- •Управленческих документов
- •1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности
- •1.2. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •1.3. Виды документов и их классификация
- •1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов
- •1.5. Требования к подготовке документов
- •Современное деловое письмо
- •2.1. Правила оформления делового письма
- •2.2. Классификация деловых писем
- •2.3. Международные письма
- •3. Документирование организационно- распорядительной деятельности
- •3.1. Организационные документы
- •3.2. Распорядительные документы
- •Список литературы:
3.2. Распорядительные документы
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении любых форм собственности.
Все распорядительные документы носят административный характер.
Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.
В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:
- постановления;
- приказ;
- распоряжение;
- указание;
- протоколы;
- решение.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:
изучение существа вопроса;
подготовка проекта документа;
согласование проекта документа;
подписание, документа.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
герб РФ или субъекта;
наименование организации, издавшей документ;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
дата документа, регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы согласования документа.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач.
По юридической природе приказ может быть:
- нормативным актом управления (содержащий нормы права);
- актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).
Это самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Он издается в следующих ситуациях:
-создания структурного подразделения;
- ликвидация структурного подразделения;
- реорганизация структурного подразделения;
- утверждение положений, инструкций.
Следовательно, посредством приказа руководство ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей:
- констатирующей;
- распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть несет основную нагрузку. Текст в этой части излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллективном постановлении, «Решает» - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.
В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.
Распоряжение – это правовой акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы:
- распоряжения общего, длительного действия;
- распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.
Полностью подготовленные документы представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. С момента подписания распорядительные документы вступают в силу.
Указание – это распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах года.
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат:
оперативные совещания;
заседания советов;
заседания различных комиссий;
собрания рабочих, служащих и структурных подразделений;
собрание общественных организаций и т.п.
Протокол ведется во время прохождения событий (заседаний, собраний, комиссий). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений.
В протоколе указываются следующие реквизиты:
наименование ведомства, учреждения, структурного подразделения;
указание вида документа (протокола);
дата заседания, номер;
текст протокола.
Текст протокола подразделяется на две части:
1 часть. Вводная. Здесь указывают председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных лиц (если есть) и повестка дня.
2 часть. Основная. Эта часть текста строится по разделам, соответствующим повестке дня. Текст протокола должен быть кратким, ямным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.
Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилия докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить – «текст доклада прилагается».
После слова «ВЫСТУПИЛИ» ставится двоеточие, затем инициалы и фамилия выступающего в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» ставится двоеточие, затем с красной строки пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами.
Если вопрос ставится на голосование, то результаты голосования фиксируются в решении (обычно при избрании на должность):
«за» , «против» , «воздержавшиеся» .
Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (собрания).
Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если учреждение учебное, то в пределах учебного года.