. Классификация документов в ревизионной практике

Документ - это письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ — основа информационной системы предприятия.

Документы имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.

Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, Документы служат доказательством, подтверждающим поступление и расходование ценностей.

Юридическое значение документов заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

Документы имеют важное значение для анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности с целью выявления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, а также выявления внутренних неиспользованных резервов и их мобилизации в производство.

Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что они являются основным поставщиком оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических процессов и др. с целью повышения эффективности производств.

Экономическое значение документов заключается также в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в организации и в ее отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и др. по отдельным видам производства продукции.

Первичные документы проверяют по форме (полнота и правильность оформления и заполнения реквизитов), по смыслу (законность операции, логическая увязка с отдельными показателями) и с арифметической точки зрения (правильность цен, наценок, сделанных вычислений, таксировка, подсчетов). По качественным признакам документы бывают: Доброкачественные - это те документы, которые соответствуют следующим перечисленным критериям:

формальный критерий - любой доброкачественный документ должен быть составлен по определенной форме и содержать все необходимые реквизиты. В РФ широко используются типовые межведомственные формы различных первичных документов;

критерий законности - то есть хозяйственные операции, отраженные в документе, должны быть законны по своему содержанию и быть санкционированными в установленном порядке ответственными должностными лицами. Контроль за соответствием осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ должен обеспечивать главный бухгалтер;

критерий действительности - документ должен отражать содержание именно той хозяйственной операции, для которой он был создан.

критерий реальности совершенных операций.

Недоброкачественные - те документы, которые не отвечают хотя бы одному из перечисленных критериев, а также отражают осуществленную операцию в искаженном виде и содержат фальшивые факты.

Различают:

документы, недоброкачественные по форме, - отражают реальные хозяйственные операции в неискаженном виде и объеме, но могут быть неправильно оформленными или недооформленными;

- документы, недоброкачественные по существу, т.е. содержащие такую информацию, которая, в конечном счете, оказывает существенное воздействие на достоверность финансовых результатов.

По содержанию операции, отраженной в документе, ревизор устанавливает ее законность и целесообразность. Операция считается законной, если ее содержание не противоречит действующему законодательству. Целесообразность операции определяется ее направленностью на выполнение задач, стоящих перед ревизуемы предприятием при соблюдении законности. Операция может быть законной, но нецелесообразной и наоборот. При выявлении незаконных и нецелесообразных операций ревизор должен тщательно изучить их характер, установить, кто и по чьему распоряжению осуществил эти операции. Определить их последствия.

Достоверность хозяйственной операции устанавливается при формальной и арифметической проверке документов. При формальной проверке определяется полнота и правильность заполнения реквизитов, устанавливается, нет ли неоговоренных исправлений, подчисток, подлинность подписей должностных лиц. Все документы при формальной проверке подразделяются на доброкачественные и недоброкачественные.

Доброкачественные считается документ, составленный по утвержденной форме и заполненный в соответствии с требованиями. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете предприятий и организаций; документ, в котором правильно отражена совершенная хозяйственная операция.

Недоброкачественным является такой документ, который не отвечает указанным выше требованиям – это документ, который либо неправильно оформлен, либо отражает совершенную операцию в искаженном виде.

Недоброкачественные документы можно подразделить на 2 группы:

1. Недоброкачественные по форме:

А) составленные на нестандартных бланках

Б) не заполнены реквизиты

В) присутствуют арифметические ошибки

2. Недоброкачественные по существу: т.е. отражающие совершенную операцию в искаженном виде.

А) фальсифицированные – имеющие исправление путем подчисток, подделок цифр, наименований материалов, подделки подписей.

Б) содержащие ложные факты – документы, отвечающие правилам оформления, но содержат заведомо ложные сведения о сущности хозяйственной операции.

