Тема № 5. Документирование управленческой деятельности банка

Документирование управленческой деятельности банка заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, факсограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (диски, кристаллы и др.).

5.1. Организация службы документационного обеспечения в банке

Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность служб документационного обеспечения.

Взаимодействие службы документационного обеспечения с другими подразделениями

Службой документационного обеспечения управления (ДОУ) называют структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (регистрация, контроль, исполнение, хранение, использование документов и т.п.).

Основными задачами службы ДОУ являются:

• организация делопроизводства;

• ведение делопроизводства;

• совершенствование делопроизводства

Структурными подразделениями службы ДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов являются:

• управления делами;

• управление делопроизводством;

• канцелярия;

• отдел ДОУ;

• секретариат (дирекция)

• инспекция при руководителе.

5.2. Задачи и функции службы документационного обеспечения в банке

Делопроизводство в банке осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, секретарем руководителя или другим должностным лицом банка.

На службу ДОУ возлагается решение следующих задач:

• обеспечение единого порядка работы с документами в банке, начиная с их создания (получения) и до отправки или сдачи в архив;

• установление организационно-правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб, занятых документационным обеспечением;

• определение должностного состава и квалификационных требований к работникам этих служб; создание для них единой нормативно-методической базы (инструкций, положений, рекомендаций и др.);

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДП (ДОУ);

• участие в разработке и использование в практической деятельности средств и методы автоматизированной обработки документов на базе ПЭВМ.

В соответствии с возложенными задачами служба ДП (ДОУ) осуществляет следующие функции:

В области документирования:

• проектирование бланков документов;

• организация по поручению руководства банка подготовки проектов ряда документов, их оформления и выпуска;

• обеспечение машинописного изготовления документов, стенографирование, копирование и тиражирование документов;

• упорядочение документальной базы, соблюдение правил подготовки и оформления документов;

• контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, сокращением ненужной переписки, сроками прохождения, согласования и исполнения документов;

• автоматизированная подготовка документов;

В области организации работы с документами:

• определение порядка прохождения и обработки документов;

• прием, отправка, экспедиционная отправка документов; предварительное рассмотрение;

• регистрация и учет документов, ведение журналов и картотек;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству банка поступающих, внутренних и отправляемых документов;

• организация контроля исполнения документов, регулирование хода исполнения, обобщение сведений о результатах исполнения документов;

• использование в процессе регистрации, учета, контроля исполнения, поиска новейших средств вычислительной техники;

• составление номенклатуры дел банка;

• обеспечение формирования дел, оперативного хранения документов и дел; подготовка дел к сдаче в архив банка.

В области методической работы:

• методическое руководство и осуществление контроля за организацией работы с документами в структурных подразделениях банка;

• повышение квалификации работников службы делопроизводства (ДОУ) в структурных подразделениях банка;

• изучение передового опыта организации работы с документами в государственных структурах.