6.7. Перечень документов, не подлежащих регистрации

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т.д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты, печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично».

Объяснительные записки.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом специфики предприятия и доведен до секретарей-референтов, ведущих журналы регистрации, в качестве справочного пособия.

Тема № 7. Организационно-распорядительная документация

7.1. Организационные документы

7.2. Распорядительные документы

7.3. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Современное деловое письмо

Организационно-распорядительный документ – это вид письменного документа в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – С. 2)

Каждой функции управления соответствует своя система документации. Важнейшей системой, имеющей повсеместное распространение, является система организационно-распорядительной документации (ОРД). В неё входят три группы:

1. Организационные документы - документы, отражающие организационную деятельность: положения, уставы, договоры инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы и др. документы,

2. Распорядительные документы – документы фиксирующие распорядительную деятельность руководителя и руководящих органов организации (фирмы): приказы, распоряжения, указания, постановления, решения;

3. Справочно-информационные документы: справки, акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления и др.

Особое место в этой системе занимает протокол, который является одновременно и организационным и справочно-информационным, и распорядительным.

Исходя из специфики работы с документами можно выделить следующие группы документов

• документы по личному составу: приказы по л/с, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по з/плате, личные дела

• коммерческие документы: коммерческие договоры контракты и др документы, входящие в состав контракта в качестве приложения спецификации, графики поставок и т.п.

• документы по обращениям граждан: предложения, заявления, жалобы и документы по их рассмотрению

7.1. Организационные документы

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить её структуру, определить штатную численность, состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. Организационные документы, чаще всего, представлены уставами, положениями, в т.ч. о структурных подразделениях, инструкциями, в частности на ДЛ, правилами.

К организационным документам относятся:

• учредительный договор;

• устав организации;

• положение об организации;

• положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

• регламенты работы, Правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• инструкция по определенным направлениям деятельности;

• должностные инструкции работников;

• памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

Устав (чей?) Московского политехникума;

Инструкция (о чем?) о ДОУ;

Положение (о чем?) о Совете директоров;

Положение (о чем?) о Министерстве труда и социального развития РФ;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка;

Должностная инструкция (кого?) бухгалтера;

Штатное расписание (чьё?) аппарат Комитета;

Структура и штатная численность (чего?) центрального аппарата Министерства на ….. год.

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (устав) или структурного подразделения (должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы, как правило, имеют сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции.

Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структурных подразделений. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования и проверку на соответствие действующему законодательству.

Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, с юридической службой (юрисконсультом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующем определенное направление деятельности организации.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.

Общие положения, определяющие наименование вида учредительного документа, порядок составления и содержание текста, приведена в ГК РФ.

В тексте учредительных документов должно содержаться

• наименование юридического лица, содержащее указание на его организационно-правовую форму; наименования некоммерческих организаций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица;

• место нахождения юридического лица, которое определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом учредительных документах юридического лица не установлено иное;

• предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерческих и унитарных предприятий);

• порядок управления деятельностью юридического лица;

• другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.