Недоброкачественный документ является орудием подлога. Подложный документ характеризуется определенной совокупностью признаков:

1. признак подчистки: нарушение структуры бумаги (взъерошенность волокон, потеря глянца); утоньшение слоя бумаги; повреждение линий защитной сетки, типографской линовки, близлежащих штрихов текста; расплывы чернил в штрихах вновь выполненных записей;

2. признаки дописки: различия вещества, пишущих приборов, почерка, типографского расположения дописанных фрагментов и остальные части записей;

3. признаки травления: наличие пятен, остатки штрихов первоначальных записей, расплывы в штрихах вновь выполненных записей, ломкость бумаги;

4. признаки технической подделки подписи: наличие штрихов, аналогичных по конфигурации знака подписи; выполнение подписи замедленными движениями (неоправданные остановки пишущего прибора, извилистость штрихов, угловатость овалов).

Составление подложных документов рассматривается как уголовное преступление. Различают интеллектуальный и материальный подлог. Интеллектуальный подлог выражается в составлении надлежаще оформленного бестоварного или безденежного документа. Материальный подлог выражается в изменении содержания документа путем исправления текста, цены, количества, суммы или дописок и т. п.

41.приемы ревизии Приемы документального контроля:1.Приемы проверки отдельного документа:1.1. Формальная проверка, т.е. визуальная проверка документов: проверка правильности заполнения реквизитов, отсутствия неоговоренных исправлений, наличия и подлинности тех реквизитов, которые предусмотрены для данного типа документов. 1.2. Арифметическая проверка.1.3.Нормативно-правовая проверка подразумевает проверку соблюдения различных нормативов, инструкций, положений.2. Приемы проверки нескольких документов по однотипным или взаимосвязанным хозяйственным операциям.2.1. Встречная проверка представляет собой сопоставление двух различных вариантов одного и того же документа, а также учетных регистров, которые находятся в двух различных организациях либо в двух различных подразделениях одного и того же предприятия 2.2.Взаимная сверка - сопоставление различных по своему наименованию и характеру документов, в которых отражаются различные аспекты одной и той же или нескольких взаимосвязанных операций.3. Приемы проверки системных бухгалтерских записей:3.1.Контрольное сличение - проверка главным образом количественной информации о движении однородных ценностей за межинвентаризационный период. 3.2.Хронологическая проверка движения товарно-материальных ценностей и денежных средств заключается в том, что их остатки определяют не только на дату той или иной инвентаризации, но при необходимости - на каждую дату любого межинвентаризационного периода.3.3.Сканирование, т.е. просмотр первичных документов и отчетов, составленных на их основе материально, ответственными лицами за ряд смежных периодов.3.4.Прослеживание - прием, при котором анализируется первичный документ, устанавливается его реальность, правильность обработки, переноса в учетный регистр и обоснованность бухгалтерской записи.

Приемы фактического контроля:1. Инвентаризацию. 2. Осмотр. Этот методический прием довольно часто применяется материально ответственными лицами, например, при принятии товарно-материальных ценностей, при осмотре места хранения ТМЦ, незавершенного строительства. Результаты осмотра сопоставляются с нормативными требованиями, содержанием хозяйственных договоров, бухгалтерских документов и записей с последующей корректировкой. 3.Обследование - непосредственное изучение компетентными работниками определенных объектов хозяйственной системы (состояние складского хозяйства, наличие охраны, сигнализации, исправность весоизмерительных приборов). 4. Контрольный запуск сырья в производство этот способ контроля фактического расходования является эффективным средством выявления случаев необоснованного списания сырья и материалов на производство продукции как по завышенным нормам, так и свыше установленных норм. 5.Лабораторный анализ качества сырья, материалов и готовой продукции - его целью является уточнение существенных характеристик сырья, материалов и готовой продукции и получение на этой основе качественно новой информации.6. Проверку объемов выполненных работ. Фактический объем выполненных работ на отдельных участках сопоставляется с объемом работ, оформленных документами, на основании которых осуществлены начисления заработной платы и списания материалов.7. Получение устных и письменных объяснений, справок и ответов на заранее разработанные анкеты. 8. Контрольную покупку - специальный, по особой программе организованный методический прием фактического контроля, потенциально позволяющий определить правильность и законность отпуска товаров покупателям и расчетов с ними в условиях непосредственного совершения указанных хозяйственных операций.