7. Общие требования к тексту документа. Виды унифицированных текстов.

Текст - главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов. Прежде всего следует помнить, что служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста. Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излишних подробностей. Каждое слово в тексте документа должно нести смысловую нагрузку. Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания или цели составления документа, в другой -выводы, предложения, просьбы, распоряжения, решения, рекомендации.

Текст документа делится на абзацы - простейшие компоненты текста, обычно абзац содержит не более двух - трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Типы текстов документа строго стандартизированы и унифицированы. Унификация текста документа оправдана с разных точек зрения. Прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньше затрат труда и времени. Унификация документа оправдана и с психологической точки зрения: в стандартном тексте адресат документа может сразу же выделить ключевые моменты сообщения(по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный). Унификация текстов документов оправдана и с правовой точки зрения: сама форма текста приобретает «узаконенный» вид. Наконец, унификация оправдана с технической точки зрения: унифицированный текст легче, проще и дешевле обработать на компьютере.

Выделяют следующие виды унифицированных текстов: связный текст, трафарет, анкета, таблица

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией.

Анкета- это перечень заранее подготовленных вопросов.

Таблица- это совокупность данных, представленных цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей.