13. Организация учета и контроля за исполнением договоров по поставкам товаров. Карточки и журналы оперативного учета. Автоматизированный учет, его преимущества по сравнению с другими формами учета

Четкое и неуклонное исполнение договорных обязательств является необходимым условием эффективности договорной работы. Заключенный договор требует от Поставщика и Покупателя соблюдения принятых обязательств. Учетом и контролем исполнения договоров занимается коммерческая и юридическая службы. Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, своевременности оплаты продукции и возврата тары.

Учет исполнения договоров может осуществляться вручную и автоматизированным способом.

При ручном способе на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров, где указываются данные об объемах поставки в ассортименте в указанные договором сроки.

Примерная форма Карточка учета поставок продукции __________

Наименование поставщика	Наименование продукции	Единица измерения	Дата поступления	ТТН №	Количество

Далее при поступлении товара по данным ТТН или железнодорожной накладной в карточке делается отметка о дате поступления и количестве каждого наименования. Потом по карточке нарастающим итогом подсчитывают фактическое поступление за неделю, месяц. Вместо карточки на каждого поставщика могут вестись журналы по отдельным видам сырья, где фиксируются все поставщики данного сырья. Ручная форма учета и контроля за ходом поставки трудоемкая и не обеспечивает точного и быстрого учета по внутригрупповой структуре ассортимента.

Поэтому актуальной проблемой является внедрение и использование компьютера при организации учета и контроля договорных обязательств. Использование компьютера при учете выполнения договорных обязательств позволяет производить учет более оперативно, по большему числу показателей, создавать базу данных о поставщиках. Автоматизированный учет предоставляет возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.

Своевременный учет выполнения договоров по поставкам материальных ресурсов позволяет потребовать от партнера полного выполнения всех условий договора, обеспечить равномерную поставку необходимого сырья, предъявлять штрафные санкции, предусмотренные законодательно и согласно договора.

14. Понятие, сущность, формы хозяйственных связей. Прямые и опосредованные хозяйственные связи, преимущества прямых хозяйственных связей.

В процессе оптовых закупок организации вступают в определенные взаимоотношения, которые называются хозяйственными связями. В хозяйственные связи по поставкам товаров могут вступать оптовые и розничные торговые организации на условиях равноправия и свободного выбора партнера. Рационально организованные хозяйственные связи способствуют планомерной закупке необходимых товаров у поставщиков, удовлетворению спроса конечных потребителей.

Хозяйственные связи – это организационные, финансовые, правовые и коммерческие взаимоотношения, складывающиеся между поставщиками и покупателями в процессе поставки товаров.

Хозяйственные связи на поставку товаров различают по структуре и составу участников, срокам действия, ведомственному признаку. По структуре подразделяют на прямые и опосредованные. Прямые хозяйственные связи устанавливаются между изготовителями и розничными торговыми организациями. Например, крупный Универмаг выходит на прямую поставку от непосредственного изготовителя и получает товар только от предприятий-изготовителей.

Преимущества прямых хозяйственных связей:

- Коммерческий аппарат Покупателя может просматривать образцы новых товаров на производстве.

- Получает возможность заменять слабореализуемые товары, влиять на ассортимент и качество выпускаемой продукции. Покупатель может согласовать уценку непроданной продукции.

- Покупатель может использовать всю торговую надбавку.

- Товар быстрее доставляется конечному потребителю, обеспечивается сохранность качества, снижение транспортных расходов по доставке.

- Отсутствие посредников, снижение степени коммерческого риска.

Прямые хозяйственные связи обычно применяют по скоропортящимся товарам, крупногабаритным, для снабжения крупных торговых объектов.

Опосредованные хозяйственные связи предполагают участие одного или нескольких оптовых посредников. Например, обувь от производителя поступает на оптовую торговую базу, у которой в дальнейшем приобретают ее мелкие розничные торговые организации. Оптовый посредник целесообразен при поставке товаров сложного ассортимента, имеющих много видов и разновидностей, которые требуют подсортировки в оптовом звене и поставки в розничную сеть небольшого количества, но в широком ассортименте.

По ведомственной подчиненности хозяйственные связи делятся на внутрисистемные (участвуют партнеры разных систем, министерств и ведомств) и межсистемные (партнеры одной системы- например, системы потребкооперации).

По продолжительности делятся на:

- краткосрочные (до года),

- среднесрочные (1-2 года)

- долгосрочные (более двух лет).