Основные операций по движению денежных средств в кассе

Д	Счет 50 "Касса"		К
Сн
К 51	Поступило с расчетного счета	Внесено на расчетный счет	Д 51
"Расчетные счета"			"Расчетные счета"
К 71	Сдан в кассу остаток неизрасходованного аванса подотчетным лицом		Д 71
"Расчеты с подотчетными лицами"		Выдано под отчет	"Расчеты с подотчетными лицами"
К 75			Д 70
"Расчеты с учредителями"	Внесены наличные денежные средства в счет вклада в уставный капитал	Выдана заработная плата	"Расчеты с персоналом по оплате труда"
Субсчет 75/1
"Расчеты по вкладам в уставный капитал"
К 91			Д 94
"Прочие доходы и расходы"	Выявлены излишки средств в кассе	Выявлена недостача средств в кассе	"Недостачи и потери от порчи ценностей"
Субсчет 91/1
"Прочие доходы"
Ск

Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета «Валютная касса» для обособленного движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Поступление / выдача валюты оформляется кассовыми приходными ордерами в обычном порядке. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

11.3. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные расходы.

Руководитель организации приказом (распоряжением) утверждает список лиц, которые имеют право получать в кассе наличные деньги под отчет. Работнику выдается аванс, в пределах сумм, причитающихся на оплату расходов. Передача одним лицом подотчетных сумм другому не допускается. Следующий аванс может быть выдан только в случае полного расчета подотчетного лица по предыдущему авансу.

В подотчет выдаются суммы на хозяйственные нужды или командировочные расходы, связанные с производственной необходимостью. Расход подотчетных сумм должен производиться строго по назначению, указанному в приказе (распоряжении) руководителя организации.

Подотчетные лица обязаны отчитаться за полученные денежные суммы, для этого они составляют авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы. Если подотчетное лицо направляется в командировку, ему выписывается командировочное удостоверение, которое служит подтверждением факта командировки. Каждый авансовый отчет проверяется бухгалтером, после чего утверждается руководителем и принимается к учету. В случае остатка неизрасходованных сумм подотчетное лицо возвращает его в кассу организации, а в случае перерасхода – остаток выдают подотчетному лицу из кассы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведут на активно-пассивном балансовом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету отражают суммы, выданные под отчет, и не возмещенный перерасход. По кредиту счета отражают использованные суммы и возмещенный перерасход.

Например:

1.Выдана директору из кассы подотчетная сумма на командировочные расходы: Д-т сч. 71 К-т сч. 50-8000 руб.

2.На основании авансового отчета отражены командировочные расходы: Д-т сч. 26 К-т сч. 71 –7500 руб.

3.Сдан в кассу остаток неиспользованного аванса:

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 500 руб.

В случае невозвращения своевременно работниками подотчетных сумм делаются следующие записи на бухгалтерских счетах:

1. Отражается недостача по командировочным расходам:

Д-т сч. 94 К-т сч. 71 –500 руб.

2. Возмещение недостачи путем удержания из заработной платы:

Д-т сч.70 К-т сч. 94 –500 руб.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу и каждой сумме, выданной в подотчет.