- •Введение
- •Глава 1. Основные сведения о базах данных Основные понятия
- •Архитектура файл-сервер
- •Архитектура клиент-сервер
- •Модели данных
- •Реляционная модель базы данных
- •Глава 2. Основные сведения о субд access Назначение и условие применения субд Access
- •Основные объекты бд Access
- •Спецификация субд Access 2000
- •Основные технологические этапы работы с субд
- •Глава 3. Таблицы Структура таблиц
- •Индексирование таблиц
- •Создание таблиц
- •Определение имен полей, их типов и описаний
- •Определение свойств полей
- •Форматы данных типа Текстовый и Мемо.
- •Форматы данных для числовых полей.
- •Форматы данных для полей даты/времени.
- •Формат данных логического типа.
- •Определение ключевого поля
- •Установка связей между таблицами
- •Ввод данных в таблицы и их редактирование
- •Настройка отображения записей в режиме таблицы
- •Сортировка записей
- •Фильтрация записей
- •Глава 4. Запросы
- •Запрос на выборку
- •Простой запрос на выборку
- •Перекрестный запрос
- •Запрос с параметром
- •Запрос с итогами
- •Запрос с вычисляемым полем
- •Правила создания вычисляемого поля
- •Имена объектов
- •Элементы выражений
- •Использование стандартных функций в выражениях
- •Условия отбора записей в запросах
- •Запросы-действия
- •Запрос на добавление
- •Запрос на обновление
- •Запрос на удаление
- •Запрос на создание таблицы
- •Глава 5. Формы
- •Виды форм
- •Конструирование форм
- •Структура формы
- •Свойства формы
- •Элементы управления формой
- •Глава 6. Отчеты
- •Виды отчетов
- •Структура отчета
- •Конструирование отчета
- •Создание простых отчетов
- •Создание отчетов с группировкой и подведением итогов мастером отчетов
- •Создание отчетов с группировкой и подведением итогов в режиме конструктора
- •Глава 7. Страницы доступа к данным Основные сведения о страницах доступа к данным
- •Использование страниц доступа к данным в Интернете
- •Структура страницы доступа к данным
- •Поиск данных на странице доступа с помощью фильтра
- •Конструирование страниц доступа к данным
- •Глава 8. Автоматизация управления базой данных Основные средства автоматизации
- •Макросы Access и их конструирование
- •Содержание
Глава 3. Таблицы Структура таблиц
Таблицы составляют основу базы данных Access - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спланирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.
Структура таблицы определяется перечнем полей, для каждого из которых задается:
имя поля;
тип данных;
перечень свойств;
описание.
Имя поля должно быть уникальным, максимальная длина имени 64 символа, в имени можно использовать любые символы кроме «'», «.», «,», «!», « [», «]». Имя не должно начинаться с пробела.
Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.
Таблица может содержать следующие 9 типов полей:
- Текстовый. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать до 255 символов.
- Поле Memo. Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать до 64 000 символов.
- Числовой. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых данных. Длина - 8 байт.
- Дата/время. Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Длина - 8 байт.
- Денежный. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками после запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Длина - 8 байт.
- Счетчик. Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Длина - 4 байта.
- Логический. Значения "Да"/"Нет", "Истина"/"Ложь", "Вкл"/"Выкл", т.е. одно из двух возможных значений. Длина - 1 байт.
- Поле объекта OLE. Объекты, созданные в других программах, поддерживающих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете.
- Гиперссылка. Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.
Каждому полю таблицы соответствует набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики поля. Набор свойств конкретного поля определяется типом данных этого поля.
Свойства полей зависят от выбранного типа данных. Наиболее важными являются следующие свойства:
размер поля задает максимальный размер данных сохраняемых в поле;
формат поля определяет формат отображения данного в этом поле таблицы, например, для числового поля это может быть основной, денежный, с фиксированной запятой, экспоненциальный, процентный и т.д.;
число десятичных знаков задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);
маска ввода задает маску ввода, облегчающую ввод данных в элемент управления - поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) ___-____.
подпись задает текст, который выводится в таблицах, формах и отчетах для обозначения (маркирования) поля, если подпись не задана, то выводится название поля;
значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.
условие на значение позволяет осуществить контроль ввода, определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления;
сообщение об ошибке позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве "Условие на значение";
обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;
индексированное поле определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю "Фамилия" в таблице "Сотрудники", следует создать индекс для этого поля.
Описание представляет собой краткий комментарий, который не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.