- •Управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •Список литературы:
1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и стандартизация.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники.
Унифицированная система документации (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требования, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:
- унифицированная система организационно-распорядительной документации;
- унифицированная система банковской документации;
- унифицированная система финансов, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
- унифицированная система отчетно-статистической документации;
- унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
- унифицированная система документации по труду;
- унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
- унифицированная система внешнеторговой документации.
Работа по унификации документов включает:
разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:
внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Результат проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы – стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Установлены следующие категории стандартов:
государственные стандарты (ГОСТ);
отраслевые стандарты (ОСТ);
республиканские стандарты (РСТ).
Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.
Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.