21.Сист. Справ.-аналитич. Документации. Назначение и состав. Область прим. Правила составления и оформления*

Такие документы (Д.) содержат сведения для принятия решения рук-вом организации. В них входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, поручение.

Акт – документ, составл. для подтвержд. установл. фактов и событий, например: акт приемо-передачи, акты испытаний, акты обследования состояния. Акт фиксир. факты и содержит выводы. Акт должны составлять ≥2 чел.

Оформление: акт оформляется на бланке организации или спец. бланке. Реквизиты: название вида документы, дата, номер, место составления, заголовок, отметка о подтверждения, гриф и подпись. Текст состоит из 2х частей: 1) вводная – основание для проведения данного мероприятия, 2) основная - решения.

Акт подписывают члены комиссии с расшифровкой подписи, ниже указывается количество и куда направлены.

Справка – док-т, составленный с целью описания фактов осн. деятельности орг-ции или подтверждение сведений биографич. или служебного характера. Делятся на внешние и внутр. Внешние составляются для предоставления в другую орг-цию на общем бланке. Внутр. на стандартном листе. Часто используются трафареты. Текст состоит из 2 частей: основание и существо вопроса. Первая часть обычно отсутствует. Реквизиты: название орг-ции и подразделения, вида документа, дата, номер, адресат, наличие приложений, подпись, печать.

Сводка – док-т, содержащий обобщение сведений по какому-либо вопросу. Оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки.

Заключение – док-т, содержащий мнения, выводы орг-ции или комиссии по какому-либо док-т или вопросу. Составляется на научные работы, статьи, отчеты по опр. правилам. Должно быть: заголовок, краткое изложение существа вопроса, конкретные замечания. Пишется на А4. Должна быть подпись.

Отзыв –док-т, содержащий мнение орг-ции или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в орг-цию на рассмотр. Оформляется как заключение.

21.*

Перечень–док-т, содержащий систематизир. перечисление предметов, лиц, объектов работ, составленный в целях распространения на них опр. норм и требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем предприятия.

Список – док-т, содержащий перечисление предметов, объектов в опр. порядке. Составляется в табличной форме, подписывается руководителем.█

22. Основные направления совершенствования состава и форм документов. Табель и альбом форм документов.

Унификация и стандартизация – основные направления усовершенствования документации.

Унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов. Стандартизация – закрепление унификации с помощью нормативных актов. Объекты унификации и стандартизации: 1)термины и определения 2)организационные структуры предприятий 3)классификаторы управленческих функций 4)управленческая документация. Унификация документов предполагает: унификацию состава документов и унификацию форм. После проведения унификации создаются: табель форм документов предприятия, альбом форм.

Табель форм – перечень, разрешенных к применению унифицированных форм документа. Для организации это справочник, содержащий в упорядоченном виде формы документов, которые необходимы для ведения управленческой и основной деятельности.

Альбом форм – формы документов, включенных в табель. Каждая организация должна иметь табель и альбом. При составлении табеля и альбома на каждый документ заводят карту документа, куда помещают название документа, заголовок документа, функции документа, порядок подготовки данного документа. Карты анализируются, обобщаются и составляется табель. Примерный перечень граф в табеле: Наименование формы документа, Код формы документа по ОКУД, Кем утверждается документ, Периодичность составления документа, Составитель документа, наличие внутреннего согласования, наличие внешнего согласования, подпись, печать, куда предоставляется документ, примечание.

Формы документов представлены в альбоме форм, в котором указываются реквизиты документа, их расположение в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003.

Альбом и табель должны иметься на предприятии в электронном и бумажном виде.█