- •Управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •Список литературы:
Современное деловое письмо
2.1. Правила оформления делового письма
Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
Служебные письма оформляются на бланках писем, которые вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используют следующие формы изложения текста:
- от первого лица единственного числа (прошу);
- от первого лица множественного числа (просим);
- от третьего лица единственного числа (предприятие просит);
- от третьего лица множественного числа руководство предприятия и трудовой коллектив просят).
Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации.
На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников организации, рассматривавших письмо, а в дальнейшем – отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой документационного обеспечения управления) и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.2. Классификация деловых писем
Исходя из результатов анализа деловой переписки все деловые письма можно разделить на три базовых классификационных категории:
а) официальнее деловые письма;
б) частные деловые письма;
в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки.
В свою очередь классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального назначения может быть продолжена:
а) по официальным деловым письмам:
1) письма-просьбы;
2) письма- ответы;
3) письма-запросы;
4) письма-напоминания;
5) письма-заявления;
6) письма-подтверждения;
7) сопроводительные письма;
8) договорные письма;
9) письма-предложения;
10) письма-приглашения;
11) письма-рекламации (претензии);
12) информационные письма;
13) гарантийные письма;
14) презентационные письма;
б) по частным деловым письмам:
1) письма-поздравления;
2) письма-приглашения;
3) письма-извинения;
4) письма для выражения сожаления и соболезнования;
5) письма по случаю представления;
6) письма по случаю отъезда;
7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений;
8) благодарственные письма;
9) рекомендательные письма;
10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.д.);
11) письма-открытки;
12) письма-отказы;
13) письма для обращения в различные инстанции;
14) письма-резюме.
Дадим краткую характеристику наиболее распространенных в деловой переписке видов деловых писем.
Письмо-просьба – для изложения какой-либо просьбы, связанной с осуществлением предприятием своей деятельности. Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения.
Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления. В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Просим …:
Вас проверить качество изготовления станков»
выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу»
включить в план изобретений».
«Прошу …:
принять меры…»
направить данные о сроках поставки …»
направить нам договор…»
подтвердить по телефаксу получение документов».
Письмо-ответ (отказ) – для информирования клиента об отказе на предыдущую просьбу с указанием причины.
Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);
3) констатация отказа.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
«Ваше предложение отклонено по следующим причинам…»
«Считаем нужным сообщить Вам…»
«Предлагаемые Вами сроки проведения…»
«Ваше предложение не получило поддержки».
Письмо-напоминание - для целенаправленной передачи адресату какой-либо конкретной информации, в тех случаях, когда не удается это сделать с помощью телефонных переговоров или личного контакта. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения.
Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола (напоминать». Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:
«Напоминаем, что:
по проекту совместного строительства Вы должны…»
«Напоминаем Вам, что…
Ваша задолженность по оплате … составляет…»
«Несмотря на неоднократные напоминания…,
Ваша фирма до сих пор не предоставила …»
мы до сих пор не получили…».
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.
В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:
«Подтверждаем…:
получение документов на…»
Ваши условия поставки оборудования…»
«С благодарностью подтверждаем …:
получение Вашего письма от…»
получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…»
«ООО «ФРЕЗЕР» подтверждает…:
свой запрос о строительстве объектов ЖКХ….»
Условия поставки холодильного оборудования…».
Сопроводительное письмо – документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправляемых материальных ценностей. Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием точных характеристик (названия, количества страниц и т.п.).
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5.
Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
1. Направляем заявку на … необходимых Вашему заводу в 2009 г. для….
2. Высылаем наложенным платежом…
3. Возвращаем проект … на … стр. со следующими замечаниями…
4. Представляю на утверждение проект плана…
5. Направляем протоколы испытания… Испытание показало следующие результаты…
Договорные письма. Договорное письмо является разновидностью сопроводительного письма, которое подтверждает факт отправки договора.
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия – продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос.
Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.
Информационное письмо – для развития деловых отношений с новыми партнерами, т.е. информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества по возможно широкому кругу направлений. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации или учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Письмо-поздравление – для отправки поздравлений по поводу дней рождения, назначения адресата на более престижную должность, годовщиной сотрудничества и др.
Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на совещание, заседание и конференцию и т.д.
Рекомендательное письмо – для рекомендации должным образом то или иное лицо (не участвующее в переписке) адресату.