Важнейшие виды разделения задач управления:

функциональное разделение - разделение по функцио­нальным областям на верхних уровнях иерархии и соответ­ственно по операциям, процедурам и приемам на нижних уровнях;

дивизиональное разделение - разделение по сферам биз­неса, прежде всего по продуктовым группам или группам по­требителей;

региональное разделение - разделение по регионам и прежде всего по областям сбыта;

фазовое разделение - разделение по фазам выполнения задач;

комбинация различных видов разделения задач.

Масштабы и формы делегирования в конечном счете оп­ределяют степень централизации систем менеджмента в ор­ганизации, развитие инициативы, самостоятельности и хозяй­ственной ответственности подразделений и их руководителей.

8.4. Самоменеджмент руководителя

Эффективность труда менеджера во многом зависит от соответст­вующих усилий по улучшению своей деятельности - самоменеджмента. Он позволяет оттачивать умение работать умнее, правильнее, рациональнее.

Самоменеджмент - это прежде всего самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широ­ком смысле слова - во времени, пространстве, деловом общении. Данная формулировка означает последовательное и целенаправленное применение испытанных методов и приемов в повсе­дневной практике в целях оптимального использования ресурса времени. Руководитель должен уметь так организовать свой труд, чтобы его эффективность была максимальной. Но чтобы добиться этого, менеджер должен постоянно анализировать свои действия:

• как он распределил работы по управлению между собой и за­местителями;

• как планирует свое время и улучшает его использование;

• как слушает, говорит, умеет ли вдохновлять людей;

• как организовано его рабочее место, включая информацион­ное обеспечение;

• как улучшить стиль и методы работы.

Работу по улучшению использования времени менеджера реко­мендуется проводить в трех аспектах: изучение трудовых навыков, оценка рациональности использования времени, составление плана использования времени и выполнения его.

Изучение трудовых навыков. Прежде чем рассматривать рекомендации по организации рабочего времени, назовем основные виды его непроизводительного расходования. Они делятся:

• на присущие нам - недостаток опыта, уровня образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня;

• на не зависящие от нас - избыток совещаний, на которые мы приглашены, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций.

В качестве первых шагов к повышению организованности полез­но провести самофотографию своего рабочего дня - записывать вы­полняемые дела с указанием затраченного на них времени.

Просуммировав зафиксированные затраты времени за день, каж­дый почти наверняка ежедневно не досчитается нескольких часов. Это показывает наличие личных резервов и подтолкнет к их выявлению и использованию. Накопив данные за неделю, можно будет знать струк­туру затрат времени и соотношение «затраты - результаты». Сравне­ние таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет рост эффективности использования времени.

Оценка рациональности использования времени. Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ (характерные для данной должно­сти) и определить их удельный вес к общим затратам, например, сколько времени тратится:

• на получение необходимой информации;

• распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;

• советы и помощь подчиненным;

• подготовку докладов (официальных и неофициальных) руко­водству;

• разрешение проблем, возникающих у подчиненных;

• прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Кроме того, можно будет определить, сколько времени тратится на решение повторяющихся задач и сколько на одноразовые, ре­шающие действия. Оценивая одноразовые задачи, можно избегать оши­бок, учитывать причины успехов и неудач. Анализ каждодневной по­вторяющейся работы поможет найти добавочное время для повыше­ния квалификации за счет передачи части обязанностей подчинен­ным. В последнее время при разработке режимов труда менеджеров больше внимания уделяется выделению времени для самостоятель­ной работы.

Руководите­ли всех рангов должны постоянно иметь перечень первоочередных задач, разделенных на три категории: требующие срочного решения, решения в обычные сроки и решения по мере возможного. Необхо­димым условием для руководителя является неукоснительное соблю­дение сроков, им же установленных.

Одним из эффективных способов экономии рабочего времени является ограничение так называемой политики открытых дверей.

Количество посещений может быть сокращено, если подчинен­ные усвоят, что при каждом посещении руководитель спросит у них: в чем суть проблемы? какие препятствия на пути решения? что конкретно они предлагают? почему?

Составление планов работы. В практике планирования работы | менеджеров различают:

• долгосрочные планы работы, которые охватывают годовой период, но содержат также отдельные задачи, требующие для выполнения несколько лет;

• рабочие планы по основным задачам на срок от трех до шести месяцев, с учетом долгосрочных планов и других документов;

• месячные или недельные распорядки дня, содержащие графи­ки работ на каждый день.

Первые два вида - это личные планы работы менеджера. Они со­держат только те вопросы, на решении которых менеджер концен­трирует свое внимание. Третий вид отражает распорядок работы ор­ганизации.

Необходимо на каждый день составлять перечень задач по степени важности и стараться каждый день решать их в такой же очередности.

В процессе рабочего дня следует делать перерывы тогда, когда это нужно, а не когда появится возможность, чтобы не изнурить себя до предела и не потерять значительно больше времени.

Недельный план должен содержать следующие основные тре­бования:

• обеспечение эффективного взаимодействия менеджера с персоналом данной и внешних организаций;

• достаточная конкретность, но без лишней детализации;

• сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;

• достаточная гибкость, допускающая в необходимых случаях перестройку в зависимости от конкретных условий;

• обеспечение личного рабочего времени менеджера.

Последнее требование очень часто упускается из виду во многом по вине самого менеджера. Личное время менеджера необходимо ему для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, анализа текущих дел, требующих особого подхода. Если не отводить на это специальное время, то вопросы такого рода не получат эффек­тивного решения. Во время личной работы менеджер может иметь контакты с сотрудниками, но они должны проходить исключительно по инициативе самого руководителя.

В реальной обстановке возникают ситуации, приводящие к тем или иным отклонениям от планового графика. Требование гибкости как раз и означает возможность его перестройки в зависимости от конкретных условий.