3.2. Двойная запись. Сущность и значение

Двойная запись представляет собой способ взаимосвязанного отражения явлений, вызываемых хозяйственной операцией, на двух счетах бухгалтерского учета, в одинаковых суммах - на дебете одного счета и кредите другого.

Рассмотрим примеры двойной записи на счетах бухгалтерского учета, используя операции, показанные в главе 2.

Операция 1. В кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета организации в банке. Хозяйственная операция отражается на двух активных счетах «Касса» и «Расчетные счета». В кассе денежные средства увеличились, на расчетном счете уменьшились.

Запись будет выглядеть так: Дебет счета «Касса» - Кредит счета «Расчетные счета» - 100 000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 3.5 и 3.6).

Таблица 3.5.Счет «Касса»

Таблица 3.6.Счет «Расчетные счета»

Операция 2. Нераспределенная прибыль направлена на формирование резервного капитала в размере 40 000 руб. Хозяйственная операция отражается на двух пассивных счетах - «Резервный капитал» и «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Резервный капитал увеличился, а нераспределенная прибыль уменьшилась на одну и ту же сумму. Запись выглядит следующим образом: Дебет счета «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» -Кредит счета «Резервный капитал» - 40 000 руб.

На счетах запись делается следующим образом (табл. 3.7 и 3.8).

Таблица 3.7.Счет «Резервный капитал»

Таблица 3.8.Счет «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»

Операция 3. Поступили материалы от поставщиков на склад организации на сумму 150 000 руб. Расчет с поставщиками не произведен. Хозяйственная операция отражается на активном счете «Материалы» и пассивном счете «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В результате хозяйственной операции на складе увеличились запасы материалов и возросла кредиторская задолженность поставщикам. Запись на счетах выглядит следующим образом: Дебет счета «Материалы» - Кредит счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -150 000 руб.

На счетах запись отражается следующим образом (табл. 3.9 и 3.10).

Таблица 3.9.Счет «Материалы»

Таблица 3.10.Счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Операция 4. Выплачена из кассы заработная плата персоналу организации на сумму 100 000 руб. Хозяйственная операция отражается на пассивном счете «Расчеты с персоналом по оплате труда» и активном счете «Касса». В результате операции уменьшатся кредиторская задолженность персоналу и денежные средства в кассе. Запись выглядит так: Дебет счета «Расчеты с персоналом по оплате труда» - Кредит счета «Касса» - 100000 руб. На счетах запись отражается следующим образом (табл. 3.11 и 3.12).

Таблица 3.11.Счет «Касса»

Таблица 3.12.Счет «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы отражаемой хозяйственной операции называется бухгалтерской записью, или проводкой.

Двойная запись приводит к взаимосвязи счетов, которая называется корреспонденцией счетов.

Бухгалтерские записи могут быть простыми и сложными.

При простой записи сумма хозяйственной операции отражается по дебету одного и кредиту другого счета, т. е. один счет дебетуется и один кредитуется.

В случае сложной записи дебетуются два или более счетов, а кредитуется один или наоборот, дебетуется один счет, а кредитуются два счета и более. При сложной записи общая сумма на одной стороне нескольких счетов должна быть равна сумме, записанной на противоположной стороне корреспондирующего с ними счета.

Двойная запись имеет контрольное значение, так как итог записей по дебету всех счетов (дебетовый оборот) должен быть равен итогу записей по кредиту всех счетов (кредитовый оборот). Отсутствие равенства свидетельствует об ошибках, допущенных при отражении операций на счетах.

В бухгалтерском учете хозяйственные операции показывают в календарной последовательности их совершения. Отражение хозяйственных операций по мере их совершения называется хронологической записью и выполняется в регистрах бухгалтерского учета.

Для осуществления контроля за хозяйственными процессами, обобщения сведений об объектах учета все хозяйственные операции группируют на счетах по экономически однородным признакам. Такая группировка и называется систематической записью.

Систематическая запись позволяет получать со счетов бухгалтерского учета необходимые сведения об учитываемых объектах, хронологическая запись служит для контроля за полнотой регистрации операций и правильностью систематической записи. Хронологическая запись часто предшествует систематической записи на счетах бухгалтерского учета, т. е. операции отражаются в регистрационном журнале, а затем систематизируются на соответствующих счетах.