подпись.

Общий бланк в зависимости от учредительной документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. тему № 2).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ, зон расположения реквизитов 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 14 и при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, целесообразно использование продольного бланка, при этом реквизиты 08, 09, 14 печатаются на двух языках: русском (слева) и национальном (справа)) на одном уровне продольного бланка.

При изготовлении документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа (см. предыдущие темы).

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники (компьютера).

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее- организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

При поступлении бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-дата поступления;

-номер сопроводительного документа;

-наименование организации-поставщика гербовых бланков;

-количество экземпляров;

-серии и номера гербовых бланков;

При выдаче бланков:

-наименование вида гербового бланка;

-количество экземпляров;

-серия и номера гербовых бланков;

-наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица – получателя гербовых бланков;

-расписка в получении;

-примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации (канцелярия, секретариат, отдел кадров).

Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел организации. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации, а о результатах проверки делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи в ней. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

ТЕМА № 4. Язык и стиль служебного документа.

ВОПРОСЫ:

1.Особенности официально – делового языкового стиля.

2.Стиль юридической документации. Структура служебного документа.

3.Редактирование и форматирование текста.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления или расследования уголовных дел применительно к процессуальной форме юридических документов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из:

-получения информации;

-ее переработка;

-анализа подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Если в организации отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки, что приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1.Сокращение информационных потоков до оптимального минимума;

2.Обеспечение упрощения и удешевление процесса сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

Таким образом, для любой организации, учреждения жизненно важно постоянное совершенствование документационного обеспечения управленческой деятельности, т.к. это напрямую влияет на качество принятого решения.

С ростом масштабов организации или предприятия и численности их сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

-руководство теряет целостную картину происходящего;

-структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

-это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;

-приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;

-для производственных предприятий, увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;

-оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

В итоге предприятие перестает расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит часто экстенсивным путем за счет ранее созданной прибыли или увеличения дефицита государственного бюджета.

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации начинают делать массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Таковой является проблема выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение состоит в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ), секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или «руководителя». Основным недостатком при таком подходе является отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных процедур.

Язык и стиль управленческих служебных и, в первую очередь, юридических документов должен быть грамотным, деловым, точным с учетом всех необходимых элементов и реквизитов о которых мы говорили выше.

Текст организационно-распорядительных документов оформляется в виде анкет, таблиц, связного текста, а также в виде соединений этих форм.

При составлении текста в виде анкеты, наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего времени.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующей странице печатают только номера граф. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа. В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащие описание или оценку фактов (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

В письмах используются следующие формы изложения:

-от первого лица единственного числа;

-от первого множественного числа;

-от третьего лица единственного числа.

Как отмечалось выше текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала; на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Необходимо также учитывать и необходимые правила составления и печати документов, но уже после редактирования документа.

Что такое редактирование?

Из потребностей практики еще на рукописной стадии изготовления какого-либо документа возникла корректура (от лат.correctico –исправление, улучшение, поправка) – простейшая форма редактирования.

С течением времени сформировалось и само понятие редактирования, которое включает в себя анализ текста, проверку и уточнение представленных в нем сведений, оценку и улучшение стиля изложения.

Сам термин «текст» (от лат. Textus) означает связь, буквально – «ткань». Поэтому, говоря о тексте рукописи, мы имеем в виду его «языковую ткань», которую легко повредить неосторожным прикосновением. Чтобы понять текст, недостаточно понять значение изолированной фразы: каждая словесная конструкция включает в себя (должна, во всяком случае) значение предыдущей, т.е. главное в смысловом отношении слово предложения, заключающее в себе новое значение о предмете мысли, в следующем предложении повторяется. Таким образом, синтаксическая структура рассуждения отражает движение, развитие, сцепление мыслей.

Типичные ошибки, встречающиеся в текстах научной и учебной литературы.

Очень часто перегруженность текста происходит от употребления оборотов речи, содержащих однозначные и потому лишние слова, например: в ноябре месяце, свободная вакансия, непосредственный очевидец, специфические особенности или часто употребляемое –«семинарские занятия» (хотя понятие «семинар» и означает групповые практические занятия под руководством преподавателя).

Необходимо быть внимательным также и при выборе предлогов.

Например, предлоги «для» и «по»- не синонимичны. Предлог «по» не имеет целевого значения и в предложении «что делается для предупреждения преступления» употребление предлога «по» было бы неуместным.

Но и среди синонимичных предлогов ввиду, в связи, в силу, по причине, из-за, выражающих причинные отношения, всегда можно выбрать тот, который в данном случае предпочтительнее, учитывая смысловые оттенки, например лучше сказать «ввиду предстоящей конференции», чем «вследствие» и наоборот, лучше –«вследствие болезни», чем «ввиду».

Заметим, что написание предлога «ввиду» отличается от написания «иметь в виду», а слова «согласно», «вопреки», «благодаря»требуют дательного, а не родительного падежа, поэтому – согласно приказу, но не приказа.

При выборе предлога в сочетании «в целях-с целью» необходимо учитывать, что сочетание «с целью» употребляется только с глаголами (с целью осуществить), а «в целях» – с отглагольным существительным (в целях осуществления). Чтобы избежать повторения их в тексте можно использовать предлог «для» (для осуществления…).

Довольно часто неправильно употребляются однокоренные слова, близкие по значению, но различные по образованию: с разными приставками, суффиксами и т.д.

Так, глагол «наложить» в значении «подвергнуть чему-нибудь», «обязать», «назначить, предписать что-нибудь» употребляются в ограниченном круге устойчивых сочетаний, например: «наложить штраф», «наложить взыскание». Несовершенный вид этого глагола «налагать», а не «накладывать». Поэтому неправильным будет выражение «накладывать штраф», вместо «налагать штраф (взыскание)».

Необходимо быть внимательным при написании следующих выражений:

Правильно		Неправильно
Возбудить уголовное дело	но не	Завести уголовное дело
Отложить разбирательство дела	но не	Отложить дело
Изменение квалификации преступления	но не	Завышение квалификации преступления
Усилить или смягчить наказание	но не	Сократить, удлинить наказание
Записать собственноручно показания	но не	Дать собственноручные показания
Уголовные дела соединяют и выделяют	но не	Объединяют и разделяют
Меры наказания: основные и дополнительные (может быть условное осуждение)	но не	Условные и безусловные
Наказание назначают	но не	Определяют
На имущество налагают арест	но не	Арестовывают
Приговор остается без изменений	но не	В силе
Смертная казнь – исключительная мера наказания	но не	Высшая
Суд рассматривает и исследует доказательства	но не	Изучает
В суде ходатайства заявляют	но не	Возбуждают
В кассационной инстанции дают объяснения	но не	Показания
Иск представляют	но не	Выносят
Похищают конкретное имущество (хищение направлено только против собственности)	но не	Собственность
Осудить на 3 года или приговорить к полутора годам	но не	Дать три года
Приговорить к лишению свободы	но не	Осудить к лишению свободы

На практике также часто возникают вопросы, связанные с нормативным правописанием (орфографией, пунктуацией), например:

1.В каких случаях слово «однако» выделяется запятыми?

Если оно является вводным и стоит в середине или в конце предложения.

В начале предложения оно имеет значение противительного союза «но», поэтому запятая не ставиться.