4.4 Учет и отчетность аптечной организации
Учет – это количественное и качественное отражение хозяйственных процессов в конкретных показателях.
Товары – это часть имущества организации, приобретённая или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или переработки без дополнительной обработки. Процесс движения товаров состоит из поступления (прихода) и реализации (расхода). Создание товарного запаса включает в себя следующие хозяйственные операции:
изучение спроса на товары аптечного ассортимента
определение потребности в них
изучение предложения и выбор поставщика
заключение договора купли-продажи
составление заявки
доставка и приём товаров
оплата стоимости товаров
размещение и хранение товаров
учёт поступления товаров
Документальное оформление процесса поступления товаров в виде алгоритма можно выразить следующим образом:
Прайс-лист → договор купли-продажи → заявка → счёт-фактура → товарная накладная →сертификат качества → журнал учёта поступления товаров от поставщиков →стеллажная карточка→ товарный отчёт.
Прайс-лист – это систематизированный перечень продукции и цен на неё. Кроме прайс-листов информацию о необходимых товарах аптека получает из фармацевтических информационных бюллетеней, из периодических изданий, от представителей поставщиков товаров и т.д.
Договор купли-продажи – это коммерческий документ, в котором устанавливаются объёмы купли и продажи товаров, цены и способы оплаты, сроки и условия поставки, штрафные санкции за нарушение условий договора, транспортные условия. Структура и порядок заключения договора регламентируется Гражданским Кодексом Р.Ф.
Заявка на получение товара в настоящее время передаётся поставщику по телефону, модемной и другим средствам связи и крайне редко в письменной форме. В сети «36,7» заявка от аптек приходит в отдел закупок и уже оттуда передается поставщику.
Счёт-фактура (С-Ф) выписывается для оплаты стоимости товара в 2х экземплярах.
Форма счета-фактуры регламентируется Постановлением Правительства №914от 29.07. 96г. Первый экземпляр С-Ф остается в бухгалтерии фирмы и регистрируется в “Книге продаж”. Второй экземпляр передается в аптеку и регистрируется в “Книге покупок”. Обе книги должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью предприятия. Регистрация С-Ф производится в строго хронологическом порядке. С-Ф предусмотрена для оплаты стоимости товара, а также для контроля за правильностью отчисления налога на добавленную стоимость (НДС). Оплата стоимости товаров может быть за наличный расчёт ( правила определяются Порядком ведения кассовых операций в РФ от 22.09.93 и др. документами, а также предельными суммами расчётов наличными с юридическими лицами). Чаще используются безналичные расчёты, условия их применения регламентируются Положением о безналичных расчётах в РФ, утверждённом ЦБ РФ 12.04.01 № 2П.
В ООО «Витамакс НН» учет товара автоматизирован с помощью программы «1С: Предприятие». С помощью данной программы вводится приход товара, создаются ценники, этикетки, отчеты.
Нормативно-правовое обеспечение деятельности фармацевтических организаций в свете существующих документов в настоящее время - вопрос как никогда актуальный и злободневный. Кроме своей основной фармацевтической структуры, фармацевтические организации должны выстроить и другие стороны деятельности, не менее значимые для успешной работы предприятия: административную, финансово-хозяйственную, торговую, кадрового делопроизводства, уплаты налогов, содержания автотранспорта и прочие, которые определены Уставом. В конечном счете деятельность фармацевтической организации, прямо или косвенно, регулируется более чем 1500 нормативными правовыми документами. Если остановиться на нормировании основной нашей функции - фармацевтической деятельности, то она регулируется более чем 800 нормативно-правовыми документами, в которых можно встретить немало противоречий и разночтений.
На рабочем месте фармацевтического работника должна находится вся справочная литература и нормативно-правовые акты, которыми он руководствуется в своей работе. Однако перечень их не регламентируется ни одним документом, даже в рекомендательной форме, поэтому этот вопрос решается полностью руководителем аптечной организации. В ООО «Витамакс НН» имеются справочники Видаль, «Лекарственные средства» М.Д.Машковского, необходимые в работе НТД, например, ПП РФ №55, пр. №80, пр.№377 и тд.
Основным экономическим показателем работы аптеки является товарооборот. Товарооборот аптеки ООО «Витамакс» за 2007 год составил:
2007 год
|
||
месяц |
товарооборот |
остатки товара |
январь |
2308957 |
1616269 |
февраль |
2340253 |
1755018 |
март |
2646754 |
2038000 |
апрель |
2294407 |
1743749 |
май |
2139683 |
1604762 |
июнь |
1981465 |
1387000 |
июль |
1885521 |
1320000 |
август |
1803556 |
1271500 |
сентябрь |
2199521 |
1649500 |
октябрь |
2519634 |
1889725 |
ноябрь |
2593615 |
2204500 |
декабрь |
3204728 |
3028467 |
Снижение товарооборота к июню месяцу, а затем рост в декабре можно объяснить сезонностью спроса на лекарственные средства.
Зная, товарооборот и остатки товара на каждый месяц, можно высчитать товарооборачиваемость.
Для определения товарооборачиваемости, найдем сначала средний товарный остаток:
(1616269+1755018+2038000+1743749+1604762+1387000+1320000+1271500+1649500+1889725+
2204500+3028467)/12 =21508490/12 =1792374,17
Товарооборот аптеки за 2007г. составил 27918094 руб.
Таким образом, товарооборачиваемость составит
360/27918094/1792374,17=24 дня
Где 360 – это среднее количество рабочих дней в году.