1.4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Таблица 1

Реквизиты документов

№ реквизита	Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
01	Государственный герб Российской Федерации
02	Герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата документа
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
19	Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
18	Заголовок к тексту
20	Текст документа
21	Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

На рис. 2 и 3 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

	01 02 03		16 19
	08 09 10 04 05 06 07		15 17
	11 12 13 14
	18
	20
	21 22 25
	23 24 26 27
	28 30 29

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. ГОСТ Р 6.30-2003

	01 02 19 03 16
	08 09 10 04 05 06 07
	11 12 15
	13 14
	18 17
	20
	21 22 25
	23 24 26 27
	28 30 29

Рис. 3. Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка. ГОСТ Р 6.30-2003