19. Сроки хранения документов. Роль и задачи экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (в министерствах и ведомствах) и экспертные комиссии ( остальные организации).

Экспертная комиссия организации создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации.

Члены экспертной комиссии с участием специалистов организации проверяют правильность проведения отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов.

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с экспертной проверочной комиссией архивного органа при выделении документов к уничтожению.

Результаты работы экспертной комиссии является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

20. Номенклатура дел организации: виды, состав информации, направления использования.

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов.

Для текущего и временного хранения документы комплектуются в дела. Дело – совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатуры дел структурных подразделений.

Существуют примерные и типовые номенклатуры дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь – референт. сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба.

По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура ее структурных подразделений аналогичны.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии (у секретаря – референта), второй – используется в качестве рабочего экземпляра, третий – находится у лица, ответственного за архив, в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в которой передаются документы данной организации.

После окончания делопроизводственного года сводную номенклатуру закрывают. Закрытие номенклатуры оформляют итоговой записью, в которой указывается количество фактически заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. Сводная номенклатура дел организации пересматривается не реже, чем 1 раз в 5 лет.