2.7. Организация службы делопроизводства

В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное под­разделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и дру­гие, которые носят обобщенное название — служба делопроизвод­ства. В небольших организациях служба делопроизводства не со­здается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).

2.7.1. Задачи и функции службы делопроизводства.

Независимо от названия службы делопроизводства основной целью ее деятельно­сти является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Достиже­ние этой цели предусматривает решение следующих задач:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, применение информационно-поисковых си­стем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государствен­ными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических докумен­тов по совершенствованию документационного обеспечения в орга­низации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства¹⁷.

Цели и задачи службы делопроизводства определяют виды ра­бот (функции), выполняемые ею:

• разработка и проектирование бланков документов;

• экспедиционная обработка поступающих и отправляемых доку­ментов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• информационно-справочная работа по документам организации (фирмы);

• организация своевременного рассмотрения руководством орга­низации (фирмы) поступивших документов;

• подготовка поступивших документов к докладу руководству ор­ганизации (фирмы);

• контроль за правильностью оформления документов, представ­ляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроль за срока­ми исполнения документов;

• организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;

• разработка номенклатуры дел организации, оформление и фор­мирование дел, обеспечение их хранения;

• организация и ведение делопроизводства по предложениям, за­явлениям, жалобам граждан;

• организация работы архива учреждения (ведомственного архи­ва) в соответствии с действующими нормативно-методическими ре­комендациями Росархива Российской Федерации.¹⁸

Это наиболее типичные делопроизводственные функции, кото­рые выполняются практически каждой делопроизводственной служ­бой независимо от ее названия, структуры, объема документообо­рота и направлений деятельности организации (фирмы).

В отдельных случаях к перечисленным функциям могут добав­ляться дополнительные, например, контроль за ведением делопро­изводства в структурных подразделениях (для крупных делопро­изводственных служб) и др. В небольших организациях, напротив, часть функций может не выполняться. Например, такая функция, как ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жа­лобам граждан.