- •Введение
- •Глава 1. Основные сведения о базах данных Основные понятия
- •Архитектура файл-сервер
- •Архитектура клиент-сервер
- •Модели данных
- •Реляционная модель базы данных
- •Глава 2. Основные сведения о субд access Назначение и условие применения субд Access
- •Основные объекты бд Access
- •Спецификация субд Access 2000
- •Основные технологические этапы работы с субд
- •Глава 3. Таблицы Структура таблиц
- •Индексирование таблиц
- •Создание таблиц
- •Определение имен полей, их типов и описаний
- •Определение свойств полей
- •Форматы данных типа Текстовый и Мемо.
- •Форматы данных для числовых полей.
- •Форматы данных для полей даты/времени.
- •Формат данных логического типа.
- •Определение ключевого поля
- •Установка связей между таблицами
- •Ввод данных в таблицы и их редактирование
- •Настройка отображения записей в режиме таблицы
- •Сортировка записей
- •Фильтрация записей
- •Глава 4. Запросы
- •Запрос на выборку
- •Простой запрос на выборку
- •Перекрестный запрос
- •Запрос с параметром
- •Запрос с итогами
- •Запрос с вычисляемым полем
- •Правила создания вычисляемого поля
- •Имена объектов
- •Элементы выражений
- •Использование стандартных функций в выражениях
- •Условия отбора записей в запросах
- •Запросы-действия
- •Запрос на добавление
- •Запрос на обновление
- •Запрос на удаление
- •Запрос на создание таблицы
- •Глава 5. Формы
- •Виды форм
- •Конструирование форм
- •Структура формы
- •Свойства формы
- •Элементы управления формой
- •Глава 6. Отчеты
- •Виды отчетов
- •Структура отчета
- •Конструирование отчета
- •Создание простых отчетов
- •Создание отчетов с группировкой и подведением итогов мастером отчетов
- •Создание отчетов с группировкой и подведением итогов в режиме конструктора
- •Глава 7. Страницы доступа к данным Основные сведения о страницах доступа к данным
- •Использование страниц доступа к данным в Интернете
- •Структура страницы доступа к данным
- •Поиск данных на странице доступа с помощью фильтра
- •Конструирование страниц доступа к данным
- •Глава 8. Автоматизация управления базой данных Основные средства автоматизации
- •Макросы Access и их конструирование
- •Содержание
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов мастером отчетов
Для создания отчета следует:
1. Находясь на вкладке «Отчеты» нажать кнопку «Создать».
2. В окне «Новый отчет»:
выбрать инструмент «Мастер отчетов»;
выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;
нажать ОК.
3. В окне «Создание отчетов» (первый шаг) следует сформировать список полей отчета («Выбранные поля») из списка «Доступные поля». Поля следует выбирать в том порядке, в каком они должны следовать в отчете. Если отчет строится на основании данных нескольких таблиц / запросов, следует выбрать из списка «Таблица / запрос» имя следующего источника и для него произвести выбор полей.
4. Если источником данных отчета являются связанные таблицы, то на втором шаге в окне «Создание отчетов» следует определить, как будет выполняться группировка данных.
5. На следующем шаге можно задать собственный способ группировки данных. Для этого из левого списка следует выбрать имя поля, по которому нужно сгруппировать данные. Задав группировку данных, можно с помощью кнопки «Группировка» задать интервалы группировки.
Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, по первым двум, по первым трем, по первым четырем и по первым пяти буквам. Если не требуется специальный интервал группировки, из списка «Интервалы группировки» следует выбрать значение «Обычный».
6. На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей внутри группы и, нажав на кнопку «Итоги», открыть окно, в котором задать, какие итоговые операции нужно выполнять с числовыми полями тех записей, которые входят в группу; определить, что будет выводиться в отчет: данные и итоги или одни итоги (раздел данных скрыт).
7. На четвертом шаге можно выбрать один из стандартных макетов отчета.
8. На пятом шаге применить один из стандартных стилей оформления отчета.. Любой стандартный стиль можно настроить, можно создать собственный стиль. Для этого предназначена команда ФОРМАТ/Автоформат.
9. На последнем шаге работы мастера отчету следует присвоить свое имя или согласиться с тем именем, которое сформировал Access, и определить с помощью переключателей дальнейшие действия – работа с отчетом в режиме конструктора или просмотр отчета.
Создание отчетов с группировкой и подведением итогов в режиме конструктора
Для создания отчета необходимо:
1. Создать новый отчет, выбрав в окне БД объект «Отчеты». Далее щелкнуть по кнопке «Создать» и выбрать режим «Конструктор». Выбрать источник данных (таблица / запрос), нажать ОК. В окне конструктора появится пустой макет отчета.
