4. Современное нормативно – методическое регулирование документационного обеспечения управления.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

Среди них:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;

• правила формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;

• порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования. Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

5. Система организационно – распорядительной документации.

Состав ОРД.

Любой организации присуща организационная, распорядительная и исполнительская деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации. В ГОСТ Р 51141-98 дано следующее определение: организационно-распорядительный документ (ОРД) - это вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. ОРД в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации:

1) по созданию организации;

2) по реорганизации предприятия, организации;

3) по ликвидации предприятия, организации;

4) по приватизации гос. и мун. предприятий, организации;

5) по распорядительной деятельности предприятия;

6) по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

7) по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия;

8) по приему на работу;

9) по переводу на другую работу;

10) по увольнению;

11) по оформлению отпусков;

12) по оформлению поощрений;

13) по оформлению дисциплинарных взысканий.

Организационная деятельность предприятия фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Руководство любой организации наделяется правом осуществлять распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Их назначение - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему.

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата другому или для фиксации каких-либо сведений и содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел.