Тема 4. Организация в системе управления

1. Понятие организации как функции управления и ее основные характеристики.

2. Виды организационных структур.

3. Распределение полномочий между подразделениями и работниками на основе делегирования.

4. Структуры идеального типа.

4.1. Понятие организации как функции управления и её основные характеристики

Организация представляет собой процесс создания структуры предприятия, которая дает людям возможность эффективно работать вместе для достижения общих целей. Организация как процесс – это функция, которая связана с систематической координацией многих задач и формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.

Организовать значит, во-первых, построить организацию, то есть расположить все ее элементы по уровням и функциональным областям в соответствующие подразделения и, во-вторых, связать все элементы через полномочия, обеспечив их взаимодействие.

Построение организации – это создание ее структуры. Организационная структура объединяет человеческие и материальные ресурсы, упорядочивает связи между ними, должны соответствовать целям и условиям функционирования объекта управления.

Структура организации подразделяется на два вида: производственную и управленческую.

Производственная структура представляет собой совокупность подразделений, в которых осуществляются основные, вспомогательные и обслуживающие процессы.

Управленческая структура или организационная структура системы управления есть совокупность людей и групп людей, выполняющих функции управления. Она определяется как совокупность подсистем, объединенных иерархическим взаимосвязями, обеспечивающими распределение функций управления для достижения целей организации.

Организационную структуру системы управления определяют следующие характеристики:

• количество звеньев управления;

• количество уровней иерархии;

• степень централизации (децентрализации) управления;

• делегирование полномочий;

• норма управляемости.

Звено управления - это организационно обособленный, самостоятельный орган управления, выполняющий определенные функции управления. Связи между звеньями одного уровня иерархии называются горизонтальными и выражают отношение взаимодействия (координации).

Уровень иерархии – это группа звеньев, в которых лица, принимающие решения, имеют одинаковые полномочия. Связи между уровнями иерархии называются вертикальными и выражают отношение подчинения нижних уровней иерархии верхним. Для каждого звена управления связи со всеми подчиненными ей уровнями называются внутренними, а остальные – внешними.

Степень централизации (децентрализации) управления. Система управления называется централизованной, если принятие решений осуществляется только в центральном (старшем) органе системы. Центральный орган управления имеет право распоряжаться всеми материальными, финансовыми и людскими ресурсами организации, принимать решения по целеполаганию, перераспределять ресурсы из одной части системы в другую, координировать деятельность всех ее частей.

Система управления называется децентрализованной, если решения принимаются отдельными элементами системы управления независимо от других элементов и не корректируются центральным органом управления. В децентрализованной системе управления органы управления максимально приближены к объектам управления.

В организациях обычно часть решений принимается централизованно, а часть - децентрализовано.

Делегирование полномочий – передача части функций и прав принятия решений нижестоящим уровням управления. В этом случае подчиненный действует от имени начальника, но ответственность перед вышестоящими органами полностью сохраняется за руководителем, делегировавшим сои полномочия.

Норма управляемости – число непосредственно подчиненных, которыми может эффективно управлять один руководитель.

Норма управляемости зависит от многих факторов: уровня управления; вида технологии; типа производства; конструктивной сложности продукции; распространенности стандартизированных процедур; уровня компетентности руководителей и подчиненных; интенсивности взаимодействия между группами или отдельными подчиненными; пределов, в которых руководитель выполняет работы неуправленческого характера; сходства или различий в деятельности подчиненных и др.

Есть разные подходы к определению нормы управляемости. Одним из первых исследователей нормы управляемости был Федор Романович Дунаевский – директор существовавшего в 20-е годы в Г. Харькове Всеукраинского института труда. Он называл ее «административная емкость». Ее наличие он связывал с наличием бюрократической структуры организации – удаленностью и оторванностью центра управления от своей периферии и использовании промежуточного звена. Еще Наполеон считал, что нормальный администратор не может иметь под непосредственным руководством более, чем 5 подчиненных, и это число пять он принимал за основание для конструкции своей иерархии. Это представление отразилось и на теории менеджмента организации. Так, А. Файоль принимал число 5 как основание для расчета индустриальной и всякой иной администрации.

Французский математик В. Грейкунас в 1933 г. утверждал, что норма управляемости определяется количеством контролируемых взаимоотношений и взаимосвязей в организации между руководителями и подчиненными. При двух подчиненных совокупность контролируемых связей равняется 6, при трех – 18, четырех – 44, пяти – 110, десяти – 5210 и т.д.

В соответствии с различными подходами и факторами в настоящее время, как правило, имеют место нормы управляемости для различных уровней управления и функциональных областей от 3 до 21 человека.

Структура не возникает спонтанно. Существуют следующие принципы структуризации, лежащие в основе формирования оптимальной структуры управления:

• целеполагание;

• приоритет функций над составом звеньев;

• приоритет объекта над субъектом;

• первичность миссии, целей, комплекса функций;

• положение организации во внешней среде;

• адаптивность;

• полная координация;

• минимум сложности, оптимальное число уровней;

• единоначалие;

• информационное обеспечение руководителей;

• оптимальность информационной нагрузки на персонал.

В целом, структура организации должна быть не громоздкой, понятной, обеспечивать достижение целей организации.

Применяют различные методы построения организаций.

Метод аналогий: организационная структура системы управления создается по аналогии со структурами организаций, осуществляющих аналогичную деятельность.

Экспертный метод: структура формируется исходя из современных передовых тенденций организационного проектирования.

Метод структурирования целей: формируется система (дерево) целей, для реализации которых определяются функции, под выполнение которых создаются структурные подразделения.

Метод игрового моделирования: формируются различные модели организации и проигрываются варианты наиболее предпочтительного соответствия структуры реальному функционированию организации.