7.4. Справочно-информационные документы

(справки, акты, письма, факсы, докладные и служебные записки, протоколы, заявления телефонограммы)

Справочно-информационные документы осуществляют вспомогательное значение по отношению к распорядительным документам. Они, как правило, не содержат поручений и идут снизу вверх по управленческой деятельности организации.

7.4.1. Справка

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов.

Справки бывают двух основных видов:

• справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п., составляемые по запросам граждан;

• справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/платы (ст.62 ТК РФ).

Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• дату;

• номер (при необходимости);

• текст;

• подпись;

• печать.

На справке должны обязательно стоять дата её подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляются подобные справки в одном экземпляре.

Датой справки является дата её подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, «Отделение милиции», «МОУ СОШ № 21».

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, з/платы. В левом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, н-р, налоговая инспекция; школа № 21.

Справки по производственным вопросам

Одним из вариантов является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, н-р: о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки по производственным вопросам могут быть:

• внешними, составляемыми по запросу руководства вышестоящей организации;

• внутренними, составляемыми по запросу своей организации.

Внешние справки составляются на общем бланке организации, в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Внутренние справки:

• составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А 4;

• имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

• подписываются составителем.

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должно быть подписаны руководителем предприятия. Такой документ должен иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Реквизиты справки:

• наименование вида документа;

• адресат;

• дату;

• номер (при необходимости);

• заголовок к тексту (раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, н-р, «О снижении объема продаж за II квартал 2005 г.)

• текст;

• подпись руководителя организации;

• печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к её составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.

Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст её делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.