2. Создать макет отчета:
2.1. В разделе «Заголовок» разместить элемент управления «Надпись». Текст надписи станет заголовком создаваемого отчета. Если раздел заголовка отсутствует в макете отчета, следует выбрать команду ВИД/Заголовок/Примечание отчета.
2.2. В разделе «Верхний колонтитул» разместить элемент управления «Подписи» к тем полям, которые будут находиться в области данных. Если верхний колонтитул отсутствует в макете, следует его добавить командой ВИД/Колонтитулы.
Верхние и нижние колонтитулы можно размещать в таблице различными способами. Способы размещения определяет значение свойства отчета «Верхний колонтитул» и «Нижний колонтитул»:
Все страницы – колонтитулы выводятся на все страницы отчета;
Без заголовка – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме первой, где расположен заголовок;
Без примечания – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме последней;
Без заголовка / примечания – колонтитулы выводятся на все страницы отчета кроме первой и последней.
Для размещения полей в области данных и их подписей в разделе верхнего колонтитула следует использовать метод перетаскивания объектов. Для размещения элементов управления в отчете необходимо:
раскрыть список полей источника данных щелчком мыши по кнопке «Список полей» панели инструментов;
перетащить нужное поле в окно конструктора отчетов. Подпись поля переместить в верхний колонтитул, само поле – в область данных.
Раздел «Область данных» может содержать как присоединенные, так и вычисляемые поля. Добавление вычисляемых полей выполняется так же, как и в форму.
Если для добавляемого в отчет поля источника данных (таблицы / запроса) выбран элемент управления «Поле», то в отчет добавляются два связанных между собой элемента: «Надпись (подпись)» и «Поле». При выделении одного из них автоматически выделяется другой. При перемещении одного элемента перемещается и другой. Чтобы перетащить только один элемент из пары (например, подпись), необходимо выделить элемент поля, установить указатель мыши на маркер левого верхнего угла (вид – сжатая рука с вытянутым указательным пальцем) и перетащить элемент в нужное место.
Кроме связанных полей в отчет можно добавлять и свободные поля, например, вычисляемые.
2.3. Выполнить выравнивание элементов, изменение размеров элементов.
Чтобы изменить размеры элементов, следует:
выделить все элементы командой ПРАВКА/Выделить все;
выполнить команду ФОРМАТ/Размер/По размеру данных.
Access установит размеры управляющего элемента таким образом, чтобы в нем уместилось содержание.
Access позволяет также изменять размеры:
«по узлам сетки» – при этом каждый угол элемента управления смещается к ближайшему углу сетки;
по самому высокому – увеличивает высоту всех элементов до высоты самого высокого;
по самому низкому;
по самому широкому;
по самому узкому.
Выравнивание выполняется для группы выделенных элементов управления командой ФОРМАТ/Выровнять. Для отчетов, содержащих данные в табличной форме, лучше выполнять выравнивание элементов области данных по верхнему или нижнему краю.
Для изменения величины межстрочного интервала в области колонтитулов и области данных нужно переместить нижнюю границу раздела. Чтобы сократить межстрочный интервал – как можно выше. Однако свойство «Высота» области данных должно иметь значение больше, чем значение этого свойства самого высокого элемента управления.
2.4. Определить порядок сортировки и группировки данных в отчете. Это делается в окне «Сортировка и группировка», которое открывается при выполнении команды ВИД/Сортировка и группировка или кнопки «Сортировка и группировка» панели инструментов «Конструктор отчетов».
Чтобы определить порядок группировки и сортировки записей необходимо:
из списка «Поле/выражение» выбрать поле, по значениям которого необходимо выполнять группировку записей. Данное поле будет определять группу записей;
для группы указать порядок сортировки: по возрастанию, по убыванию;
задать значения свойствам группы.
Группы могут иметь следующие свойства:
Заголовок группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел «Заголовок группы». В раздел «Заголовок группы» может быть помещено значение поля, по которому выполняется группировка;
Примечание группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел «Примечание группы». Раздел «Примечание группы» обычно используется для отображения итоговых операций над данными из записей группы;
Группировка - определяет способ группировки данных. Список значений этого свойства зависит от типа данных, по которому выполняется группировка
Не разрывать - задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице, т.е. следует ли печатать разные элементы одной группы (заголовок группы, область данных, примечание группы) на одной странице. Свойство может иметь следующие значения:
нет – отменяет обязательное расположение элементов группы на странице;
полную группу – элементы группы печатать обязательно на одной странице;
первую область данных – заголовок группы печатается на одной странице, если хотя бы одна запись области данных попадает на эту страницу.
Чтобы заголовок группы повторялся на новой странице, нужно выбрать значение «Да» для свойства Повторение раздела в окне свойств заголовка группы.
2.5. Для многостраничного отчета определить расположение разделов отчета. Все разделы кроме колонтитулов имеют свойство Конец страницы, с помощью значений которого можно принудительно начинать новую страницу