2.3. Международные письма

В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

1. Господа,

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искрение  Ваши.

2. Уважаемые господа.

Благодарим за Ваши замечания и предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство автосборочного цеха.

Хотели бы отмстить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство «под ключ» автосборочного завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться российскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут контролироваться компетентными российскими специалистами, стоимость услуг которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они обладают достаточным опытом, квалификацией и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением.

3. Документирование организационно- распорядительной деятельности

3.1. Организационные документы

Организационные документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов.

К организационной документации относятся следующие документы:

- устав;

- учредительные документы,

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- положение;

- инструкция;

- должностная инструкция.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере хозяйственной деятельности.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование организации;

- вид документа;

- регистрационный номер, дата, место издания;

- гриф утверждения;

- текст устава;

- подпись лица, утверждающего документ.

В реквизите «текст устава» необходимо предусмотреть такие разделы как:

- общие положения;

- основные функции;

- права и обязанности участников;

- руководство;

- взаимоотношения и связи;

- производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;

- имущество и средства;

-контроль, проверка и ревизия;

- реорганизация или ликвидация.

Положение – нормативно – правовой акт, регламентирующий порядок образования структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государства, одного органа управления или структурного подразделения организации.

Положения бывают индивидуальными (положения о всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией) и типовыми (положения о цехах основного производства, структурных подразделениях организации).

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяется, как правило, организацией-разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

1. Общие положения – определяются:

• область деятельности;

• указание на статус структурного подразделения, непосредственное подчинение;

• нормативные правовые акты, иные акты, в том числе и локальные, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности;

• кто возглавляет структурное подразделение, порядок назначения руководителя;

• при наличии печати: описать ее и указать область применения.

2. Задачи и функции – указываются:

• основные задачи структурного подразделения;

• функции.

3. Права и ответственность – указываются:

• права структурного подразделения;

• персональная ответственность руководителя структурного подразделения за осуществление задач и функций;

• квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников структурного подразделения.

4. Взаимоотношения – указываются:

• по каким вопросам подразделение взаимодействует с другими структурными подразделениями.

5. Организация работы – определяются:

• порядок деятельности структурного подразделения;

• организация контроля и проверки деятельности подразделения;

• реорганизация и ликвидация структурного подразделения.

Положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка – это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.

Устав и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяется учреждениями-разработчиками.

Инструкция – это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные специальные стороны деятельности предприятий, их подразделений и отдельных должностных лиц.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов, распоряжений).

Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Типовые инструкции действуют продолжительное время и являются нормативным документом в практической работе. Индивидуальные должностные инструкции разрабатывают на основе типовых инструкций на отдельную категорию работников.

Текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», « не допускается» и .д. Текст инструкции излагается от третьего лица, например: Руководители должны систематически анализировать … Текст разбивается по определенной логической на разделы, пункты, подпункты.

Инструкция оформляется на общем бланке и утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением) и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если не указан срок введения инструкции, то таковым считается день подписания и регистрации документа.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и охарактеризованных в Квалификационном справочнике должностей, специалистов и других служащих.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений на все должности, предусмотренные штатным расписанием, и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации и обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения – устанавливаются:

• область деятельности специалиста;

• порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия;

• квалификационные требования;

• подчиненность специалиста;

• должностные лица, которыми он руководит.

2. Функции – перечисляются основные направления деятельности работника.

3. Должностные обязанности – определяются конкретные виды работ, выполняемые работником.

4. Права – определяются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

5. Ответственность – указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

6. Взаимоотношения (связи по должности) – устанавливается круг служебных связей, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность представления отчетной информации и др.

7. Оценка работы (по усмотрению организации) – указываются критерии оценки деятельности работника.

Вопросы согласования текстов должностных с определенными должностными лицами решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций.

Должностные инструкции доводятся до работников под расписку, которые проставляют на ней ознакомительную визу.

Хранятся должностные инструкции в течение трех лет после их замена новыми.